Данная информация предназначена для пользователей DocSend Advanced, Advanced Data Rooms и Enterprise.
Добавьте содержимое в свое пространство (комнату данных), чтобы подготовить его к совместному использованию: загрузите файлы, добавьте содержимое из своей библиотеки или подключите приложения для его импорта.
Вы можете обновлять, удалять и восстанавливать содержимое в своем пространстве в любое время, даже после предоставления к нему доступа, а также уведомлять посетителей об обновлениях. Подробнее об уведомлениях в пространстве.
Важно:
Вы можете добавлять содержимое в пространство до и после предоставления к нему доступа внешним посетителям. В папке «Домашняя библиотека» может храниться до 200 файлов.
Чтобы добавить содержимое в пространство с устройства, выполните следующие действия.
Недавно загруженные файлы теперь должны быть добавлены в ваше пространство.
Примечание. Вы можете настроить автоматические уведомления для посетителей, которые будут оповещать их о добавлении новой версии документа или содержимого в пространство. Подробнее об уведомлениях в пространстве.
Загрузка содержимого в пространство из библиотеки
Вы также можете переместить содержимое, перетащив его в пустые пространства.
Важно! По умолчанию все созданные вами пространства видны вашим коллегам, включая название пространства и структуру папок. Владельцы аккаунтов, администраторы рабочих групп и соавторы могут просматривать всё содержимое, добавленное в пространство, даже если оно находится в личной папке или у них нет доступа к месту хранения этого содержимого в библиотеке. Подробнее о совместной работе в пространстве.
Отмена загрузки содержимого
Если вы загрузили не то содержимое и хотите отменить это действие, нажмите X (удалить) рядом с содержимым, которое хотите удалить, или нажмите Отмена.
Создайте запрос файлов, чтобы посетители могли загружать файлы непосредственно в ваше пространство. Загруженные файлы сразу видны участникам. Подробнее о запросах файлов.
Чтобы создать запрос файлов, выполните следующие действия.
Запросы файлов привязаны к пространству, и ими можно управлять непосредственно в пространстве, а также удалять их в любой момент. Удаленный запрос не подлежит восстановлению.
Вы можете управлять доступностью содержимого в пространстве в любое время, даже после предоставления к нему доступа.
Чтобы управлять доступностью пространства, выполните следующие действия:
Примечание. Чтобы просмотреть или заархивировать содержимое, изменить описание либо обновить миниатюру, нажмите на значок ... (дополнительные параметры) справа от названия пространства.
Чтобы управлять доступностью содержимого, выполните следующие действия:
Обновить текущее содержимое в пространстве можно из библиотеки содержимого. Если вы это сделаете, все связанные ссылки будут автоматически изменены в соответствии с последней версией. Подробнее об обновлении содержимого.
Чтобы заархивировать содержимое, переместите его в корзину. Содержимое, помещенное в корзину, не удаляется, добавляется в архив, и его можно в любой момент восстановить, однако архивированное содержимое не видно посетителям.
Как работает добавление в архив
Примечание. Если вы выберете Удалить в библиотеке содержимого, элементы будут удалены без возможности восстановления и перемещены в папку Удаленное содержимое, а не в корзину.
Чтобы удалить содержимое, выполните следующие действия.
Чтобы восстановить содержимое, выполните следующие действия.
Примечание. Эта функция доступна только для пользователей тарифных планов Advanced, Advanced Data Rooms и Enterprise.
Папки пространства позволяют группировать содержимое по вложенным папкам в соответствии с этапом, темой или рабочим процессом.
Структуру папок можно создать несколькими способами:
В каждом пространстве может храниться:
Каждая папка может содержать не более 200 элементов, а вложенные папки учитываются в общем лимите активов вашего пространства. К отдельным папкам нельзя предоставить общий доступ, однако его можно предоставить к ссылке на пространство. Подробнее об ограничениях на загрузку файлов
Создание папки в пространстве вручную
Чтобы создать папку:
Нажмите на созданную папку и добавьте содержимое.
Примечание. Имена папок в пространстве можно изменить в любое время. Для этого нажмите на значок ... (дополнительные параметры) справа от имени папки и выберите Изменить имя папки. Единственная папка, которую нельзя редактировать, — это домашняя папка.
Чтобы импортировать структуру папок из другого пространства:
Чтобы импортировать структуру папок из шаблона:
Чтобы импортировать несколько папок из CSV:
Примечание. Эта функция доступна только для пользователей тарифного плана Advanced Data Rooms.
При индексации файлам присваиваются номера, что позволяет легко находить их и ссылаться на них без необходимости запоминать их имена. Владельцы и соавторы пространства могут включить индексацию для пространства в любое время. Значения индекса остаются одинаковыми для всех пользователей с правом на просмотр, даже если у них нет доступа ко всем файлам.
Теперь пользователи будут видеть столбец «Индекс» рядом с каждым активом комнаты данных. После загрузки все документы будут индексироваться автоматически.
Скачанный индекс содержит номера содержимого, имена файлов, URL-адреса, типы, описания, статус активации и дату последнего обновления.
Чтобы скачать индекс (для посетителей):
Скачанный индекс содержит номера содержимого, имена файлов, URL-адреса, типы и описания.
Примечание. В индексе посетителя будет отображаться только доступное для него содержимое.
Вы можете скачать всё пространство, папку или отдельные файлы.
Чтобы скачать всё пространство:
Папки будут скачаны в виде ZIP-архива, а сообщение в нижней части экрана уведомит вас о завершении скачивания.
Чтобы скачать папки из пространства:
ZIP-файл будет сохранен в папке «Загрузки».
Чтобы скачать конкретный файл:
Содержимое будет сохранено в папке «Загрузки».
Да, спасибо!
Не совсем
Расскажите, почему статья вам не помогла:
Спасибо, что поделились своим мнением!
Благодарим за отзыв!
