Gestionar el contenido en un Espacio de Dropbox DocSend (sala de datos)

Actualización Dec 10, 2025

Tras crear un Espacio, es hora de añadir contenido. Según el plan en el que estés, puedes añadir hasta 4000 recursos a un solo Espacio. Si estás en el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas del Espacio para organizar aún más tu contenido. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.

Puedes avisar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido y mantenerlos al tanto de cualquier cambio en el Espacio que quieras comunicarles. Más información sobre las notificaciones de los Espacios.

Importante:

Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido de un Espacio a menos que se les añada como colaboradores.
De forma automática, los propietarios de la cuenta y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los Espacios, pero se les debe asignar la función de colaborador para que reciban notificaciones sobre las visitas.
- Se les puede asignar la función de colaborador en los Espacios que haga falta.
Cuando el propietario de un Espacio sube contenido directamente en el mismo, los archivos subidos se almacenan de forma automática en las carpetas personales del propietario.
- Solo él podrá ver los archivos, lo que permite mantener la privacidad y el control sobre el documento.

Añadir contenido a un Space

Se puede añadir contenido nuevo a un Espacio antes y después de compartirlo con otras personas.

Importante: Tu biblioteca de inicio también es una carpeta que solo puede contener hasta 200 archivos.

Subir contenido a un Espacio desde tu dispositivo

Para que todos los archivos se añadan a Carpetas compartidas > Archivos subidos al espacio compartido de forma predeterminada:

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en Espacios.
Crea o selecciona un espacio.
Haz clic en Añadir contenido.
Haz clic en Añadir archivos o Añadir carpeta para subir contenido desde tu dispositivo.
- También puedes añadir contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube que tengas vinculadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
Haz clic en Abrir o Subir.
Haz clic en Subir de nuevo para confirmar.

Los archivos que acabas de subir se añadirán a tu espacio.

Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas si quieres que los visitantes reciban un aviso cada vez que alguien añada contenido o actualice un documento en un espacio. Más información sobre las notificaciones de los espacios.

Subir contenido a un espacio desde tu biblioteca

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en Espacios.
Crea o selecciona un espacio.
Haz clic en Añadir contenido.
Selecciona Añadir desde la biblioteca de contenido en el menú desplegable.
Haz clic en Añadir al espacio o en Subir.

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en espacios vacíos.

Importante: Tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se añada a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.

Deshacer la subida de contenido

Si has subido contenido por error y quieres deshacer la acción, haz clic en la X (eliminar) que aparece junto al contenido que quieres eliminar o haz clic en Cancelar.

Solicitar archivos en un espacio

Puedes configurar una solicitud de archivos en tu espacio para que los visitantes puedan subir archivos directamente. Cualquier persona que tenga acceso al espacio podrá ver de inmediato los archivos que se hayan subido. Más información sobre solicitudes de archivos.

Nota: Las solicitudes de archivos de los espacios no tienen su propio enlace, ya que están directamente vinculadas al espacio. Si quieres, puedes eliminar estas solicitudes del espacio y moverlas a la papelera.

Para crear una solicitud de archivo:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en la pestaña Espacios de la barra lateral izquierda.
Haz clic en el espacio del que quieras solicitar archivos.
Haz clic en Solicitar archivos.
Completa los campos necesarios.
Haz clic en Cambiar carpeta para indicar dónde se guardarán los archivos subidos.
Haz clic en Crear solicitud de archivos.
Haz clic en el enlace Seleccionar un espacio para compartir el enlace del espacio y que tu equipo pueda empezar a subir archivos.

Una vez que completes estos pasos, podrás gestionar las solicitudes de archivos directamente desde tu espacio o a través de la página de solicitudes de archivos. Para eliminar una solicitud de archivos de tu espacio, sigue los pasos que se indican en Eliminar contenido de los espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.

Nota: Si eliminas una solicitud de archivos, no podrás recuperarla.

Actualizar contenido en un espacio

El contenido de los espacios se puede inhabilitar o actualizar incluso después de que compartas los enlaces. El proceso es el siguiente:

Para actualizar la accesibilidad de un espacio, cambia Activo a Sí o No.

También podrás habilitar o inhabilitar archivos concretos.

También puedes hacer clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.

Si quieres cambiar los documentos de tu espacio por una versión nueva, podrás actualizarlo desde la página Contenido. Cuando lo hagas, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.

