Управление содержимым в пространстве Dropbox DocSend (комнате данных)

Добавьте содержимое в свое пространство (комнату данных), чтобы подготовить его к совместному использованию: загрузите файлы, добавьте содержимое из своей библиотеки или подключите приложения для его импорта. 

Вы можете обновлять, удалять и восстанавливать содержимое в своем пространстве в любое время, даже после предоставления к нему доступа, а также уведомлять посетителей об обновлениях. Подробнее об уведомлениях в пространстве.

Отмена загрузки содержимого

Если вы загрузили не то содержимое и хотите отменить это действие, нажмите X (удалить) рядом с содержимым, которое хотите удалить, или нажмите Отмена.

Также можно создать запрос файлов, чтобы посетители могли загружать файлы непосредственно в ваше пространство. Загруженные файлы сразу видны участникам. Подробнее о запросах файлов. 

Доступность содержимого в пространстве

Вы можете управлять доступностью содержимого в пространстве в любое время, даже после предоставления к нему доступа.

Управление доступностью пространства

1. Зайдите в свой аккаунт на сайте docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Измените положение переключателя Активно на Да или Нет рядом с пространством, параметрами доступа к которому хотите управлять.

 

Управление доступностью содержимого

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите на свое пространство. 
4. Измените положение переключателя Видно на Да или Нет рядом с содержимым, параметрами доступа к которому хотите управлять.

Обновить текущее содержимое в пространстве можно из библиотеки содержимого. Если вы это сделаете, все связанные ссылки будут автоматически изменены в соответствии с последней версией. Подробнее об обновлении содержимого.

Как работает добавление в архив

• Архивированное содержимое не учитывается при расчете используемого места.
• Вы можете восстановить содержимое в любой момент, и оно снова станет доступным для поиска.
• Удаление содержимого из пространства не влияет на историю посещений. Если вы выберете Удалить в библиотеке содержимого, содержимое будет перемещено в папку «Удаленное содержимое», а не в корзину. Оно будет безвозвратно удалено через 30 дней. Подробнее об удалении содержимого.
• Если автоматические уведомления отключены, посетители не узнают о внесении изменений.

Перемещение содержимого в пространстве

Чтобы переместить один или несколько элементов в пространстве, выполните следующие действия. 

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите свое пространство. 
4. Установите флажок рядом с элементом или элементами, которые необходимо переместить.
5. Нажмите Переместить.
6. Чтобы выбрать целевую папку, нажмите Изменить.
7. Нажмите Переместить.

Организация содержимого с помощью папок пространства

Организуйте содержимое в своем пространстве с помощью папок, структур папок, разделов, шаблонов или ИИ-органайзера. Подробнее об ИИ-органайзере для клиентов с тарифным планом Advanced Data Rooms.

Папки пространства и структуры папок

Папки пространства позволяют группировать содержимое по вложенным папкам в соответствии с этапом, темой или рабочим процессом.

Структуру папок можно создать несколькими способами:

• Создать папки вручную.
• Импортировать из другого пространства.
• Воспользоваться шаблоном.
• Загрузить файл CSV.
• Создать структуру с помощью ИИ-органайзера.

В каждом пространстве может храниться: 

• 2000 элементов (Advanced, Enterprise)
• 4000 элементов (Advanced Data Rooms)

Каждая папка может содержать не более 200 элементов, а вложенные папки учитываются в общем лимите активов вашего пространства. К отдельным папкам нельзя предоставить общий доступ, однако его можно предоставить к ссылке на пространство. Подробнее об ограничениях на загрузку файлов

Создание папки в пространстве вручную

Чтобы создать папку:

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите на существующее пространство или создайте новое.
4. Нажмите Создать папку.
   •  Чтобы скрыть папку от посетителей, нажмите Изменить рядом с параметром Папка будет видна посетителям пространства и с помощью переключателя выберите Скрыто от посетителей пространства.
5. Укажите имя папки и нажмите Создать.

Нажмите на созданную папку и добавьте содержимое.

Чтобы импортировать структуру папок из другого пространства:

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите Создать пространство. 
4. Нажмите Другое пространство рядом с надписью Или импортировать структуру папок из под полем подсказки. 
5. Введите название пространства в поле поиска.
6. Нажмите свое пространство. 
7. Чтобы завершить добавление структуры папок в только что созданное пространство, нажмите Добавить в пространство.

 

Чтобы импортировать структуру папок из шаблона:

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите Создать пространство. 
4. Нажмите Шаблон рядом с надписью Или импортировать структуру папок из под полем подсказки. 
5. Введите название шаблона в поле поиска или нажмите Показать больше, чтобы просмотреть все доступные шаблоны. 
6. Выберите шаблон.
7. Чтобы завершить добавление структуры папок в только что созданное пространство, нажмите Добавить в пространство.

 

Чтобы импортировать несколько папок из CSV:

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите на существующее пространство или создайте новое.
4. Нажмите Создать папку.
5. Нажмите Импортировать из CSV.
   • Примечание. При импорте CSV-файла в столбце A должна отображаться информация об индексации, а в столбце B — имена папок.

Фильтрация содержимого (посетитель)

Чтобы отфильтровать содержимое, выполните следующие действия.

1. Нажмите Недавно добавленные в правой части экрана. 
2. В разделе Главная нажмите раскрывающееся меню, чтобы отфильтровать файлы по дате добавления. 
   • Примечание. Эта функция не будет отображаться, если администратор отключил ее. 

 

Управление фильтром содержимого (администратор)

Чтобы управлять фильтром содержимого, выполните следующие действия.

1. Нажмите пространство, настройки которого необходимо изменить. 
2. Нажмите ☑ (дополнительные параметры) рядом с параметром Предпросмотр в правой части экрана. 
3. Нажмите Отключить фильтр «Недавно добавленные» в разделе Действия посетителя. 

Важные замечания

• Поиск папок в пространстве недоступен.
• Чтобы сделать навигацию более удобной, вы можете сгруппировать папки по разделам.
• В случае дублирования пространства его папки и содержимое будут скопированы.
• Перемещение содержимого между папками не распространяется на разделы.
• Если вы перейдете с тарифного плана, поддерживающего папки с пространствами, на более дешевый вариант подписки, эти пространства будут отключены. Чтобы восстановить доступ к этим папкам, переместите их в Архив. 

Как скачать папки, файлы или индекс из пространства

Вы можете скачать всё пространство, папку или только отдельные файлы. Пользователи с тарифным планом Advanced Data Room также могут скачивать индекс пространства. Подробнее о скачивании пространства или скачивании элементов из пространства.