Dropbox DocSend コンテンツ フォルダの管理方法

コンテンツ ライブラリでは、フォルダを活用してコンテンツを整理できます。チーム、見込み客、顧客、さらにはドキュメントの種類ごとにコンテンツを分類するフォルダを作成できます。

• チーム フォルダを使用すると、チームがアクセスできる公開コンテンツを保存・整理できます。チーム フォルダにあるファイルがスペースに追加されると、そのスペースにアクセスできるチームの全員がそのファイルを閲覧できるようになります。チーム フォルダは、コンテンツ ライブラリ ページの［チーム フォルダ］セクションにあります。

• 個人用フォルダは、プライベートまたは機密性の高いドキュメントを保存するのに最適です。このセクションは、各ユーザー専用で、アカウントの他のユーザーには表示されず、アクセスもできません。
  • 個人用フォルダに保存されているコンテンツがスペースに追加されると、チーム メンバーには鍵アイコン付きのファイル名のみが表示され、アクセスが制限されていることを示します。

フォルダを作成する

コンテンツ ライブラリでは、新しいフォルダやサブフォルダを簡単に作成できます。

新しいフォルダを作成するには：

1. 左側のサイド バーで［コンテンツ ライブラリ］をクリックします。
2. ［チーム フォルダ］または［個人フォルダ］をクリックします。
3. ［フォルダを作成］をクリックします。
4. フォルダに名前を付けます。
5. ［フォルダを追加］をクリックします。
6. ［確認］をクリックします。

これで、新しいフォルダにコンテンツをアップロードするか、既存のコンテンツをドラッグ & ドロップしてフォルダに移動できます。

コンテンツ ライブラリには、フォルダ内の各ファイルへの最近の訪問数の合計が表示され、会社と外部の訪問者の両方のアクティビティが反映されます。

スペース内にフォルダを作成するには：

1. フォルダを作成するスペースをクリックします。
2. 右上にあるフォルダ アイコン（フォルダを追加）をクリックします。
3. フォルダに名前を付けます。
4. ［作成］または［CSV からインポート］をクリックします。

フォルダ内のアイテム数とスペース内のファイルの種類を確認できます。

フォルダの管理

コンテンツ ページでは、コンテンツ フォルダを管理するための追加のアクションを実行できます。フォルダにカーソルを合わせて［...］（その他のオプション）をクリックすると、次の操作を行えます。

• 共有：フォルダ内のすべてのドキュメントを含むスペース リンクを作成します。
• フォルダの追加：新しいフォルダまたはサブフォルダを作成します。
• 名前の変更：フォルダの名前を変更します。
• ファイルのリクエスト：フォームを使用してアカウントからファイルをリクエストします。
• 削除：フォルダを削除します。フォルダが削除される前に確認メッセージが表示されます。

コンテンツを別のフォルダにドラッグ & ドロップして移動することもできます。コンテンツを異なるフォルダに移動する際は、次の点に注意してください。

• 通常、コンテンツをチーム フォルダ間で移動しても、コンテンツやその表示に影響はありません。
• 個人用フォルダからチーム フォルダへコンテンツを移動すると、すぐにチームとコンテンツが共有され、他のユーザーも閲覧できるようになります。
• チーム フォルダから個人用フォルダへコンテンツを移動すると、チームメイトのリンクがすぐに削除され、他のユーザーはコンテンツにアクセスできなくなります。コンテンツが移動される前に、確認メッセージが表示されます。
  
  

スペースのインデックスをダウンロードする

データ ルームのインデックスには、スペース内のすべてのフォルダとファイルの内訳を含むコンテンツ ツリーが含まれます。管理者、共同編集者、外部の訪問者は、スペースのインデックスを CSV ファイルにダウンロードできます。CSV ファイルには、スペースに含まれるアイテムごとのメタデータが含まれます。詳細については、スペースのインデックスのダウンロードをご覧ください。

• 共同作業を円滑に進めるために、複数のチーム メンバーによる確認が必要なドキュメントには、チーム フォルダを使用してください。
• 機密または下書き形式のドキュメントには、個人用フォルダを使用して、アクセスできるユーザーを管理してください。
• 個人用フォルダとチーム フォルダの両方のコンテンツを定期的に確認し、必要なユーザーが適切なファイルにアクセスできるようにしてください。
• チーム フォルダから個人用フォルダへ、またその逆にファイルをドラッグ & ドロップすることができます。コンテンツ フォルダの詳細については、こちらをご覧ください。
  • 注：チーム フォルダから個人用フォルダにファイルを移動する場合、またその逆にファイルを移動すると、プライバシー設定やアクセス設定が変更されます。