Eliminar contenido de un espacio

Para eliminar el contenido y las carpetas de un espacio, puedes moverlos al archivo. Esta carpeta está diseñada para ayudarte a optimizar y gestionar con facilidad el contenido de tus espacios.

Importante: El contenido que se mueva al archivo se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo a su estado original en el espacio cuando quieras. Los visitantes no pueden visualizar el archivo ni acceder a él.

Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de dos formas:

Arrastrando y soltando el archivo en la Papelera de la barra lateral izquierda.
Haz clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del archivo.
Selecciona Mover a la papelera.

Restaurando contenido

El contenido del archivo se puede mover de nuevo al espacio arrastrándolo y soltándolo desde la Papelera hasta Inicio en la barra lateral izquierda, o haciendo clic en (más opciones) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionando Restaurar al Inicio.

Notas importantes:

Cuando se hacen cambios en un espacio (por ejemplo, si se añade o elimina contenido), los visitantes no reciben ninguna notificación, a menos que se hayan habilitado las notificaciones automáticas.
El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
Al duplicar un espacio, el contenido del archivo no se transferirá.
Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden gestionar y editar el contenido del archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
No se puede añadir contenido nuevo directamente al archivo.
El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de activos del espacio. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.
Eliminar contenido de un espacio no afectará al historial de datos de las visitas. Sin embargo, eliminar contenido de la página de Contenido es permanente e irreversible. Más información sobre cómo eliminar contenido.

Organizar contenido con carpetas del espacio

Nota: Esta función solo está disponible para los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

Al igual que las secciones de un espacio, las carpetas te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esta función también te permite destacar documentos en diferentes etapas o temas y ofrece una experiencia de visualización más intuitiva a los visitantes.

Cada espacio puede contener hasta 2000 activos en total (hasta 4000 activos para clientes de Advanced Data Rooms). Cada carpeta del espacio cuenta para el límite total de activos de dicho espacio y puede contener hasta 200 activos.

Para crear una sola carpeta:

Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
Haz clic en Crear carpeta.
Asigna un nombre a tu carpeta y haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y añadir contenido.

Puedes editar los nombres de las carpetas de tus espacios siempre que quieras. Para hacerlo, haz clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de carpeta.

Nota: El nombre de la carpeta "Inicio" no se puede editar.

Para importar varias carpetas:

Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
Haz clic en el icono Crear nueva carpeta.
Haz clic en Importar desde CSV.

Nota: Al importar un archivo .csv, el formato debe mostrar la información de indexación en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

Importante:

Por ahora no se pueden crear enlaces directos a las carpetas, sino únicamente a los espacios.
Cuando se duplica un espacio, se copian el contenido y las carpetas del espacio original.
Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un espacio, pero esto no se aplica a las secciones del espacio.
No se pueden hacer búsquedas dentro de las carpetas de un espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a los visitantes a visualizar el contenido.

Si pasas del plan Advanced al Standard, se inhabilitarán todos los espacios que utilicen carpetas de espacio. Para reactivar el espacio, puedes:

Mover la carpeta del espacio al archivo.
Mueve primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta de Inicio y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.

Nota: Si una carpeta contiene más de 200 activos, no podrás moverla.

Cómo descargar el índice de un espacio

Nota: Esta función solo está disponible para los clientes de Advanced Data Rooms.

La indexación te permite localizar y hacer referencia a los archivos de manera eficiente sin tener que recordar el nombre del archivo. Los propietarios y colaboradores pueden activar la indexación de un espacio (sala de datos) en cualquier momento. Los valores de indexación deben ser los mismos para todos los usuarios que accedan al espacio (sala de datos), aunque no tengan acceso a ciertos archivos de ese espacio.

Para habilitar la indexación de un espacio (sala de datos):

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en la página Espacios (salas de datos).
Crea un nuevo espacio (sala de datos) o haz clic en uno que ya exista.
Haz clic en Organizar.
Haz clic en Activar la indexación.

Ahora, los usuarios deberían ver una columna de Índice junto a cada activo de su sala de datos. Los documentos se indexarán automáticamente a medida que se suban.

Descargar un índice (administradores o colaboradores)

Para descargar un índice:

Accede a la página Espacios de tu cuenta.
Selecciona un espacio.
Haz clic en ☑ (más opciones) en la parte superior derecha.
Haz clic en Descargar índice.

El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, las URL, los tipos, las descripciones, el estado habilitado y la fecha de la última actualización.