Zarządzanie zawartością w przestrzeni Space (pokoju danych) w Dropbox DocSend

Po utworzeniu przestrzeni Space nadszedł czas, aby dodać zawartość. W zależności od tego, z której taryfy korzystasz, możesz dodać do 4000 zasobów do jednej przestrzeni Space. Jeśli korzystasz z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms lub Enterprise, możesz użyć folderów przestrzeni Space, aby dodatkowo uporządkować zawartość. Więcej informacji o ograniczeniach przesyłania plików

Za każdym razem, gdy aktualizujesz zawartość, możesz powiadamiać odwiedzających o wszelkich zmianach w przestrzeni Space, którą chcesz udostępnić. Więcej informacji o powiadomieniach o przestrzeni Space

Dodaj zawartość do przestrzeni Space

Nową zawartość można dodawać do przestrzeni Space przed i po udostępnieniu przestrzeni Space odwiedzającym.

Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z urządzenia

Aby upewnić się, że wszystkie pliki są domyślnie dodawane do folderu Foldery udostępnione > Pliki przesłane do udostępnionej przestrzeni Space: 

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
4. Kliknij Dodaj zawartość.
5. Kliknij Pliki lub Folder, aby dodać zawartość z urządzenia.
   • Możesz również dodawać zawartość z połączonych kont usług przechowywania w chmurze, takich jak Dysk Google, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte i SharePoint.
6. Kliknij Otwórz lub Prześlij.
7. Kliknij ponownie Prześlij, aby potwierdzić.

Nowo przesłane pliki zostaną dodane do przestrzeni Space. 

Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z biblioteki

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
4. Kliknij Dodaj zawartość.
5. Z menu rozwijanego wybierz Dodaj z biblioteki zawartości.
6. Kliknij Dodaj do przestrzeni Space lub Prześlij. 

Możesz również przenosić zawartość, przeciągając ją i upuszczając do pustych przestrzeni Space.

Cofanie przesyłania zawartości

Jeśli przesłano niewłaściwą zawartość i chcesz cofnąć tę czynność, kliknij „X” (usuń) obok zawartości, którą chcesz usunąć, lub kliknij „Anuluj”.

Wysyłanie próśb o pliki w przestrzeni Space

Możesz utworzyć prośbę o pliki w przestrzeni Space, aby odwiedzający mogli przesyłać je bezpośrednio do niej. Wszelkie przesłane pliki będą natychmiast widoczne dla każdego, kto ma dostęp do Twojej przestrzeni Space. Więcej informacji o prośbach o pliki

Aby utworzyć prośbę o pliki:

1. Zaloguj się na konto DocSend.
2. Kliknij kartę Przestrzenie Space na lewym pasku bocznym.
3. Kliknij przestrzeń Space, której dotyczy prośba o pliki.
4. Kliknij Poproś o pliki.
5. Uzupełnij pola prośby o pliki.
6. Kliknij Zmień folder, aby zaktualizować lokalizację przesłanych plików.
7. Kliknij Utwórz prośbę o pliki.
8. Kliknij łącze Wybierz przestrzeń Space, aby udostępnić łącze do przestrzeni Space i zacząć zbierać przesłane pliki.

Po zakończeniu możesz zarządzać prośbami o pliki w przestrzeni Space bezpośrednio z jej poziomu lub na stronie próśb o pliki. Aby usunąć prośbę o pliki z przestrzeni Space, wykonaj kroki wymienione w artykule Usuwanie zawartości z przestrzeni Space. Prośbę możesz usunąć na stronie próśb o pliki.

Aktualizowanie zawartości w przestrzeni Space

Zawartość w przestrzeni Space można zaktualizować lub wyłączyć do niej dostęp nawet po udostępnieniu łącza do przestrzeni Space. Oto jak to działa:

Aby zaktualizować dostępność przestrzeni Space, dla opcji Aktywna wybierz ustawienie Tak lub Nie.

Możesz zaktualizować istniejącą zawartość w przestrzeni Space, dodając nową wersję przez zaktualizowanie jej na stronie „Zawartość”. Po zaktualizowaniu zawartości wszystkie powiązane łącza zostaną automatycznie zaktualizowane, aby odzwierciedlić najnowszą wersję. Więcej informacji na temat aktualizowania istniejącego dokumentu

Usuwanie zawartości z przestrzeni Space

Możesz usuwać zawartość i foldery z przestrzeni Space, przenosząc je do archiwum. Folder kosza ma na celu ułatwienie i usprawnienie zarządzania zawartością w przestrzeni Space. 

