Gestire i contenuti in uno Spazio (data room) Dropbox DocSend

Aggiornato Dec 03, 2025

Una volta creato uno Spazio, è il momento di aggiungere contenuti. A seconda del piano, puoi aggiungere fino a 4.000 risorse in un singolo Spazio. Se sei un utente dei piani Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puoi utilizzare le cartelle dello Spazio per organizzare ulteriormente i tuoi contenuti. Scopri di più sulle limitazioni al caricamento dei file.

Puoi avvisare i tuoi visitatori ogni volta che aggiorni i contenuti, informandoli di eventuali modifiche allo Spazio che desideri condividere. Scopri di più sulle Notifiche dello Spazio.

Importante:

i membri del team non possono visualizzare in anteprima i contenuti in uno Spazio a meno che non vengano aggiunti come collaboratori.
I proprietari degli account e gli amministratori di team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso di un collaboratore in tutti gli Spazi, ma, per ricevere le notifiche delle visite, devono essere aggiunti come collaboratori.
- I proprietari degli account e gli amministratori di team possono aggiungersi autonomamente come collaboratori agli Spazi, se necessario.
Quando il proprietario di uno Spazio carica contenuti direttamente in uno Spazio, i file caricati vengono automaticamente archiviati nelle cartelle personali del proprietario.
- I file saranno visibili solo al proprietario dello Spazio, preservando la privacy e il controllo sul documento.

Aggiungere contenuti a uno Space

È possibile aggiungere nuovi contenuti a uno Spazio prima e dopo la sua condivisione con visitatori esterni.

Importante: la tua libreria Home è anche una cartella che può contenere fino a 200 file.

Caricare contenuti in uno Spazio dal tuo dispositivo

Per garantire che tutti i file vengano aggiunti a Cartelle condivise > Caricamenti di Spazio condiviso per impostazione predefinita:

Accedi a docsend.com.
Fai clic su Spazi.
Crea o seleziona uno Spazio esistente.
Fai clic su Aggiungi contenuto.
Fai clic su File o Cartella per aggiungere contenuti dal tuo dispositivo.
- Puoi anche aggiungere contenuti da account di archiviazione cloud collegati come Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.
Fai clic su Apri o Carica.
Fai nuovamente clic su Carica per confermare.

I file appena caricati dovrebbero ora essere aggiunti al tuo Spazio.

Nota: puoi impostare notifiche automatiche per i visitatori che li avviseranno ogni volta che viene aggiunta una nuova versione di un documento o un nuovo contenuto a uno Spazio. Scopri di più sulle notifiche dello Spazio.

Caricare contenuti in uno Spazio dalla tua libreria

Accedi a docsend.com.
Fai clic su Spazi.
Crea o seleziona uno Spazio esistente.
Fai clic su Aggiungi contenuti.
Seleziona Aggiungi dalla libreria dei contenuti dal menu a discesa.
Fai clic su Aggiungi a Spazio o Carica.

Puoi anche spostare il contenuto trascinandolo in Spazi vuoti.

Importante: per impostazione predefinita, tutti gli Spazi che crei sono visibili ai tuoi colleghi del team, incluso il nome dello Spazio e la struttura delle cartelle. I proprietari dell'account, gli amministratori team e i collaboratori possono visualizzare tutti i contenuti aggiunti a uno Spazio, anche se si trovano in una cartella personale o non hanno accesso alla posizione in cui tali contenuti sono archiviati nella libreria. Scopri di più sulla collaborazione in uno Spazio.

Annullare il caricamento dei contenuti

Se hai caricato il contenuto sbagliato e desideri annullare l'azione, fai clic su X (rimuovi) accanto al contenuto che desideri rimuovere o su Annulla.

Richiedere file in uno Spazio

Puoi impostare una richiesta di file nel tuo Spazio in modo che i visitatori possano caricare i file direttamente al suo interno. Tutti i file caricati saranno immediatamente visibili a chiunque abbia accesso al tuo Spazio. Scopri di più sulle richieste di file.

