Dropbox DocSend Space(데이터룸)에서 콘텐츠 관리하기

파일을 업로드하거나, 라이브러리에서 콘텐츠를 추가하거나, 앱을 연결하여 콘텐츠를 가져오는 방식으로 스페이스(데이터룸)에 콘텐츠를 추가하고 공유할 준비를 하세요. 

공유 후에도 언제든지 스페이스에서 콘텐츠를 업데이트, 제거 및 복원하고, 업데이트가 이루어졌을 때 방문자에게 알릴 수 있습니다. 스페이스 알림에 대해 자세히 알아보세요.

Space에 콘텐츠 추가

스페이스를 외부 방문자와 공유하기 전과 후에 스페이스에 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 홈 라이브러리 폴더에는 최대 200개의 파일을 저장할 수 있습니다. 

장치에서 스페이스에 콘텐츠 추가하기:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 누릅니다.
3. 스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
4. 콘텐츠 추가를 누릅니다.
5. 파일 또는 폴더를 눌러 장치에서 콘텐츠를 추가합니다.
   • Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte, SharePoint와 같은 연결된 클라우드 스토리지 계정에서 콘텐츠를 추가할 수도 있습니다.
6. 열기 또는 업로드를 누릅니다.
7. 업로드를 다시 눌러 확인합니다.

이제 새로 업로드한 파일이 스페이스에 추가됩니다. 

라이브러리에서 스페이스에 콘텐츠 업로드하기

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
4. 콘텐츠 추가를 클릭합니다.
5. 드롭다운 메뉴에서 콘텐츠 라이브러리에서 추가를 선택합니다.
6. 스페이스에 추가 또는 업로드를 클릭합니다. 

콘텐츠를 빈 스페이스로 끌어다 놓아서 옮길 수도 있습니다.

콘텐츠 업로드 실행 취소

잘못된 콘텐츠를 업로드하여 해당 작업을 실행 취소하려면 제거하려는 콘텐츠 옆에 있는 X(제거)나 취소를 클릭합니다.

스페이스에서 파일 요청하기

방문자가 스페이스에 파일을 직접 업로드할 수 있도록 파일 요청을 생성하세요. 업로드한 파일은 공동 작업자에게 즉시 표시됩니다. 파일 요청에 대해 자세히 알아보세요. 

파일 요청을 생성하려면

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 파일을 요청하려는 스페이스를 선택합니다.
4. 파일 요청을 선택합니다.
5. 누구에게나 파일 요청 또는 특정 사람에게 파일 요청 중 하나를 선택합니다.
6. 파일 요청 필드를 작성합니다.
7. 폴더 변경을 클릭하여 업로드된 파일을 저장할 폴더를 업데이트합니다.
8. 파일 요청 만들기를 클릭합니다.
9. 업로드된 파일을 수집할 수 있도록 스페이스 링크를 공유하려면 스페이스 링크 선택을 클릭하세요.

파일 요청은 스페이스에 연결되어 있으며, 언제든지 스페이스에서 직접 관리하거나 제거할 수 있습니다. 파일 요청을 삭제하면 취소할 수 없습니다.

스페이스에서의 콘텐츠 접근성

스페이스를 공유한 후에도 언제든지 스페이스에서 콘텐츠 접근성을 관리할 수 있습니다.

스페이스 접근성을 관리하는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 접근성을 관리하려는 스페이스 옆에 있는 활성화 옵션을 예 또는 아니요로 전환합니다.

콘텐츠 접근성을 관리하는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 클릭합니다. 
4. 접근성을 관리하려는 콘텐츠 옆에 있는 표시 옵션을 예 또는 아니요로 전환합니다.

콘텐츠 라이브러리에서 스페이스의 기존 콘텐츠를 업데이트할 수 있습니다. 콘텐츠를 업데이트하면 연결된 모든 링크가 최신 버전을 반영하도록 자동으로 업데이트됩니다. 콘텐츠 업데이트에 대해 자세히 알아보세요.

