管理 Dropbox DocSend Space 協作區（資料室）中的內容

透過上傳檔案、從您的資料庫新增內容，或連結應用程式以匯入內容，將內容新增到您的 Space 協作區（資料室），為分享作好準備。

即使在分享後，您也可以隨時更新、移除和還原 Space 協作區中的內容，並在更新時通知訪客。進一步瞭解 Space 協作區通知。

新增內容至 Space 協作區

在與外部訪客共享 Space 協作區之前和之後，您都可以將內容新增到 Space 協作區。[首頁] 資料庫資料夾最多可容納 200 個檔案。

若要從裝置將內容新增到 Space 協作區，請按照以下方式操作：

1. 登入 docsend.com。
2. 點選 [Space 協作區]。
3. 建立或選擇現有的 Space 協作區。
4. 點選 [新增內容]。
5. 點選 [檔案] 或 [資料夾]，從裝置新增內容。
   • 您還可以從連結的雲端儲存帳戶新增內容，例如：Google 雲端硬碟、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte 和 SharePoint。
6. 點選 [開啟] 或 [上傳]。
7. 再次點選 [上傳] 以確認操作。

新上傳的檔案現在應已新增至 Space 協作區中。

從您的資料庫上傳內容到 Space 協作區

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 建立或選擇現有的 Space 協作區。
4. 按一下 [新增內容]。
5. 從下拉式選單中選取 [從內容庫新增]。
6. 按一下 [新增至 Space 協作區] 或 [上傳]。

您也可以將內容拖放到空白的 Space 協作區中。

復原上傳內容

如果您上傳了錯誤的內容並想要復原該操作，請按一下欲移除內容旁的 X（移除），或按一下 [取消]。

在 Space 協作區中請求檔案

建立檔案請求，以便訪客直接上傳檔案到您的 Space 協作區。協作者會立即看到已上傳的檔案。進一步瞭解檔案要求功能。

建立檔案請求的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您想提出檔案請求的 [Space 協作區]。
4. 選擇 [請求檔案]。
5. 選擇 [向任何人請求檔案] 或 [向特定人員請求檔案]。
6. 完成檔案請求欄位。
7. 按一下 [變更資料夾]，以更新上傳檔案的儲存位置。
8. 按一下 [建立檔案請求]。
9. 按一下 [選擇 Space 協作區連結] 以分享 Space 連結，並開始收取上傳內容。

檔案請求與 Space 協作區直接關聯，您可以直接透過 Space 協作區管理檔案請求，也可以隨時將其移除。請求刪除後便無法復原。

Space 協作區中的內容存取權限

即使在分享 Space 協作區後，您也可以隨時管理 Space 協作區中的內容存取權限。

若要管理 Space 協作空間的可存取性，請按照以下方式操作：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 在您要管理可存取性的 Space 協作空間旁邊，將 [啟用] 切換為 [是] 或 [否]。

若要管理內容的可存取性，請按照以下方式操作：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下您的 [Space 協作區]。
4. 在您要管理可存取性的內容旁邊，將 [可見] 切換為 [是] 或 [否]。

您可以從「內容庫」更新 Space 協作區中的現有內容。當您更新內容時，所有相關連結也會自動更新，並顯示最新版本。進一步瞭解如何更新內容。

在 Space 協作區中移除或還原內容

將內容移至「垃圾桶」以進行封存。移至「垃圾桶」的內容會被封存，不會被刪除，並可隨時還原，但訪客無法看到封存內容。

封存功能的運作方式

• 已封存的內容不會計入您的資產上限。
• 您可以隨時還原內容，屆時就可再次搜尋到該內容。
• 從 Space 協作區移除內容不會影響過往的造訪資料。不過，從 [內容] 頁面刪除內容是永久且不可逆的。進一步瞭解刪除內容的相關資訊。
• 如果 Space 協作區資料夾包含超過 200 項資產，就無法移動。
• 除非已啟用自動通知，否則系統不會通知訪客有關變更。

移除內容的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下 [Space 協作區]。
4. 選擇您的 Space 協作區。
5. 在您要的內容旁邊按一下（更多選項）。
   • 請注意：您也可以將內容拖放到垃圾桶中或從「垃圾桶」中移出。
6. 選擇 [移至垃圾桶]。

還原內容的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 在您的內容旁邊按一下 （更多選項）。
5. 選取 [還原至首頁]。