Nota: una richiesta di file dello Spazio non ha un proprio link in quanto è direttamente collegata allo Spazio stesso. Le richieste di file dello Spazio possono essere rimosse e collocate nella cartella Cestino dello Spazio.

Per creare una richiesta di file:

Accedi al tuo account DocSend.
Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
Fai clic sullo Spazio da cui desideri richiedere file.
Fai clic su Richiedi file.
Completa i campi della richiesta di file.
Fai clic su Modifica cartella per aggiornare la posizione in cui verranno archiviati i file caricati.
Fai clic su Crea richiesta di file.
Fai clic su Seleziona il link di uno Spazio per condividerlo e iniziare a raccogliere i file caricati.

Una volta completata la procedura, puoi gestire le tue richieste di file dello Spazio direttamente da quest'ultimo o tramite la pagina delle richieste di file. Per rimuovere una richiesta di file dello Spazio da quest'ultimo, puoi seguire i passaggi disponibili in Rimuovi contenuti dagli Spazi. Se vuoi eliminare la richiesta, puoi farlo dalla pagina delle richieste di file.

Nota: l'eliminazione di una richiesta di file non può essere annullata.

Aggiornare contenuti in uno Spazio

Il contenuto negli Spazi può essere disattivato o aggiornato anche dopo la condivisione del link allo Spazio. Ecco come funziona:

Per aggiornare l'accessibilità di uno Spazio, imposta Attivo su Sì o No.

Allo stesso modo, i singoli contenuti possono essere attivati o disattivati.

Puoi anche fare clic su ☑ (altre opzioni) a destra del nome dello Spazio per visualizzare in anteprima il contenuto, modificare la descrizione, aggiornare la miniatura o archiviare il contenuto.

Puoi aggiornare i contenuti esistenti nello Spazio con una nuova versione aggiornandoli dalla pagina Contenuti. Quando aggiorni i contenuti, tutti i link associati si aggiorneranno automaticamente per corrispondere all'ultima versione. Scopri di più sull'aggiornamento di un documento esistente.

Rimuovere contenuti da uno Spazio

Puoi rimuovere contenuti e cartelle da uno Spazio spostandoli nell'archivio. La cartella Cestino è progettata per aiutarti a gestire facilmente i contenuti all'interno di uno Spazio.

Importante: i contenuti spostati nell'archivio vengono archiviati, non eliminati e, in qualsiasi momento, possono essere ripristinati allo stato originale nello Spazio. L’archivio non è visibile o accessibile ai visitatori.

Puoi spostare i contenuti da uno Spazio all'archivio in due modi:

Trascina il file nel Cestino nella barra laterale sinistra.
Fai clic su ☑ (altre opzioni) a destra del nome del file.
Seleziona Sposta nel Cestino.

Ripristinare contenuti

Il contenuto dell'archivio può essere spostato di nuovo nello Spazio trascinandolo dal Cestino in Home nella barra laterale sinistra, oppure facendo clic su (altre opzioni) a destra del file, quindi selezionando Ripristina in Home.

Note importanti.

I visitatori non vengono avvisati attivamente quando vengono apportate modifiche, come l'aggiunta o la rimozione di contenuti, all'interno di uno Spazio, a meno che non siano abilitate le notifiche automatiche.
Non sarà più possibile ricercare i contenuti nell'archivio utilizzando la barra di ricerca. Tuttavia, dall'archivio è possibile ricercare il contenuto recuperato.
Il contenuto dell'archivio non verrà spostato quando si duplica uno Spazio.
I proprietari dello Spazio e i collaboratori possono gestire e modificare i contenuti nell'archivio, ad esempio riordinando e modificando i campi di testo.
Non è possibile aggiungere contenuti direttamente all'archivio.
I contenuti e le cartelle presenti nell’archivio non contano ai fini del raggiungimento del limite di risorse dello Spazio. Scopri di più sulle limitazioni al caricamento dei file.
La rimozione di contenuti da uno Spazio non influirà sui dati storici delle visite. Tuttavia, l'eliminazione di contenuti dalla relativa pagina è permanente e irrevocabile. Scopri di più sull'eliminazione di contenuti.

