Så här använder du AI-organisering i Dropbox DocSend

AI-organisering är en inbyggd, intelligent assistent som kan skapa ett mappträd och klassificera filer för att hålla ditt utrymme strukturerat, sökbart och redo för delning. 

Läs om hur du hanterar och anpassar ditt Space (datarum).

Funktioner i AI-organisering

Mappträdsgenerator

Mappträdsgeneratorn skapar en rekommenderad mappstruktur baserat på vilken typ av datarum du skapar.  När du har genererat mappträdet kan du förhandsgranska det innan du gör några ändringar. Om du behöver kan du göra direktredigeringar, t.ex. byta namn på mappar, i den aktuella versionen.

Sortering och klassificering

Sortering och klassificering använder AI för att granska dina filnamn och metadata och föreslår sedan var varje fil ska placeras. Funktionen grupperar automatiskt relaterade dokument, t.ex. ekonomiska dokument, juridiskt material och HR-filer. Innan några ändringar görs kan du granska och bekräfta den föreslagna organiseringen. För varje fil ser du varifrån den har flyttats så att du enkelt kan spåra uppdateringar. Okända eller ej igenkända filer hanteras separat så att inget går förlorat.

Alla tillämpade ändringar registreras i en granskningslogg som du kan använda som referens för granskning eller felsökning.

Så här använder du AI-organisering 

Använd AI-organiseringsprompten för att skapa en mappstruktur i ett tomt Space

1. Logga in på docsend.com.
2. Klicka på Spaces. 
3. Klicka på Skapa Space. 
4. Ange en prompt i rutan under Vad bygger du som beskriver det datarum du vill skapa.
   • Obs! Se till att din beskrivning är detaljerad och ange de funktioner som behövs.
5. Klicka på   (skicka) för att skicka prompten. 
6. För att göra ändringar redigerar du mappstrukturen direkt eller använder konversationsprompter.
7. Klicka på Lägg till i Space för att slutföra processen.

Så här använder du AI-organisering för att skapa en mappstruktur i ett befintligt Space.

1. Logga in på DocSend.com.
2. Klicka på det Space som du vill organisera.
3. Klicka på Organisera.
4. Välj Organisera med AI.
5. Välj Låt AI redigera och skapa mappar.

6. För att göra ändringar redigerar du mappstrukturen direkt eller använder konversationsprompter.

• Obs! Klicka på Ignorera ändringar och låt verktyget generera nya förslag på filstruktur för att få fler alternativ. 

7. Klicka på Tillämpa för att behålla ändringarna.

Så här använder du AI-organisering för att organisera befintliga mappar.

1. Logga in på docsend.com.
2. Klicka på det Space som du vill organisera.
3. Klicka på Organisera.
4. Välj Organisera med AI.
5. Välj Använd befintliga mappar.

AI-organisering sorterar dina filer i de mappar som redan finns i ditt lagringsutrymme. 

Redigera en föreslagen mappstruktur

När AI-organiseringen har genererat en mappstruktur kan du granska och anpassa den innan du tillämpar några ändringar.

Du kan justera strukturen på flera sätt:

• Redigera mappar direkt genom att byta namn på, lägga till, ta bort eller omorganisera mappar och undermappar.
• Lägg till nya mappar för att utöka strukturen.
• Minimera eller expandera mappar för att granska olika nivåer i strukturen.
• Använd konversationsprompter för att be om specifika ändringar. 
• Generera nya förslag genom att klicka på Ignorera ändringar och generera en ny struktur.

Du kan också tillhandahålla ytterligare sammanhang för att förbättra resultaten, till exempel: 

• Beskriva vad Space är till för.
• Hänvisa till hur liknande Spaces är organiserade.
• Använda mallar eller importera en mappstruktur från en CSV-fil.

Alla ändringar kan granskas innan de tillämpas på ditt Space.

Konversationsprompt 

Så här använder du konversationsprompter för att be AI-organisering att redigera en mappstruktur: 

1. Logga in på docsend.com.
2. Klicka på Spaces. 
3. Klicka på Skapa Space. 
4. Ange en prompt i rutan under Vad bygger du som beskriver det datarum du vill skapa.
5. När mapparna har genererats anger du dina prompter i rutan under Behöver du några ändringar och beskriver eventuella ändringar du vill göra.
6. Ångra eller spara eventuella ändringar du har gjort: 
   • Klicka på Ångra för att återgå till den tidigare versionen.
   • Klicka på Tillämpa för att spara ändringarna.

Vad AI-organisering inte gör

AI-organisering hjälper dig att skapa struktur och ordning i ditt datarum, men funktionen gör aldrig några ändringar utan ditt godkännande. 

För att skydda ditt material och hålla ditt arbetsflöde förutsägbart finns det några saker som funktionen inte kommer att göra:

• Den tillämpar inte ändringar automatiskt – du kommer alltid att kunna granska och bekräfta eventuella ändringar.
• Den raderar eller tar inte bort filer från ditt konto.
• Funktionen visas inte om AI-funktionerna är avstängda i dina inställningar.