使用 Space 協作區資料夾整理內容

Space 協作區資料夾和資料夾結構

Space 協作區資料夾可協助您依階段、主題或工作流程將內容分類到子資料夾中。

您可以透過多種方式建立資料夾結構：

• 手動建立資料夾。
• 從其他 Space 協作區匯入。
• 使用範本。
• 上傳 CSV 檔案。
• 使用 AI 整理功能來產生結構。

每個 Space 協作區可容納：

• 2,000 個資產（Advanced、Enterprise）
• 4,000 項資產（Advanced Data Rooms）

每個資料夾最多可容納 200 項資產，且子資料夾會計入您 Space 協作區的總資產上限。資料夾無法單獨分享，但可以分享 Space 協作區連結。進一步瞭解檔案上傳限制。

在 Space 協作區中手動建立資料夾

若要建立單一資料夾，請按照以下方式操作：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下既有的 Space 協作區，或建立新的 Space 協作區。
4. 按一下 [建立新資料夾]。
5. 為資料夾命名，然後按一下 [建立]。

您現在可以按一下新資料夾並新增內容。

若要從另一個 Space 匯入資料夾結構：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下 [建立 Space 協作區]。
4. 在提示方塊下方，按一下 [或從以下位置匯入資料夾結構] 旁邊的 [其他 Space 協作空間]。
5. 在搜尋方塊中輸入 Space 協作區的名稱。
6. 選擇您的 Space 協作區。
7. 按一下 [新增至 Space 協作區] 即可完成將資料夾結構新增至新建立的 Space 協作區。

若要從範本匯入資料夾結構：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下 [建立 Space 協作區]。
4. 在提示方塊下方，按一下 [或從以下位置匯入資料夾結構] 旁邊的 [範本]。
5. 在搜尋方塊中輸入範本的名稱，或按一下 [顯示更多]，以查看所有可用的範本。
6. 選取範本。
7. 按一下 [新增至 Space 協作區] 即可完成將資料夾結構新增至新建立的 Space 協作區。

若要從 CSV 檔案匯入多個資料夾，請按照以下方式操作：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下既有的 Space 協作區，或建立新的 Space 協作區。
4. 按一下 [建立新資料夾]。
5. 按一下 [從 CSV 匯入]。
   • 請注意：匯入 .csv 檔案時，格式應為 A 欄顯示索引資訊，B 欄顯示資料夾名稱。

重要注意事項

• 無法在 Space 協作區中搜尋資料夾。
• 將資料夾依區段分類可以改善瀏覽體驗。
• 複製 Space 協作區會一併複製其資料夾和內容。
• 在資料夾之間移動內容的操作不適用於協作區區段。
• 若您從支援 Space 協作區資料夾的方案降級，這些 Space 協作區將會停用。若要還原資料夾的存取權限，請將資料夾移動至「封存」。

如何下載 Space 協作區索引

編列索引功能會為檔案指派編號，讓您可以輕鬆查找與參照檔案，無需記住檔案名稱。擁有者和協作者可隨時啟用 Space 協作區的索引功能。即使部分檢視者無法存取所有檔案，但所有檢視者仍會看到相同的索引值。

啟用 Space 協作區索引功能的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 建立新的 Space 協作區，或按一下既有的 Space 協作區。
4. 按一下 [整理]。
5. 按一下 [開啟索引]。

使用者現在應可在資料室中的每項資產旁邊看到索引欄。文件上傳後會自動編列索引。

下載索引的方法如下（管理員或協作者）：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 按一下右上角的 （更多選項）。
5. 按一下 [下載索引]。

下載的索引包括內容編號、檔案名稱、網址、類型、說明、啟用狀態和最新更新日期。

下載索引的方法如下（訪客）：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 按一下右上角的 [匯出索引]。

下載的索引包括內容編號、檔案名稱、網址、類型和說明。

下載 Space 協作區、資料夾或特定檔案

您可以下載整個 Space 協作區、下載資料夾，或從 Space 協作區下載特定檔案。

下載整個 Space 協作區的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 按一下 （更多選項）。
5. 選取 [下載 Space 協作區]。

您的資料夾將以 ZIP 檔案格式下載，下載完成後，畫面底部會顯示訊息通知您。

從 Space 協作區下載資料夾的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 在您要下載的資料夾右側按一下 （更多選項）。
5. 按一下 [下載資料夾]。

即可在「下載」資料夾中找到資料夾的 ZIP 檔案。

從 Space 協作區下載特定檔案的方法如下：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 選擇您的 Space 協作區。
4. 按一下您要操作的檔案。
5. 按一下 （更多選項）。
6. 按一下 [下載]。

即可在「下載」資料夾中找到您要下載的內容。