Zarządzanie zawartością w przestrzeni Space (pokoju danych) w Dropbox DocSend

Dodaj zawartość do swojej przestrzeni Space (pokoju danych), aby przygotować ją do udostępnienia. Możesz przesłać pliki, dodać zawartość z biblioteki lub połączyć aplikacje, aby zaimportować zawartość.

Zawartość w przestrzeni Space możesz aktualizować, usuwać i przywracać w dowolnym momencie, nawet po jej udostępnieniu, a także powiadamiać osoby odwiedzające o wprowadzonych aktualizacjach. Więcej informacji na temat powiadomień dotyczących przestrzeni Space.

Cofanie przesyłania zawartości

Jeśli przesłałeś(-aś) niewłaściwą zawartość i chcesz cofnąć tę czynność, kliknij X (usuń) obok zawartości, którą chcesz usunąć, lub kliknij Anuluj.

Możesz również utworzyć prośbę o pliki, aby umożliwić osobom odwiedzającym przesyłanie plików bezpośrednio do Twojej przestrzeni Space. Przesłane pliki są natychmiast widoczne dla współpracowników. Więcej informacji na temat próśb o pliki.

Dostępność zawartości w przestrzeni Space

Dostępnością zawartości w przestrzeni Space możesz zarządzać w dowolnym momencie, nawet po udostępnieniu przestrzeni Space.

Zarządzanie dostępnością przestrzeni Space

1. Zaloguj się w witrynie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Odnajdź przestrzeń Space, którą chcesz zaktualizować.
4. Przełącz opcję Aktywna na Tak lub Nie.

Zarządzanie dostępnością zawartości

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij swoją przestrzeń Space. 
4. Obok zawartości przełącz opcję Widoczna na Tak lub Nie.

Możesz zaktualizować istniejącą zawartość w przestrzeni Space z Biblioteki zawartości. Po zaktualizowaniu zawartości wszystkie powiązane łącza zostaną automatycznie zaktualizowane, aby odpowiadały najnowszej wersji. Dowiedz się, jak zaktualizować zawartość z przestrzeni Space.

Jak działa archiwizacja

• Zarchiwizowana zawartość nie wlicza się do wykorzystania limitu zasobów.
• Zawartość możesz przywrócić w dowolnym momencie, a stanie się ona ponownie możliwa do wyszukania.
• Usunięcie zawartości z przestrzeni Space nie wpływa na historyczne dane dotyczące odwiedzin. Jeśli wybierzesz opcję Usuń w Bibliotece zawartości, zawartość zostanie przeniesiona do folderu „Usunięta zawartość”, a nie do Kosza. Trwałe usunięcie nastąpi po 30 dniach. Więcej informacji na temat usuwania zawartości.
• Osoby odwiedzające nie są powiadamiane o zmianach, chyba że włączone są automatyczne powiadomienia.

Przenoszenie zawartości w przestrzeni Space

Aby przenieść jedną lub więcej pozycji: 

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij swoją przestrzeń Space. 
4. Zaznacz pole wyboru obok każdej pozycji, którą chcesz przenieść.
5. Kliknij Przenieś.
6. Kliknij Zmień , aby wybrać folder docelowy.
7. Kliknij Przenieś.

Organizowanie zawartości za pomocą folderów przestrzeni Space

Uporządkuj zawartość w przestrzeni Space za pomocą folderów, struktur folderów, sekcji, szablonów lub funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Więcej informacji na temat funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji dla klientów korzystających z taryfy Advanced Data Rooms.

Foldery w przestrzeni Space i struktury folderów

Foldery w przestrzeni Space pomagają pogrupować zawartość w podfolderach według etapu, tematu lub przepływu pracy.

Możesz utworzyć strukturę folderów na kilka sposobów:

• Utworzyć foldery ręcznie.
• Importować z innej przestrzeni Space.
• Użyć szablonu.
• Przesłać plik CSV.
• Użyć funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, aby wygenerować strukturę.

