Mengelola kebijakan retensi data untuk tim Anda

Dengan retensi data, admin akun tim Dropbox dapat membuat kebijakan untuk membantu memenuhi persyaratan kepatuhan dan regulasi. Ada dua jenis kebijakan retensi data, yaitu retensi dan disposisi.

• Kebijakan retensi diterapkan berdasarkan aktivitas terakhir file. Dengan kebijakan retensi, konten akan dipertahankan hingga kebijakan berakhir, meskipun konten dihapus atau dihapus permanen oleh anggota tim.
• Kebijakan disposisi diterapkan berdasarkan waktu ketika file dibuat atau diunggah. Dengan kebijakan disposisi, konten akan otomatis dihapus pada akhir kebijakan dan dihapus permanen 31 hari setelah akhir kebijakan. Meskipun anggota tim dapat menghapus konten kapan saja, admin tetap dapat mengunduh konten tersebut kapan pun sebelum dihapus secara permanen.

Catatan:

• Anda dapat memiliki hingga 100 kebijakan retensi data aktif.
• Jika file dihapus secara permanen kemudian file baru dibuat dengan nama yang persis sama, hanya file baru yang akan dipertahankan.
• Setelah konten suatu folder dihapus secara permanen setelah akhir kebijakan disposisi, folder yang kosong beserta subfolder yang terkait akan tetap dapat dilihat di akun Dropbox Anda.

Cara membuat kebijakan retensi data

Untuk membuat kebijakan retensi data:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Retensi data.
5. Klik Kebijakan baru.
6. Isi nama dan detail kebijakan.
7. Pilih jenis kebijakan.
8. Tambahkan periode retensi atau waktu disposisi.
9. Klik Tambahkan folder tim untuk menambahkan folder yang ingin disertakan dalam kebijakan.
10. Klik Buat.
11. Klik Buat sekali lagi untuk mengonfirmasi.

Dalam waktu 24 jam, Anda akan menerima email yang mengonfirmasi bahwa kebijakan baru tersebut sudah berlaku.

Cara mengunduh konten yang tercakup dalam kebijakan retensi data

Untuk mengunduh konten kebijakan retensi data:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Retensi data.
5. Klik “…” (elipsis) di samping kebijakan yang ingin diekspor.
6. Klik Unduh konten.
7. Tambahkan nama dan catatan pada unduhan Anda.
8. Klik Siapkan.

Catatan: 

• Anda hanya dapat mengunduh versi terbaru dari file yang dipertahankan.
• Anda hanya dapat mengunduh konten kebijakan retensi data yang aktif. Setelah kebijakan dihapus, Anda tidak akan dapat mengunduh konten kebijakan tersebut.

Cara membuat laporan retensi data

Jika kebijakan disposisi diterapkan, Anda akan menerima laporan melalui email sebelum konten apa pun dihapus. Anda juga dapat membuat laporan secara manual kapan saja.

Untuk membuat laporan retensi data:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Retensi data.
5. Klik “…” (elipsis) di samping kebijakan yang ingin Anda buat laporannya.
6. Klik Buat laporan. Laporan akan otomatis disimpan di folder “Laporan Dropbox Business” Anda.

Cara mengedit kebijakan retensi data

Untuk mengedit kebijakan retensi data:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Retensi data.
5. Klik “…” (elipsis) di samping kebijakan yang ingin diedit.
6. Klik Edit kebijakan.
7. Edit detail kebijakan yang ingin diubah.
8. Klik Simpan, lalu klik Simpan sekali lagi di jendela yang ditampilkan.

Cara menghapus kebijakan retensi data

Untuk menghapus kebijakan retensi data:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Retensi data.
5. Klik “…” (elipsis) di samping kebijakan yang ingin dihapus.
6. Klik Hapus kebijakan.
7. Klik Hapus di jendela yang ditampilkan.