La información que contiene este artículo se aplica a los clientes de DocSend Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.
Añade contenido a tu Espacio (sala de datos) para prepararlo para compartirlo subiendo archivos, añadiendo contenido de tu biblioteca o conectando aplicaciones para importar contenido.
Puedes actualizar, eliminar y restaurar contenido de tu Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo, y notificar a los visitantes cuando se realicen cambios. Más información sobre las notificaciones de los espacios.
Importante:
Puedes añadir contenido a un Espacio antes y después de compartirlo con otras personas. La carpeta de la biblioteca de Inicio puede contener hasta 200 archivos.
Para añadir contenido a un Espacio desde un dispositivo:
Los archivos que acabas de subir se añadirán a tu espacio.
Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas si quieres que los visitantes reciban un aviso cada vez que alguien añada contenido o actualice un documento en un espacio. Más información sobre las notificaciones de los espacios.
Subir contenido a un espacio desde tu biblioteca
Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en espacios vacíos.
Importante: Tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se añada a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.
Deshacer la subida de contenido
Si has subido contenido por error y quieres deshacer la acción, haz clic en la X (eliminar) que aparece junto al contenido que quieres eliminar o haz clic en Cancelar.
Crea una solicitud de archivos para que los visitantes puedan subir archivos directamente a tu Espacio. Los colaboradores pueden ver de inmediato los archivos subidos. Más información sobre las solicitudes de archivos.
Para crear una solicitud de archivo:
Las solicitudes de archivos están vinculadas al Espacio y puedes gestionarlas directamente desde tu Espacio o eliminarlas en cualquier momento. Si eliminas una solicitud, no podrás recuperarla.
Puedes gestionar la accesibilidad del contenido de un Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo.
Para gestionar la accesibilidad del Espacio:
También puedes hacer clic en... (más opciones) a la derecha del nombre del Espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar contenido.
Para gestionar la accesibilidad del contenido:
Puedes actualizar el contenido existente en un Espacio desde la Biblioteca de contenido. Cuando lo hagas, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar contenido.
Mueve el contenido a la Papelera para archivarlo. El contenido que se mueva a la Papelera se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo cuando quieras; sin embargo, los visitantes no pueden visualizar el contenido archivado.
Cómo funciona el archivado
Nota: Si seleccionas Eliminar en la Biblioteca de contenido, la acción es permanente y el contenido se moverá a Contenido eliminado, no a la Papelera.
Para eliminar contenido, sigue estos pasos:
Para restaurar contenido:
Nota: Esta función solo está disponible para los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.
Las carpetas del Espacio te ayudan a agrupar contenido en subcarpetas por fase, tema o flujo de trabajo.
Puedes crear una estructura de carpetas de varias maneras:
Cada Espacio puede contener:
Cada carpeta puede contener hasta 200 activos, y las subcarpetas cuentan para el límite total de activos de tu Espacio. Las carpetas no se pueden compartir individualmente; sin embargo, el enlace del Espacio sí se puede compartir. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.
Crear una carpeta en un Espacio manualmente
Para crear una sola carpeta:
Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y añadir contenido.
Nota: Puedes editar los nombres de las carpetas de tus espacios siempre que quieras. Para hacerlo, haz clic en ... (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de carpeta. La única carpeta que no se puede editar es la carpeta "Inicio".
Para importar una estructura de carpetas desde otro Espacio:
Para importar una estructura de carpetas desde una plantilla:
Para importar varias carpetas desde CSV:
Nota: Esta función solo está disponible para los clientes de Advanced Data Rooms.
La indexación asigna números a los archivos para que puedas localizarlos y consultarlos fácilmente sin necesidad de recordar el nombre del archivo. Los propietarios y colaboradores pueden habilitar la indexación de un Espacio en cualquier momento. Los valores de indexación son los mismos para todos los usuarios, aunque no tengan acceso a todos los archivos.
Ahora, los usuarios deberían ver una columna de Índice junto a cada activo de su sala de datos. Los documentos se indexarán automáticamente a medida que se suban.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, las URL, los tipos, las descripciones, el estado habilitado y la fecha de la última actualización.
Para descargar un índice (visitantes):
El índice descargado incluye los números de contenido, los nombres de archivos, las URL, los tipos y las descripciones.
Nota: Un índice de visitantes solo mostrará el contenido habilitado para la persona que lo descargue.
Puedes descargar un espacio completo, una carpeta o archivos específicos de un espacio.
Para descargar un espacio completo:
Tus carpetas se descargarán como un archivo ZIP y, cuando la descarga haya finalizado, aparecerá un mensaje en la parte inferior de la pantalla para avisarte.
Para descargar carpetas de un espacio:
Encontrarás un archivo ZIP de tu carpeta en la carpeta "Descargas".
Para descargar un archivo específico de un espacio:
Encontrarás el contenido en la carpeta "Descargas".
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