在 Dropbox DocSend 中建立資料室群組

已更新 Dec 05, 2025

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本文介紹的功能適用於 DocSend Advanced Data Rooms 方案的使用者。

概要

Space 協作區就是所謂的虛擬資料室 (VDR)。資料室可用來分類、管理大量資料,並透過單一連結與他人共享。現在只要送出群組邀請,就可以輕鬆共享資料室。群組功能簡化了安全設定,限制只有經核准的人員可以存取或編輯資料室中的文件。

建立資料室群組

Space 協作區又稱為資料室,讓您能以兩種方式與他人共享大量內容。 建立群組並設定核准成員名單,或是建立資料室連結。

群組功能簡化了安全機制,可更容易確保只有獲得授權的個人可取得資料室內容的存取權限。使用者必須登記在資料室成員名單中,並使用自己的電子郵件地址通過驗證,才能存取資料室。使用連結分享內容時可以設定類似的允許名單和電子郵件驗證選項。

請注意:連結和群組的運作機制不同,使用連結時只要複製貼上就可以分享,群組邀請則會直接從 DocSend 傳送至收件者的信箱。進一步瞭解群組與連結的差別。

設定群組的方法如下:

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄的 [Space 協作區] 分頁。
  3. 按一下要建立群組的資料室。
  4. 按一下 [共享]。
  5. 按一下 [建立群組]
  6. 輸入群組名稱
  7. 在 [安全性設定] 下方開啟所需權限。
    • 允許下載:允許資料室訪客下載資料室資產。
    • 新增浮水印:在資料室文件中加上浮水印。
    • 需簽署協議才能查看:要求訪客簽署保密協議 (NDA) 後才能查看文件。
      • 請注意:安全性設定會套用到整個資料室。
  1. 按一下 [建立群組]

建立群組後,可以按一下資料室旁邊的鎖頭圖示,對特定檔案和資料夾套用權限。

如何邀請群組成員加入您的 Space 協作區(資料室)

請注意:
每天可邀請的人數取決於您的方案:

  • 訂閱 DocSend Advanced Data Rooms (ADR) 付費方案的用戶,每天最多可傳送 2,000 個群組邀請。
  • 試用版使用者每天最多可傳送 50 個群組邀請。

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄中的 [使用權限]
  3. 按一下 [使用權限] 下方的 [群組] 索引標籤。
  4. 按一下 [邀請]。
  5. 在 [新增電子郵件] 欄位中新增電子郵件地址。
    • 選填:新增訊息。
  6. 按一下 [邀請]。

收件者隨即會收到附有資料室邀請的電子郵件。

群組成員資格和訪客驗證

如果訪客的電子郵件地址尚未登記在成員名單中,即使擁有連結,仍無權瀏覽群組資料室的內容。這個機制將未經授權的存取或意外洩漏機密資訊的可能性降到最低。
群組成員必須輸入並驗證電子郵件地址才能存取資料室。

備註 :

  • 群組成員資格的變動(受邀或遭移除的成員)會記載於稽核紀錄檔中。進一步瞭解資料室稽核紀錄檔。
  • 群組採行最低權限原則,也就是預設為拒絕存取,只依例外放行,因此沒有封鎖名單。訪客必須明確獲得權限,才能存取群組 Space 協作區(資料室)中的內容。
  • 邀請訪客時,您可以透過 CSV 檔案匯入電子郵件地址;Advanced 方案可匯入 500 個,Advanced Data Rooms 方案額度則可匯入 2,000 個。

編輯群組設定和權限

自訂群組的方式有以下幾種:
  • 群組名稱:設定並儲存獨特的名稱,方便識別群組。
  • 允許下載:將此選項切換為開啟,即可允許訪客下載和列印 Space 協作區中的所有文件。
  • 新增浮水印:將此選項切換為開啟,即可在文件中加上浮水印。
  • 需簽署協議才能查看:將此選項切換為開啟,即可要求成員簽署協議後才能查看 Space 協作區中的文件。
  • 傳送提醒電子郵件:傳送提醒電子郵件給尚未造訪此儲存空間的訪客。您可以安排在稍後日期傳送此電子郵件。

備註 :

  • 稽核紀錄檔會顯示建立提醒電子郵件的人、傳送提醒的時間,以及收到提醒的人。
  • 只有擁有者和協作者可以建立和編輯群組。

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