Administrere dataoppbevaringspolicyer for teamet ditt

Med dataoppbevaring kan administratorer av Dropbox-teamkontoer opprette retningslinjer som hjelper dem med å oppfylle samsvars- og myndighetskrav. Det finnes to typer retningslinjer for dataoppbevaring – oppbevaring og destruksjon.

• Retningslinjer for oppbevaring tar utgangspunkt i den siste aktiviteten i filen. Med en retningslinje for oppbevaring blir innholdet oppbevart til retningslinjen utløper, uavhengig av om et teammedlem sletter det eller sletter det permanent.
• Retningslinjer for destruksjon tar utgangspunkt i når filen ble opprettet eller lastet opp. Med en retningslinje for destruksjon blir innholdet automatisk slettet når retningslinjen utløper, og slettet permanent 31 dager senere. Teammedlemmer kan slette innhold når som helst, men administratorer kan likevel laste ned innholdet til det slettes permanent.

Merknader:

• Du kan ha opptil 100 aktive dataoppbevaringspolicyer.
• Hvis en fil blir slettet permanent og en ny fil opprettes med det samme navnet, vil bare den nye filen oppbevares.
• Etter at innholdet i en mappe er slettet for godt etter utløp i henhold til retningslinjene for destruksjon, er den tomme mappen og tilhørende undermapper fortsatt synlige i Dropbox-kontoen din.

Slik oppretter du retningslinjer for dataoppbevaring

Slik oppretter du en dataoppbevaringspolicy:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på Datastyring.
4. Klikk på Dataoppbevaring.
5. Klikk på Ny policy.
6. Fyll ut navnet og detaljene for policyen.
7. Velg type retningslinje.
8. Legg til en oppbevaringsperiode og/eller et tidspunkt for destruksjon.
9. Klikk på Legg til teammapper for å legge til mapper du ønsker å inkludere i policyen.
10. Klikk på Opprett.
11. Klikk på Opprett på nytt for å bekrefte.

Du mottar en e-post innen 24 timer om at den nye policyen er aktiv.

Slik laster du ned innhold som omfattes av retningslinjene for dataoppbevaring

Slik laster du ned innhold som er inkludert i en dataoppbevaringspolicy:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på Datastyring.
4. Klikk på Dataoppbevaring.
5. Klikk på «…» (de tre prikkene) ved siden av policyen du ønsker å eksportere.
6. Klikk på Last ned innhold.
7. Legg til et navn og en merknad til nedlastingen din.
8. Klikk på Klargjør.

Merknader: 

• Du kan bare laste ned den nyeste versjonen av en oppbevart fil.
• Du kan bare laste ned innholdet i en aktiv dataoppbevaringspolicy. Når er policy er slettet, kan du ikke lenger laste ned innholdet i denne.

Slik oppretter du en dataoppbevaringsrapport

Hvis du konfigurerer en retningslinje for destruksjon, får du en e-postrapport før innhold slettes. Du kan også opprette en rapport manuelt når som helst.

Slik oppretter du en dataoppbevaringsrapport:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på Datastyring.
4. Klikk på Dataoppbevaring.
5. Klikk på «…» (de tre prikkene) ved siden av retningslinjen du vil opprette en rapport for.
6. Klikk på Opprett rapport. Rapporten blir lagret automatisk i mappen Dropbox Business-rapporter.

Slik redigerer du retningslinjer for dataoppbevaring

Slik redigerer du en dataoppbevaringspolicy:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på Datastyring.
4. Klikk på Dataoppbevaring.
5. Klikk på «…» (de tre prikkene) ved siden av policyen du ønsker å redigere.
6. Klikk på Rediger policy.
7. Rediger policydetaljene du ønsker å endre.
8. Klikk på Lagre og deretter Lagre på nytt i vinduet som dukker opp.

Slik sletter du en dataoppbevaringspolicy

Slik sletter du en dataoppbevaringspolicy:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på Datastyring.
4. Klikk på Dataoppbevaring.
5. Klikk på «…» (de tre prikkene) ved siden av policyen du ønsker å slette.
6. Klikk på Slett policy.
7. Klikk på Slett i vinduet som dukker opp.