Mencipta kumpulan bilik data dalam Dropbox DocSend

Ruang adalah gelaran untuk bilik data maya (VDR) kami. Bilik data membolehkan anda mengatur dan berkongsi jumlah kandungan yang besar menggunakan satu pautan. Anda juga boleh berkongsi akses melalui kumpulan, yang membolehkan anda menjemput orang tertentu dan mengawal siapa yang boleh melihat atau  menyumbang kepada bilik data anda.

 

Mencipta kumpulan bilik data

Anda boleh berkongsi bilik data dalam dua cara:

• Kumpulan: Jemput orang tertentu dan kawal akses melalui senarai ahli.
• Pautan: Kongsi akses melalui pautan dengan tetapan keselamatan pilihan.

Kumpulan memberikan lebih banyak kawalan dengan memastikan hanya ahli yang diluluskan boleh mengakses bilik data. Pelawat mesti ditambah ke kumpulan dan mengesahkan dengan e-mel mereka untuk mendapatkan akses. Tidak seperti pautan yang boleh dikongsi secara bebas, jemputan kumpulan dihantar terus dari DocSend ke alamat e-mel setiap penerima. Ketahui lagi tentang perbezaan antara kumpulan dan pautan.

Cara mencipta kumpulan

1. Log masuk ke docsend.com.
2. Klik Space dalam bar sisi kiri.
3. Klik bilik data yang ingin diciptakan kumpulan.
4. Klik Kongsi.
5. Klik Cipta kumpulan. 
6. Masukkan Nama kumpulan. 
7. Konfigurasikan tetapan keselamatan:
   
   • Benarkan muat turun: Benarkan pelawat memuat turun kandungan.
   • Tambah tera air: Menambah tera air pada dokumen.
   • Wajibkan perjanjian untuk melihat: Mewajibkan pelawat menandatangani perjanjian kerahsiaan (NDA) sebelum mengakses kandungan. 
     • Perhatian: Tetapan ini terpakai untuk seluruh bilik data.

8. Klik Cipta kumpulan. 

Setelah mencipta kumpulan, anda boleh menggunakan keizinan untuk fail dan folder tertentu dengan mengklik (kunci fail atau folder).

Cara menjemput ahli kumpulan ke Ruang (bilik data)

1. Log masuk ke docsend.com.
2. Klik Keizinan dalam bar sisi sebelah kiri. 
3. Klik Kumpulan.
4. Klik Jemput.
5. Taip alamat e-mel. 
   • Tidak wajib: Tambah mesej.
6. Klik Jemput.

Penerima akan menerima jemputan e-mel untuk mengakses bilik data.

Had jemputan mungkin berbeza-beza untuk pengguna baharu dan meningkat dari semasa ke semasa. Jika anda memerlukan had yang lebih tinggi, hubungi sokongan. Dalam pelan Advanced Data Rooms, anda boleh mengimport alamat e-mel menggunakan fail CSV.

Akses dan pengesahan kumpulan

Akses kumpulan terhad kepada pengguna jemputan sahaja:

• Hanya pengguna yang ditambah ke kumpulan boleh mengakses bilik data.
• Akses memerlukan pengesahan e-mel, walaupun pengguna mempunyai pautan.
• Perubahan pada keahlian kumpulan (seperti mana-mana ahli yang dijemput atau dibuang) boleh didapati dalam log audit.  Ketahui lebih lanjut mengenai log audit bilik data. 
• Untuk membantu mencegah penyalahgunaan, DocSend menggunakan sistem automatik untuk mengesan aktiviti yang mencurigakan. Jika akaun ditandakan, keupayaan untuk menghantar jemputan kumpulan baharu atau menambah ahli baharu mungkin disekat, sementara kumpulan sedia ada masih boleh diuruskan (contohnya, membuang ahli atau menghapuskan kumpulan).

Menyunting tetapan dan keizinan kumpulan

Pemilik dan kolaborator sahaja yang boleh mencipta dan menguruskan kumpulan. 

• Nama kumpulan: Anda boleh menetapkan dan menyimpan nama unik untuk mengenal pasti kumpulan anda.
• Benarkan muat turun: Togol kepada hidup untuk membenarkan pelawat memuat turun dan mencetak semua dokumen dalam Ruang anda. 
• Tambah tera air: Togol kepada hidup untuk meletakkan tera air pada dokumen anda.
• Wajibkan Perjanjian untuk melihat: Togol kepada hidup untuk mewajibkan ahli menandatangani perjanjian sebelum mereka melihat kandungan dalam Ruang anda.
  
• Hantar e-mel peringatan: Hantar e-mel peringatan kepada pelawat yang belum melayari Ruang tersebut. Anda boleh menjadualkan e-mel ini untuk dihantar pada tarikh akan datang. 
  • Perhatian: Aktiviti e-mel peringatan dijejaki dalam log audit.