Gestionar el contenido en un Espacio de Dropbox DocSend (sala de datos)

Añade contenido a tu Espacio (sala de datos) para prepararlo para compartirlo subiendo archivos, añadiendo contenido de tu biblioteca o conectando aplicaciones para importar contenido.

Puedes actualizar, eliminar y restaurar contenido de tu Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo, y notificar a los visitantes cuando se hagan cambios. Más información sobre las notificaciones de los Espacios.

Deshacer la subida de contenido

Si has subido contenido por error y quieres deshacer la acción, haz clic en la X (eliminar) que aparece junto al contenido que quieres eliminar o haz clic en Cancelar.

También puedes crear una solicitud de archivos para que los visitantes puedan subir archivos directamente a tu Espacio. Los colaboradores pueden ver de inmediato los archivos subidos. Más información sobre las solicitudes de archivos.

Accesibilidad del contenido en un Espacio

Puedes gestionar la accesibilidad del contenido de un Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo.

Gestionar la accesibilidad del Espacio

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Busca el Espacio que quieres actualizar.
4. Cambia Activo a Sí o No.

Gestionar la accesibilidad del contenido

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en tu Espacio. 
4. Cambia Visible a Sí o No junto al contenido.

Puedes actualizar el contenido existente en un Espacio desde la Biblioteca de contenido. Cuando lo hagas, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Descubre cómo actualizar el contenido de un Espacio.

Cómo funciona el archivado

• El contenido archivado no afecta a tu límite de activos.
• Puedes restaurarlo en cualquier momento y se podrá buscar de nuevo.
• Eliminar contenido de un Espacio no afecta al historial de datos de las visitas. Si seleccionas Eliminar en la Biblioteca de contenido, el contenido se moverá a la carpeta Contenido eliminado, no a la papelera. Se eliminará de forma permanente al cabo de 30 días. Más información sobre la eliminación de contenido.
• Los visitantes no reciben ninguna notificación sobre los cambios a menos que las notificaciones automáticas estén activadas.

Mover contenido en un Espacio

Para mover elementos: 

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en tu Espacio. 
4. Marca la casilla de verificación junto a cada elemento que quieras mover.
5. Haz clic en Mover.
6. Haz clic en Cambiar para elegir una carpeta de destino.
7. Haz clic en Mover.

Organizar contenido con carpetas del espacio

Organiza el contenido de tu Espacio mediante carpetas, estructuras de carpetas, secciones, plantillas o la función Organizar con IA. Más información sobre la función Organizar con IA para clientes del plan Advanced Data Rooms.

Carpetas y estructuras de carpetas del Espacio

Las carpetas del Espacio te ayudan a agrupar contenido en subcarpetas por fase, tema o flujo de trabajo.

Puedes crear una estructura de carpetas de varias maneras:

• Crear carpetas manualmente.
• Importar desde otro Espacio.
• Usar una plantilla.
• Subir un archivo CSV.
• Usar la función Organizar con IA para generar una estructura.

Cada Espacio puede contener: 

• 2000 activos (Advanced, Enterprise)
• 4000 activos (Advanced Data Rooms)

Cada carpeta puede contener hasta 200 activos, y las subcarpetas cuentan para el límite total de activos de tu Espacio. Las carpetas no se pueden compartir individualmente; sin embargo, el enlace del Espacio sí se puede compartir. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.

Crear una carpeta en un Espacio manualmente

Para crear una sola carpeta:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
4. Haz clic en Crear carpeta.
   •  Para ocultar la carpeta a quienes visiten el espacio, haz clic en Cambiar junto a Las personas que visiten el Espacio podrán ver la carpeta y, a continuación, elige Oculto para quienes visiten el Espacio.
5. Escribe el nombre de la carpeta.
6. Haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y añadir contenido.

Para importar una estructura de carpetas desde otro Espacio:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en Crear espacio.
4. Haz clic en Otro Espacio junto a O importa una estructura de carpetas desde.
5. Escribe el nombre del Espacio en el cuadro de búsqueda.
6. Haz clic en tu Espacio.
7. Haz clic en Añadir a Space.

 

Para importar una estructura de carpetas desde una plantilla:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en Crear espacio.
4. Haz clic en Plantilla junto a O importa una estructura de carpetas desde.
5. Escribe el nombre de la plantilla en el cuadro de búsqueda o haz clic en Mostrar más para ver todas las plantillas disponibles.
6. Elige la plantilla.
7. Haz clic en Añadir a Space.

 

Para importar varias carpetas desde CSV:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
4. Haz clic en Crear carpeta.
5. Haz clic en Importar desde CSV.
   • Nota: Al importar un archivo .csv, el formato debe mostrar la información de indexación en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

Filtrar el contenido como visitante

Para filtrar contenido:

1. Haz clic en Añadidos recientemente. 
2. En Inicio, haz clic en el menú desplegable para filtrar los archivos por los últimos días en que se añadieron. 
   • Nota: Esta función no se mostrará si el administrador la ha desactivado.

 

Gestionar el filtro de contenido como administrador

Para gestionar el filtro de contenido:

1. Haz clic en el Espacio que quieras gestionar. 
2. Haz clic en ☑(más opciones) junto a Vista previa. 
3. Haz clic en Desactivar el filtro añadido recientemente en Experiencia del visitante.

Cuestiones importantes que conviene tener en cuenta

• No se pueden buscar carpetas dentro de un Espacio.
• Agrupar las carpetas en secciones puede mejorar la navegación.
• Cuando se duplica un Espacio, se copian sus carpetas y su contenido.
• Mover contenido entre carpetas no se aplica a las secciones.
• Si reduces la capacidad de tu plan a uno que no admite carpetas de Espacio, esos Espacios se inhabilitarán. Para restaurar el acceso a las carpetas, muévelas a Archivar.

Cómo descargar carpetas, archivos o un índice de un Espacio

Puedes descargar un Espacio completo, una carpeta o archivos específicos de un Espacio. Los clientes de Advanced Data Rooms también pueden descargar el índice de un Espacio. Más información sobre cómo descargar un Espacio o elementos de un Espacio.