Mengelola konten di Space (ruang data) Dropbox DocSend

Tambahkan konten ke Space (ruang data) Anda untuk mempersiapkannya agar dapat dibagikan dengan mengunggah file, menambahkan konten dari pustaka Anda, atau menghubungkan aplikasi untuk mengimpor konten.

Anda dapat memperbarui, menghapus, dan memulihkan konten di Space Anda kapan saja, bahkan setelah dibagikan, dan memberi tahu pengunjung saat pembaruan dilakukan. Ketahui selanjutnya tentang notifikasi Space.

Batalkan unggahan konten

Jika Anda mengunggah konten yang salah dan ingin membatalkan tindakan tersebut, klik X (hapus) di samping konten yang ingin Anda hapus, atau klik Batal.

Anda juga bisa membuat permintaan file untuk mengizinkan pengunjung mengunggah file langsung ke Space Anda. File yang diunggah akan langsung terlihat oleh kolaborator. Ketahui selanjutnya tentang permintaan file.

Aksesibilitas konten di Space

Anda dapat mengelola aksesibilitas konten di Space kapan saja, bahkan setelah Space dibagikan.

Kelola aksesibilitas Space

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Temukan Space yang ingin Anda perbarui.
4. Geser toggle Aktif ke Ya atau Tidak.

Kelola aksesibilitas konten

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Space Anda. 
4. Geser toggle Terlihat ke Ya atau Tidak di samping konten.

Anda dapat memperbarui konten yang sudah ada sebelumnya di Space dari Pustaka Konten. Saat Anda memperbarui konten, semua tautan terkait akan otomatis diperbarui untuk menyesuaikan dengan versi terbaru. Pelajari cara memperbarui konten dari Space.

Cara kerja pengarsipan

• Konten yang diarsipkan tidak masuk dalam hitungan batas aset Anda.
• Anda dapat memulihkan konten kapan saja, dan konten tersebut akan dapat ditelusuri lagi.
• Menghapus konten dari Space tidak memengaruhi data riwayat kunjungan. Jika Anda memilih Hapus dari Pustaka konten, konten akan dipindahkan ke folder 'Konten yang Dihapus', bukan ke Sampah. Konten tersebut akan dihapus secara permanen setelah 30 hari. Ketahui selanjutnya tentang menghapus konten.
• Pengunjung tidak menerima notifikasi tentang perubahan, kecuali notifikasi otomatis diaktifkan.

Memindahkan konten di Space

Untuk memindahkan satu item atau lebih: 

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Space Anda. 
4. Centang kotak centang di samping setiap item yang ingin Anda pindahkan.
5. Klik Pindahkan.
6. Klik Ubah untuk memilih folder tujuan.
7. Klik Pindahkan.

Mengelola konten dengan folder Ruang Data

Atur konten di Space Anda menggunakan folder, struktur folder, bagian, templat, atau Pengaturan AI. Ketahui selanjutnya tentang Pengaturan AI untuk pelanggan dengan paket Advanced Data Rooms.

Folder Space dan struktur folder

Folder Space membantu Anda mengelompokkan konten ke dalam subfolder berdasarkan tahap, topik, atau alur kerja.

Anda bisa membuat struktur folder dengan beberapa cara:

• Membuat folder secara manual.
• Impor dari Space lain.
• Menggunakan templat.
• Mengunggah file CSV.
• Menggunakan Pengaturan AI untuk membuat struktur.

Setiap Space dapat menampung: 

• 2.000 aset (Advanced, Enterprise)
• 4.000 aset (Advanced Data Rooms)

Setiap folder dapat menampung hingga 200 aset, dan subfolder termasuk dalam perhitungan batas total aset Space Anda. Folder tidak dapat dibagikan satu per satu, namun tautan Space dapat dibagikan. Ketahui selanjutnya tentang batasan unggahan file.

Membuat folder di Space secara manual

Untuk membuat satu folder:

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Ruang Data yang ada atau buat Ruang Data baru.
4. Klik Buat folder.
   •  Untuk menyembunyikan folder dari pengunjung, klik Ubah di samping Folder akan terlihat oleh pengunjung Space, lalu pilih Disembunyikan dari pengunjung Space.
5. Masukkan nama folder.
6. Klik Buat.

Kini Anda dapat mengeklik folder baru tersebut dan menambahkan konten.

Untuk mengimpor struktur folder dari Space lain:

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Buat Space.
4. Klik Space Lain di samping Atau impor struktur folder dari.
5. Masukkan nama Space di kotak pencarian.
6. Klik Space Anda.
7. Klik Tambahkan ke Space.

 

Untuk mengimpor struktur folder dari templat:

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Buat Space.
4. Klik Templat di samping Atau impor struktur folder dari.
5. Masukkan nama templat di kotak pencarian atau klik Tampilkan selengkapnya untuk melihat semua templat yang tersedia.
6. Pilih templat.
7. Klik Tambahkan ke Space.

 

Untuk mengimpor lebih dari satu folder dari CSV:

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space.
3. Klik Ruang Data yang ada atau buat Ruang Data baru.
4. Klik Buat folder.
5. Klik Impor dari CSV.
   • Catatan: Saat Anda mengimpor file .csv formatnya harus menampilkan informasi pengindeksan di kolom A dan nama folder di kolom B.

Filter konten sebagai pengunjung

Untuk memfilter konten:

1. Klik Baru ditambahkan. 
2. Di bawah Beranda, klik menu tarik-turun untuk memfilter file berdasarkan hari terakhir ditambahkan. 
   • Catatan: Fitur ini tidak akan ditampilkan jika admin telah menonaktifkannya.

 

Mengelola filter konten sebagai admin

Untuk mengelola filter konten:

1. Klik Space yang ingin Anda kelola. 
2. Klik ☑(opsi lainnya) di samping Pratinjau. 
3. Klik Nonaktifkan filter yang baru ditambahkan di bawah Pengalaman pengunjung.

Pertimbangan penting

• Folder tidak dapat ditelusuri dalam Ruang Data.
• Mengelompokkan folder ke dalam segmen dapat meningkatkan navigasi.
• Menduplikasi Space akan menyalin folder dan kontennya.
• Memindahkan konten antarfolder tidak berlaku untuk segmen.
• Jika Anda menurunkan paket dari paket yang mendukung folder Space, Space tersebut akan dinonaktifkan. Untuk memulihkan akses ke folder, pindahkan folder tersebut ke Arsip.

Cara mengunduh folder, file, atau indeks dari Space

Anda dapat mengunduh seluruh Space, mengunduh folder, atau mengunduh file tertentu dari Space. Pelanggan Advanced Data Rooms juga dapat mengunduh indeks Space. Ketahui selanjutnya tentang mengunduh Space atau mengunduh item dari Space.