Każda przestrzeń Space może pomieścić: 

• 2000 zasobów (Advanced, Enterprise)
• 4000 zasobów (Advanced Data Rooms)

Każdy folder może pomieścić do 200 zasobów, a podfoldery wliczają się do wykorzystania całkowitego limitu zasobów w przestrzeni Space. Folderów nie można udostępniać pojedynczo, jednak można udostępnić łącze do przestrzeni Space. Więcej informacji o ograniczeniach przesyłania plików

Ręczne tworzenie folderu w przestrzeni Space

Aby utworzyć pojedynczy folder:

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
4. Kliknij Utwórz folder.
   •  Aby ukryć folder przed osobami odwiedzającymi, kliknij Zmień obok opcji Folder będzie widoczny dla osób odwiedzających przestrzeń Space, a następnie wybierz opcję Ukryty przed osobami odwiedzającymi przestrzeń Space.
5. Wprowadź nazwę folderu.
6. Kliknij Utwórz.

Możesz teraz kliknąć nowy folder i dodać zawartość.

Aby zaimportować strukturę folderów z innej przestrzeni Space:

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij Utwórz przestrzeń Space.
4. Kliknij Inna przestrzeń Space obok opcji Lub zaimportuj strukturę folderów z.
5. Wprowadź nazwę przestrzeni Space w polu wyszukiwania.
6. Kliknij swoją przestrzeń Space. 
7. Kliknij Dodaj do przestrzeni Space.

 

Aby zaimportować strukturę folderów z szablonu:

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij Utwórz przestrzeń Space.
4. Kliknij Szablon obok opcji Lub zaimportuj strukturę folderów z.
5. Wprowadź nazwę szablonu w polu wyszukiwania lub kliknij Pokaż więcej, aby wyświetlić wszystkie dostępne szablony.
6. Wybierz szablon.
7. Kliknij Dodaj do przestrzeni Space.

 

Aby zaimportować wiele folderów z pliku CSV:

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space.
3. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
4. Kliknij Utwórz folder.
5. Kliknij Importuj z pliku CSV.
   • Uwaga: przy importowaniu pliku .csv powinien być on tak sformatowany, aby zawierał informacje indeksujące w kolumnie A i nazwy folderów w kolumnie B.

Filtrowanie zawartości jako osoba odwiedzająca

Aby filtrować zawartość:

1. Kliknij Ostatnio dodane. 
2. W sekcji Strona główna kliknij menu rozwijane, aby filtrować pliki według tego, jak dawno temu zostały dodane. 
   • Uwaga: ta funkcja nie będzie widoczna, jeśli administrator ją wyłączył.

 

Zarządzanie filtrem zawartości jako administrator

Aby zarządzać filtrem zawartości:

1. Kliknij przestrzeń Space, którą chcesz zarządzać. 
2. Kliknij ☑(więcej opcji) obok opcji Podgląd. 
3. Kliknij Wyłącz filtr „Ostatnio dodane” w sekcji Środowisko dla osób odwiedzających.

Ważne kwestie

• Folderów w przestrzeni Space nie można przeszukiwać.
• Grupowanie folderów w sekcje może ułatwić przeglądanie.
• Utworzenie duplikatu przestrzeni Space powoduje skopiowanie jej folderów i zawartości.
• Przenoszenie treści między folderami nie dotyczy sekcji.
• Jeśli obniżysz wersję taryfy na taką, która nie obsługuje folderów w przestrzeni Space, te przestrzenie Space zostaną wyłączone. Aby przywrócić dostęp do folderów, przenieś je do Archiwum.

Jak pobrać foldery, pliki lub indeks z przestrzeni Space

Możesz pobrać całą przestrzeń Space, folder lub określone pliki z przestrzeni Space. Klienci korzystający z taryfy Advanced Data Rooms mogą również pobrać indeks przestrzeni Space. Więcej informacji na temat pobierania przestrzeni Space lub pobierania pozycji z przestrzeni Space.