Gerenciar políticas de retenção de dados para sua equipe

Com a retenção de dados, os administradores das contas de equipe do Dropbox podem criar políticas para ajudá‑los a atender aos requisitos regulatórios e de conformidade. Existem dois tipos de políticas de retenção de dados: retenção e eliminação.

• As políticas de retenção são baseadas na última atividade do arquivo. Com a política de retenção, o conteúdo será retido até que a política termine, mesmo que um membro da equipe o exclua ou exclua permanentemente.
• As políticas de eliminação são baseadas na data de criação ou de envio do arquivo. Com a política de eliminação, o conteúdo será excluído automaticamente ao final da política e excluído permanentemente 31 dias após o término da política. Mesmo que os membros da equipe possam excluir conteúdo a qualquer momento, os administradores ainda poderão baixá‑lo antes que seja excluído permanentemente.

Observações:

• É possível ter até 100 políticas de retenção de dados ativas.
• Caso um arquivo seja excluído permanentemente e um novo arquivo seja criado com o mesmo nome, apenas o novo arquivo será mantido.
• Quando o conteúdo de uma pasta é excluído permanentemente após o término de uma política de eliminação, a pasta vazia e as subpastas associadas continuarão visíveis na sua conta do Dropbox.

Como criar uma política de retenção de dados

Para criar uma política de retenção de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Governança de dados.
4. Clique em Retenção de dados.
5. Clique em Nova política.
6. Preencha o nome e os detalhes da política.
7. Escolha um tipo de política.
8. Adicione um período de retenção ou data de eliminação.
9. Clique em Adicionar pastas da equipe para adicionar as pastas que deseja incluir na política.
10. Clique em Criar.
11. Clique novamente em Criar para confirmar.

Dentro de 24 horas você receberá um e–mail confirmando que a nova política está em vigor.

Como baixar o conteúdo incluído na política de retenção de dados

Para baixar o conteúdo de uma política de retenção de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Governança de dados.
4. Clique em Retenção de dados.
5. Clique em “...” (reticências) ao lado da política que deseja exportar.
6. Clique em Baixar conteúdo.
7. Adicione um nome e uma observação ao seu download.
8. Clique em Preparar.

Observações: 

• É possível baixar apenas a versão mais recente de um arquivo que esteja sob uma política de retenção.
• Apenas os conteúdos de uma política de retenção de dados ativa podem ser baixados. Uma vez que uma política seja excluída, não será mais possível baixar os conteúdos dessa política.

Como criar um relatório de retenção de dados

Se você configurar uma política de eliminação, receberá um relatório por e‑mail antes da exclusão de qualquer conteúdo. Você também poderá criar um relatório manualmente a qualquer momento.

Para criar um relatório de retenção de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Governança de dados.
4. Clique em Retenção de dados.
5. Clique no botão “...” (reticências) ao lado da política para a qual deseja criar um relatório.
6. Clique em Criar relatório. Um relatório será salvo automaticamente na pasta “Relatórios do Dropbox Business”.

Como editar uma política de retenção de dados

Para editar uma política de retenção de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Governança de dados.
4. Clique em Retenção de dados.
5. Clique em “...” (reticências) ao lado da política que deseja editar.
6. Clique em Editar política.
7. Edite os detalhes da política que deseja alterar.
8. Clique em Salvar e clique novamente em Salvar na janela que será exibida.

Como excluir uma política de retenção de dados

Para excluir uma política de retenção de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Governança de dados.
4. Clique em Retenção de dados.
5. Clique em “...” (reticências) ao lado da política que deseja excluir.
6. Clique em Excluir política.
7. Clique em Excluir na janela que será exibida.