스페이스의 콘텐츠 제거 또는 복원

콘텐츠를 휴지통으로 옮기면 콘텐츠가 보관됩니다. 휴지통으로 옮겨진 콘텐츠는 삭제되지 않고 보관되며 언제든지 복원할 수 있지만, 보관된 콘텐츠는 방문자에게 표시되지 않습니다.

보관 기능 작동 방식

• 보관된 콘텐츠는 자산 한도에 포함되지 않습니다.
• 언제든지 콘텐츠를 복원할 수 있으며, 복원된 콘텐츠는 다시 검색할 수 있습니다.
• 스페이스에서 콘텐츠를 제거해도 과거 방문 데이터에는 영향을 주지 않습니다. 그러나 콘텐츠 페이지에서 콘텐츠를 삭제하는 것은 영구적이며 되돌릴 수 없습니다. 콘텐츠 삭제에 대해 자세히 알아보세요.
• 스페이스 폴더에 포함된 자산이 200개가 넘는 경우 스페이스 폴더를 옮길 수 없습니다.
• 자동 알림을 사용하지 않을 경우 방문자에게 변경 사항에 대한 알림이 전송되지 않습니다.

콘텐츠를 제거하는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 클릭합니다.
4. 스페이스를 선택합니다. 
5. 원하는 콘텐츠 옆에 있는 (추가 옵션)을 클릭합니다.
   • 참고: 콘텐츠를 휴지통에 끌어다 놓거나 거기에서 꺼낼 수도 있습니다.
6. 휴지통으로 옮기기를 선택합니다.

콘텐츠를 복원하는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다. 
4. 콘텐츠 옆에 있는  (추가 옵션)을 클릭합니다.
5. 홈으로 복원을 선택합니다.

스페이스 폴더로 콘텐츠 정리하기

스페이스 폴더 및 폴더 구조

스페이스 폴더를 사용하면 콘텐츠를 단계, 주제 또는 워크플로별로 하위 폴더로 그룹화할 수 있습니다.

다음과 같은 여러 가지 방법으로 폴더 구조를 만들 수 있습니다.

• 폴더 직접 만들기.
• 다른 스페이스에서 가져오기.
• 템플릿 사용하기.
• CSV 파일 업로드.
• AI 정리 기능을 사용하여 구조 생성하기.

각 스페이스는 다음을 보유할 수 있습니다: 

• 애셋 2,000개 (Advanced, Enterprise)
• 애셋 4,000개 (Advanced Data Rooms)

각 폴더에는 최대 200개의 애셋을 포함할 수 있으며, 하위 폴더는 스페이스의 총 자산 한도에 포함됩니다. 폴더는 개별적으로 공유할 수 없지만, 스페이스 링크는 공유할 수 있습니다. 파일 업로드 제한에 대해 자세히 알아보세요.

스페이스에서 수동으로 폴더 만들기

단일 폴더를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 기존 스페이스를 클릭하거나 새 스페이스를 생성합니다.
4. 폴더 만들기를 클릭합니다.
5. 폴더 이름을 지정하고 만들기를 클릭합니다.

이제 새로운 폴더를 클릭하고 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

다른 스페이스에서 폴더 구조 가져오기:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스 만들기를 클릭합니다. 
4. 프롬프트 상자 아래의 또는 다음에서 폴더 구조 가져오기 옆에 있는 다른 스페이스를 클릭합니다. 
5. 검색 창에 스페이스 이름을 입력합니다.
6. 스페이스를 선택합니다. 
7. 스페이스에 추가를 클릭하여 새로 만든 스페이스에 폴더 구조를 추가하는 작업을 완료합니다.

템플릿에서 폴더 구조 가져오기:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스 만들기를 클릭합니다. 
4. 프롬프트 상자 아래의 또는 다음에서 폴더 구조 가져오기 옆에 있는 템플릿을 클릭합니다. 
5. 검색 창에 템플릿 이름을 입력하거나 더 보기를 클릭하여 사용 가능한 모든 템플릿을 확인합니다. 
6. 템플릿을 선택합니다.
7. 스페이스에 추가를 클릭하여 새로 만든 스페이스에 폴더 구조를 추가하는 작업을 완료합니다.