Organizzare i contenuti con le cartelle dello Spazio

Nota: questa funzionalità è limitata ai clienti con piani Advanced, Advanced Data Rooms ed Enterprise.

Come le sezioni dello Spazio, le cartelle dello Spazio ti consentono di organizzare i contenuti in sottocartelle. Questa funzionalità può anche essere utilizzata per evidenziare documenti in diversi stadi di completamento o con diversi argomenti, così da fornire un'esperienza di visualizzazione più fluida per i visitatori.

Ogni Spazio può contenere fino a 2.000 risorse in totale (fino a 4.000 risorse per i clienti Advanced Data Rooms). Ogni cartella dello Spazio conta ai fini del raggiungimento del limite totale di risorse per quello Spazio e può contenere fino a 200 risorse.

Per creare una singola cartella:

Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
Fai clic su Crea cartella.
Assegna un nome alla cartella e fai clic su Crea.

Ora puoi fare clic sulla nuova cartella e aggiungere contenuti.

I nomi delle cartelle dello Spazio possono essere modificati in qualsiasi momento. Puoi modificare il nome facendo clic su ☑ (altre opzioni) a destra del nome del file, quindi selezionando Modifica nome cartella.

Nota: il nome della cartella "Home" non può essere modificato.

Per importare più cartelle:

Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
Fai clic sull'icona Crea nuova cartella.
Fai clic su Importa da CSV.

Nota: quando si importa un file .csv, il formato dovrebbe mostrare le informazioni di indicizzazione nella colonna A e i nomi delle cartelle nella colonna B.

Importante:

Al momento, non è possibile condividere link diretti alle cartelle dello Spazio, ma solo i link generali dello Spazio.
La duplicazione di uno Spazio comporta il trasferimento dei contenuti e delle cartelle esistenti.
Puoi spostare documenti e cartelle in cartelle diverse all'interno di uno Spazio. Tuttavia, ciò non si applica alle sezioni dello Spazio.
Le cartelle non possono essere oggetto di ricerca all'interno di uno Spazio. Tuttavia, il raggruppamento delle cartelle in sezioni può aiutare a migliorare l'esperienza di visualizzazione del visitatore.

Il downgrade da Advanced a Standard disattiverà tutti gli Spazi che utilizzano le cartelle dello Spazio. Per riattivare lo Spazio, puoi:

Spostare la cartella dello Spazio nell'archivio.
Spostare prima i contenuti dalla cartella dello Spazio nella cartella Home, quindi spostare la cartella dello Spazio nell'archivio.

Nota: non è possibile spostare una cartella dello Spazio se contiene più di 200 risorse.

Come scaricare l'indice di uno Spazio

Nota: questa funzionalità è limitata ai clienti Advanced Data Rooms.

L'indicizzazione consente di individuare e fare riferimento in modo efficiente ai file senza dover ricordarne il nome. I proprietari e i collaboratori possono attivare l'indicizzazione per uno Spazio (data room) in qualsiasi momento. I valori dell'indice dovrebbero essere gli stessi per qualsiasi utente che visualizza lo Spazio (data room), anche se non ha accesso a determinati file all'interno di tale Spazio.

Per abilitare l'indicizzazione per uno Spazio (data room):

Accedi a DocSend.com.
Fai clic sulla pagina Spazi (data room).
Crea un nuovo Spazio (data room) o fai clic su uno Spazio (data room) esistente.
Fai clic su Organizza.
Fai clic su Attiva indicizzazione.

Gli utenti dovrebbero ora vedere una colonna Indice accanto a ciascuna risorsa nella loro data room. I documenti verranno indicizzati automaticamente man mano che vengono caricati.