So verwalten Sie Inhaltsordner in Dropbox DocSend

In der Inhaltsbibliothek können Sie Ordner verwenden, um Ihre Inhalte zu organisieren. Sie können Ordner erstellen, um Inhalte nach Team, Interessent oder Kunde oder sogar Dokumenttyp zu trennen.

• Team-Ordner können verwendet werden, um öffentliche Inhalte zu speichern und anzuordnen, auf die Ihr Team Zugriff hat. Wenn Dateien, die sich in Team-Ordnern befinden, einem Raum hinzugefügt werden, sind sie für jedes Teammitglied sichtbar, das Zugriff auf diesen Raum hat. Team-Ordner finden Sie im Abschnitt Team-Ordner auf der Seite „Inhaltsbibliothek“.

• Persönliche Ordner eignen sich perfekt zum Speichern privater oder sensibler Dokumente. Dieser Abschnitt ist für jeden Nutzer privat und ist für andere Nutzer des Kontos nicht sichtbar oder zugänglich.
  • Wenn in einem persönlichen Ordner gespeicherte Inhalte zu einem Raum hinzugefügt werden, sehen Teammitglieder nur den Dateinamen mit einem Sperrsymbol, das auf eingeschränkten Zugriff hinweist.

Einen Ordner erstellen

Sie können ganz einfach einen neuen Ordner oder Unterordner in der Inhaltsbibliothek erstellen:

So erstellen Sie einen neuen Ordner:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Inhaltsbibliothek.
2. Klicken Sie auf Team-Ordner oder Persönliche Ordner.
3. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
4. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen.
5. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.

Sie können nun Inhalte in den neuen Ordner hochladen oder vorhandene Inhalte per Drag & Drop in den Ordner ziehen.

Die Inhaltsbibliothek zeigt die kombinierte Anzahl der letzten Besuche jeder Datei in Ihrem Ordner an, die sowohl die Aktivität des Unternehmens als auch die der externen Besucher widerspiegelt.

So erstellen Sie einen Ordner in einem Raum:

1. Klicken Sie auf den Raum, in dem Sie einen Ordner erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf das Ordnersymbol (Ordner hinzufügen) oben rechts in der Ecke.
3. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen.
4. Klicken Sie auf Erstellen oder Aus CSV-Datei importieren.

Sie können sehen, wie viele Elemente sich in einem Ordner befinden und welche Arten von Dateien sich in einem Raum befinden.

Ordner verwalten

Auf der Seite „Inhalt“ können Sie zusätzliche Aktionen ausführen, um Ihre Inhaltsordner zu verwalten. Wenn Sie mit der Maus über einen Ordner fahren und auf „…“ (weitere Optionen) klicken, können Sie Folgendes tun:

• Freigeben: Erstellen Sie einen Link zu einem Raum, der alle Dokumente im Ordner enthält.
• Ordner hinzufügen: Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner.
• Umbenennen: Benennen Sie einen Ordner um.
• Dateien anfordern: Verwenden Sie das Formular, um Dateien von einem Konto anzufordern.
• Löschen: Löschen Sie einen Ordner. Wenn Sie dies tun, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, bevor der Ordner gelöscht wird.

Sie können Inhalte auch verschieben, indem Sie sie per Drag & Drop in einen anderen Ordner ziehen. Folgendes sollten Sie beim Verschieben von Inhalten in andere Ordner beachten:

• Das Verschieben von Inhalten aus einem Team-Ordner in einen anderen Team-Ordner hat in der Regel keine Auswirkungen auf den Inhalt oder seine Sichtbarkeit.
• Durch das Verschieben von Inhalten aus einem persönlichen Ordner in einen Team-Ordner wird der Inhalt sofort für Ihr Team freigegeben und andere Nutzer können ihn sehen.
• Das Verschieben von Inhalten aus einem Team-Ordner in einen persönlichen Ordner entfernt sofort die Links aller Teamkollegen und verhindert, dass andere Nutzer auf die Inhalte zugreifen können. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, bevor der Inhalt verschoben wird.
  
  

Index eines Raumes herunterladen

Ein Datenraumindex enthält einen Inhaltsbaum, der eine Aufschlüsselung aller Ordner und Dateien in einem Raum enthält. Admins, andere Nutzer und externe Besucher können den Index eines Raumes in einer CSV-Datei herunterladen, die Metadaten für jedes darin enthaltene Element enthält. Erfahren Sie mehr über das Herunterladen des Index eines Raumes.

• Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, verwenden Sie Team-Ordner für Dokumente, die von mehreren Teammitgliedern überprüft werden müssen.
• Verwenden Sie für vertrauliche Dokumente oder Dokumente in Entwurfsform persönliche Ordner, um die Kontrolle darüber zu behalten, wer auf sie zugreifen kann.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Inhalte in Ihren persönlichen und Team-Ordnern, um sicherzustellen, dass die richtigen Dateien für die Nutzer zugänglich sind, die wirklich Zugriff darauf benötigen.
• Sie können Dateien per Drag & Drop aus einem Team-Ordner in einen persönlichen Ordner ziehen und umgekehrt. Erfahren Sie mehr über Inhaltsordner.
  • Hinweis: Die Datenschutz- und Zugriffseinstellungen ändern sich, wenn Sie Dateien aus einem Team-Ordner in einen persönlichen Ordner verschieben und umgekehrt.