Een Space (gegevensruimte) aanmaken in Dropbox DocSend

Spaces zijn onze virtuele gegevensruimtes (VDR’s). Je kunt een Space aanmaken vanaf de pagina Spaces of vanuit bestanden of mappen op de pagina Materiaal. Elk account kan een eigen Space hebben, of je kunt meerdere links naar dezelfde Space aanmaken voor flexibel delen van materiaal. Het tabblad Spaces toont een overzicht van je Spaces, en het selecteren van Teamspaces in de vervolgkeuzelijst toont alle Spaces die door je team zijn aangemaakt

Een nieuwe Space aanmaken 

Om een nieuwe Space aan te maken:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op Space aanmaken of kies een sjabloon om aan de slag te gaan.

Standaard is de titel van de Space ‘Untitled’. Je kunt dit bewerken door op de titel te klikken om je eigen titel te schrijven. Je kunt ook op dezelfde manier een ondertitel toevoegen.

Zodra je Space is aangemaakt, kun je materiaal toevoegen, de achtergrond en het logo aanpassen, en meer. Meer informatie over het beheren van materiaal in een Space en het aanpassen van een Space.
 

Een Space aanmaken vanuit de Materiaalbibliotheek

Je kunt op meerdere manieren een Space rechtstreeks vanuit de Materiaalbibliotheek aanmaken.

Om een Space aan te maken vanuit de Materiaalbibliotheek:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Materiaalbibliotheek.
3. Selecteer de map die je wilt gebruiken om een Space aan te maken.
4. Klik op Delen.
5. Configureer je gewenste linkinstellingen.
6. Klik op Link maken.
7. Je kunt nu je link kopiëren en plakken om te beginnen met delen.

Je wordt doorgestuurd naar je nieuw aangemaakte Space.

Om een nieuwe Space aan te maken vanuit de Materiaalbibliotheek met behulp van multi-select:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Materiaalbibliotheek.
3. Selecteer de bestanden en mappen die je in je nieuwe Space wilt hebben.
4. Klik op Delen als Space. 

Je wordt naar je nieuwe Space geleid met de geselecteerde bestanden en mappen. 

Spaces aanmaken vanuit mappen

Je kunt ook een Space aanmaken vanuit geüploade mappen op de pagina Materiaalbibliotheek, waardoor het nog eenvoudiger wordt om een Space aan te maken en bestaand materiaal te beheren.

Om een Space aan te maken vanuit een map:

1. Klik op Materiaalbibliotheek.
2. Klik op   (meer opties).
3. Klik op Delen als Space.
4. Configureer je gewenste linkinstellingen.
5. Klik op Link maken.
6. 6. Je wordt doorgestuurd naar je nieuw aangemaakte Space.
7. Klik op Link kopiëren om je nieuwe Space te delen.

Automatisch aangemaakte Space-mappen

Een map maken in een Space

1. Klik op de Space waarin je een map wilt maken.
2. Klik op Map maken in de rechterbovenhoek.
3. Geef de map een naam.
4. Klik op Maken of Importeren vanuit CSV.

Je kunt zien hoeveel items er in een map staan en de soorten bestanden binnen een Space.

Links en instellingen van een Space

Zodra je Space is geconfigureerd en klaar is om te delen, is het aanmaken van een link net zo eenvoudig.

Een Space-link aanmaken via Delen binnen een geselecteerde Space:

1. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
2. Klik op de naam van de Space die je wilt delen.
3. Klik op Delen in de rechterbovenhoek.
4. Klik op Link maken.
5. Configureer je gewenste linkinstellingen.
6. Klik op Link kopiëren om de Space-link te delen.
   

Een Space-link aanmaken binnen het tabblad Spaces:

1. Klik op de Space waarvoor je een link wilt aanmaken.
2. Klik op Delen.
   
3. Klik op Link aanmaken.
4. Configureer je gewenste linkinstellingen.
5. Klik op Link kopiëren om te delen.
   
   

Instellingen van links

Net als bij materiaallinks kun je de instellingen voor een Space-link op elk gewenst moment bewerken.

1. Klik op de naam van de Space waarvoor je de linkinstellingen wilt wijzigen.
2. Klik op Delen.
3. Klik op   (bewerkingspictogram).
   
4. Configureer je linkinstellingen.

Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Meer informatie over gedetailleerde Space-machtigingen.

De index van een Space downloaden

De index van een Space bevat een inhoudsstructuur met een overzicht van alle mappen en bestanden in die Space. Beheerders, medewerkers en externe bezoekers kunnen de index van een Space downloaden als CSV-bestand, dat metagegevens bevat voor elk item. Meer informatie over het downloaden van de index van een Space.

Bezoeken aan Space

Bezoeken aan een Space worden alleen bijgehouden op documentniveau. Wanneer een bezoeker een Space opent en een document bekijkt, wordt het bezoek geregistreerd in het document en toegewezen aan de Space. Bezoeken aan een Space zijn ook eigendom van de eigenaar van de Space.

Om alle bezoeken aan documenten in een Space te bekijken: 

1. Klik op de naam van de Space waarvoor je bezoekersgegevens wilt bekijken.
2. Klik op Statistieken in de linkerzijbalk.

Als je wilt zien wie de Space heeft bezocht, maar het materiaal niet heeft bekeken:

1. Klik op de naam van de Space waarvoor je bezoekersgegevens wilt bekijken.
2. Klik op Auditlogboek.
3. Klik op Gebruikers om de activiteit van een specifieke persoon te filteren.
4. Klik op Downloaden om de gegevens te exporteren.