Zawartość z przestrzeni Space można przenosić do archiwum na dwa sposoby:

1. Przeciągnij i upuść plik do folderu Kosz na lewym pasku bocznym.
2. Kliknij ☑ (więcej opcji) po prawej stronie nazwy pliku.
3. Wybierz Przenieś do kosza.

Przywracanie zawartości

Zawartość z archiwum można przenosić z powrotem do przestrzeni Space, przeciągając i upuszczając ją z folderu Kosz do strony głównej w lewym pasku bocznym lub klikając (więcej opcji) po prawej stronie pliku i wybierając opcję Przywróć do strony głównej.

Organizowanie zawartości za pomocą folderów przestrzeni Space

Podobnie jak w przypadku sekcji przestrzeni Space, foldery przestrzeni Space umożliwiają organizowanie zawartości w podfolderach. W ten sposób można również wyróżniać dokumenty dotyczące różnych etapów lub tematów i zapewnić większą przejrzystość dla odwiedzających. 

1. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
2. Kliknij Utwórz folder.
3. Nazwij folder i kliknij Utwórz.

Aby zaimportować wiele folderów:

1. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
2. Kliknij ikonę „Utwórz nowy folder”.
3. Kliknij Importuj z pliku CSV.

Obniżenie wersji z taryfy Advanced do taryfy Standard spowoduje wyłączenie wszystkich przestrzeni Space korzystających z folderów przestrzeni Space. Aby ponownie włączyć przestrzeń Space:

• przenieś folder przestrzeni Space do archiwum;
• lub najpierw przenieś zawartość z folderu przestrzeni Space do folderu Strona główna, a następnie przenieś folder przestrzeni Space do archiwum.

Jak pobrać indeks przestrzeni Space

Indeksowanie umożliwia skuteczne lokalizowanie i odwoływanie się do plików bez konieczności zapamiętywania ich nazwy. Właściciele i współpracownicy mogą włączyć indeksowanie dla przestrzeni Space (pokoju danych) w dowolnym momencie.  Wartości indeksu powinny być takie same dla każdego użytkownika przeglądającego przestrzeń Space (pokój danych), nawet jeśli nie ma on dostępu do niektórych plików w tej przestrzeni.

Aby włączyć indeksowanie dla przestrzeni Space (pokoju danych):

1. Zaloguj się w witrynie docsend.com.
2. Kliknij stronę „Przestrzenie Space” (pokoje danych).
3. Utwórz nową przestrzeń Space (pokój danych) lub kliknij istniejącą przestrzeń Space (pokój danych).
4. Kliknij Uporządkuj.
5. Kliknij Włącz indeksowanie. 

Użytkownicy powinni teraz zobaczyć kolumnę „Indeks” obok każdego zasobu w swoim pokoju danych. Dokumenty będą automatycznie indeksowane podczas przesyłania.

Pobieranie indeksu (administratorzy i współpracownicy)

Aby pobrać indeks:

1. Przejdź do strony Przestrzenie Space .
2. Wybierz odpowiednią przestrzeń Space.
3. Kliknij ☑ (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
4. Kliknij Pobierz indeks.

Pobrany indeks zawiera numery zawartości, nazwy plików, adresy URL, typy, opisy, status włączenia i datę ostatniej aktualizacji.

Pobieranie indeksu (odwiedzający)

Aby pobrać indeks:

1. Otwórz łącze do odpowiedniej strony przestrzeni Space.
2. Kliknij Eksportuj indeks w prawym górnym rogu.

Pobieranie folderów w przestrzeni Space

Możesz pobrać całą przestrzeń Space, folder lub określone pliki z przestrzeni Space. 

1. Przejdź do odpowiedniej przestrzeni Space.
2. Kliknij ☑ (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
3. Z menu rozwijanego wybierz Pobierz przestrzeń Space.

Aby pobrać foldery z przestrzeni Space:

1. Przejdź do odpowiedniej przestrzeni Space.
2. Kliknij ☑ (więcej opcji) po prawej stronie folderu, który chcesz pobrać.
3. Kliknij Pobierz folder. 

Aby pobrać określony plik z przestrzeni Space:

1. Przejdź do odpowiedniej przestrzeni Space.
2. Kliknij wybrany plik.
3. Kliknij ☑ (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
4. Kliknij Pobierz. 

Zawartość znajdziesz w folderze „Pobrane”.