Zo beheer je Dropbox DocSend-inhoudsmappen

In de Materiaalbibliotheekkun je mappen gebruiken om je materiaal te organiseren. Je kunt mappen aanmaken om materiaal te scheiden op basis van team, prospect of klant, en zelfs op documenttype.

• Teammappen kunnen worden gebruikt om openbaar materiaal waar je team toegang toe heeft op te slaan en te ordenen. Wanneer bestanden in teammappen worden toegevoegd aan een Space, zijn ze zichtbaar voor iedereen in het team die toegang heeft tot die Space. Teammappen zijn te vinden in het gedeelte Teammappen op de pagina Materiaalbibliotheek.

• Persoonlijke mappen zijn ideaal voor het opslaan van privé- of gevoelige documenten. Dit gedeelte is privé voor elke gebruiker en niet zichtbaar of toegankelijk voor andere gebruikers in het account.
  • Wanneer materiaal dat is opgeslagen in een persoonlijke map wordt toegevoegd aan een Space, zien teamleden alleen de bestandsnaam met een slotpictogram, wat aangeeft dat de toegang beperkt is.

Een map maken

Je kunt eenvoudig een nieuwe map of submap aanmaken in de Materiaalbibliotheek:

Een nieuwe map aanmaken:

1. Klik op Materiaalbibliotheek in de linkerzijbalk.
2. Klik op Teammappen of Persoonlijke mappen.
3. Klik op Map aanmaken.
4. Geef de map een naam.
5. Klik op Add folder.
6. Klik op Bevestigen.

Je kunt nu materiaal naar de nieuwe map uploaden of bestaand materiaal naar de map slepen.

De Materiaalbibliotheek toont het gecombineerde aantal recente bezoeken aan elk bestand in je map, wat zowel de activiteit van het bedrijf als de externe bezoekers weerspiegelt.

Een map aanmaken binnen een Space:

1. Klik op de Space waarin je een map wilt maken.
2. Klik op het mappictogram (map toevoegen) in de rechterbovenhoek.
3. Geef de map een naam.
4. Klik op Maken of Importeren vanuit CSV.

Je kunt zien hoeveel items er in een map staan en de soorten bestanden binnen een Space.

Mappen beheren

Op de pagina 'Materiaal' kun je meer acties uitvoeren om je materiaalmappen te beheren. Als je met de muis over een map beweegt en op '…' (meer opties) klikt, kun je het volgende doen:

• Delen: maak een Space-link met alle documenten in de map.
• Map toevoegen: maak een nieuwe map of submap aan.
• Hernoemen: een map hernoemen.
• Bestanden aanvragen: gebruik het formulier om bestanden van een account aan te vragen.
• Verwijderen: een map verwijderen. Wanneer je dit doet, verschijnt er een bevestigingsbericht voordat de map wordt verwijderd.

Je kunt ook materiaal verplaatsen door het naar een andere map te slepen. Houd bij het verplaatsen van materiaal naar andere mappen rekening met het volgende:

• Het verplaatsen van materiaal van teammap naar teammap heeft doorgaans geen effect op het materiaal of de zichtbaarheid ervan.
• Als jemateriaal verplaatst van een persoonlijke map naar een teammap wordt het materiaal onmiddellijk gedeeld met je team en kan deze worden bekeken door andere gebruikers.
• Als je materiaal verplaatst van een teammap naar een persoonlijke map, worden eventuele links van teamleden onmiddellijk verwijderd en hebben andere gebruikers geen toegang meer tot het materiaal. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven voordat het materiaal wordt verplaatst.
  
  

De index van een Space downloaden

De index van een Space bevat een inhoudsstructuur met een overzicht van alle mappen en bestanden in die Space. Beheerders, medewerkers en externe bezoekers kunnen de index van een Space downloaden als CSV-bestand, dat metagegevens bevat voor elk item. Meer informatie over het downloaden van de index van een Space.

• Gebruik teammappen voor documenten die door meerdere teamleden moeten worden bekeken om de samenwerking te vergemakkelijken.
• Gebruik voor vertrouwelijke documenten of concepten persoonlijke mappen om controle te houden over wie toegang heeft.
• Controleer het materiaal in je persoonlijke mappen en teammappen regelmatig om er zeker van te zijn dat de juiste bestanden toegankelijk zijn voor de gebruikers die deze toegang daadwerkelijk nodig hebben.
• Je kunt bestanden van een teammap naar een persoonlijke map slepen en omgekeerd. Meer informatie over materiaalmappen.
  • Opmerking: de privacy- en toegangsinstellingen worden gewijzigd wanneer je bestanden verplaatst van een teammap naar een persoonlijke map en omgekeerd.