在 Dropbox DocSend 中建立資料室群組

建立資料室群組

分享資料室的方法有兩種：

• 群組：邀請特定人員，並透過成員名單控制存取權限。
• 連結：透過具有選用安全性設定的連結共享存取權限。

群組功能提供更多控制權，確保只有經核准的成員才能存取資料室。訪客必須新增至群組，並使用其電子郵件地址進行驗證，才能取得存取權限。連結可以自由分享，群組邀請則會直接從 DocSend 傳送至每位收件者的信箱，兩者的運作機制不同。進一步瞭解群組與連結的差別。

如何建立群組

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
3. 按一下要建立群組的資料室。
4. 按一下 [共享]。
5. 按一下 [建立群組]。
6. 輸入群組名稱。
7. 配置安全性設定：
   
   • 允許下載：允許訪客下載內容。
   • 新增浮水印：在文件中新增浮水印。
   • 需簽署協議才能查看：要求訪客簽署保密協議 (NDA) 後才能存取內容。
     • 請注意：這些設定會套用到整個資料室。

8. 按一下 [建立群組]。

建立群組後，可以按一下鎖定檔案或資料夾圖示，對特定檔案和資料夾套用權限。

如何邀請群組成員加入 Space 協作區（資料室）

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [使用權限]。
3. 按一下 [群組]。
4. 按一下 [邀請]。
5. 輸入電子郵件地址。
   • 選填：新增訊息。
6. 按一下 [邀請]。

收件者會收到存取資料室的電子郵件邀請。

新使用者的邀請限制可能會有所不同，並會隨時間增加。如果您需要更高的限制，請聯絡支援服務。在 Advanced Data Rooms 方案中，您可以使用 CSV 檔案匯入電子郵件地址。

群組存取權限和驗證

群組存取權限僅限於受邀使用者：

• 只有新增至群組的使用者才能存取資料室。
• 即使使用者擁有連結，也需要電子郵件驗證才能存取。
• 群組成員資格的變動（如受邀或遭移除的成員）會記載於稽核紀錄檔中。進一步瞭解資料室稽核紀錄檔。
• 為了防止濫用，DocSend 使用自動化系統來偵測可疑活動。如果帳戶被標記，則可能會限制傳送新群組邀請或新增新成員的功能，但仍然可以管理現有群組（例如，移除成員或刪除群組）。

編輯群組設定和權限

只有擁有者和協作者可以建立及管理群組。

• 群組名稱：設定並儲存獨特的名稱，方便識別群組。
• 允許下載：切換為開啟，即可允許訪客下載和列印 Space 協作區中的所有文件。
• 新增浮水印：切換為開啟，即可在文件中加上浮水印。
• 需簽署協議才能查看：切換為開啟，即可要求成員簽署協議後才能查看 Space 協作區中的內容。
  
• 傳送提醒電子郵件：傳送提醒電子郵件給尚未造訪此儲存空間的訪客。您可以安排在稍後日期傳送此電子郵件。
  • 請注意：稽核紀錄檔會追蹤提醒電子郵件活動。