CSV에서 여러 폴더 가져오기:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 기존 스페이스를 클릭하거나 새 스페이스를 생성합니다.
4. 폴더 만들기를 클릭합니다.
5. CSV에서 가져오기를 클릭합니다.
   • 참고: .csv 파일을 가져올 때는 A열에 인덱싱 정보가, B열에 폴더 이름이 표시되어야 합니다.

중요하게 고려할 사항

• 스페이스 내에서 폴더를 검색할 수 없습니다.
• 폴더를 섹션으로 그룹화하면 필요한 정보를 더 빠르고 효율적으로 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 스페이스를 복제하면 해당 스페이스의 폴더와 콘텐츠가 복사됩니다.
• 폴더 간에 콘텐츠를 옮기는 것은 섹션에는 적용되지 않습니다.
• 스페이스 폴더를 지원하는 요금제에서 다운그레이드하는 경우, 해당 스페이스가 비활성화됩니다. 폴더에 대한 액세스 권한을 복원하려면 해당 폴더를 보관함으로 옮기세요. 

스페이스의 인덱스 다운로드 방법

인덱싱 기능을 사용하면 파일에 번호가 할당되므로 파일 이름을 기억하지 않고도 파일을 쉽게 찾고 참조할 수 있습니다. 소유자와 공동 작업자는 언제든지 스페이스에 대해 인덱싱을 사용하도록 설정할 수 있습니다. 인덱스 값은 모든 파일에 액세스할 수 없는 사용자를 포함하여, 스페이스를 보는 모든 사용자에게 동일하게 유지됩니다.

스페이스에서 인덱싱을 사용하도록 설정하기:

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 새 스페이스를 만들거나 기존 스페이스를 클릭합니다.
4. 정리를 클릭합니다.
5. 인덱싱 켜기를 클릭합니다. 

이제 사용자에게 데이터룸의 각 자산 옆에 인덱스 열이 표시됩니다. 문서가 업로드되면 인덱싱이 자동으로 이루어집니다.

인덱스 다운로드하기(관리자 또는 공동 작업자):

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다.
4. 우측 상단의 (추가 옵션)을 클릭합니다.
5. 인덱스 다운로드를 클릭합니다.

다운로드한 인덱스에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명, 활성화 상태, 최신 업데이트 날짜가 포함됩니다.

인덱스 다운로드하기(방문자):

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다.
4. 우측 상단에서 인덱스 내보내기를 클릭합니다.

다운로드한 인덱스에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명이 포함됩니다.

스페이스, 폴더 또는 특정 파일 다운로드

스페이스 전체를 다운로드하거나, 폴더를 다운로드하거나, 스페이스에서 특정 파일을 다운로드할 수 있습니다. 

전체 스페이스를 다운로드하는 방법은 다음과 같습니다.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다. 
4. (추가 옵션)을 클릭합니다.
5. 스페이스 다운로드를 선택합니다.

폴더는 ZIP 파일로 다운로드되며, 다운로드가 완료되면 화면 하단에 메시지가 표시됩니다.

스페이스에서 폴더를 다운로드하는 방법은 다음과 같습니다.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다. 
4. 다운로드하려는 폴더 오른쪽에 있는 ☑(추가 옵션)을 클릭합니다.
5. 폴더 다운로드를 클릭합니다. 

폴더의 ZIP 파일은 '다운로드' 폴더에서 찾을 수 있습니다. 

스페이스에서 특정 파일을 다운로드하려면 다음 단계를 따르세요.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스를 선택합니다. 
4. 원하는 파일을 클릭합니다.
5. (추가 옵션)을 클릭합니다.
6. 다운로드를 클릭합니다. 

콘텐츠는 '다운로드' 폴더에서 찾을 수 있습니다.