Beheer het beleid voor gegevensbewaring voor jouw team

Bijgewerkt Mar 27, 2024

Gegevensbewaring is een functie in Dropbox voor bedrijven-teamaccounts waarvoor de add-on voor gegevensbeheer is aangeschaft.

Met gegevensbewaring kunnen beheerders van Dropbox-teamaccounts beleidsregels instellen zodat ze kunnen voldoen aan de nalevings- en wettelijke vereisten. Er zijn twee beleidsregels voor gegevensbewaring: een voor bewaring en een voor verwijdering.

Een bewaarbeleid is gebaseerd op de laatste activiteit van het bestand. Met een bewaarbeleid wordt materiaal bewaard tot het einde van het beleid, ongeacht of een teamlid het verwijdert of definitief verwijdert.
Een bewaarbeleid is gebaseerd op wanneer een bestand is gemaakt of geüpload. Met een bewaarbeleid wordt materiaal automatisch verwijderd aan het einde van het beleid en definitief verwijderd 31 dagen ná het einde van het beleid. Hoewel teamleden materiaal op elk moment kunnen verwijderen, kunnen beheerders het materiaal nog steeds downloaden voordat het definitief wordt verwijderd.

Opmerkingen:

Wat betreft een actief beleid voor gegevensbewaring, kun je er 100 tegelijk hebben.
Als een bestand permanent verwijderd wordt, dan wordt er een nieuw bestand aangemaakt met exact dezelfde naam en alleen het nieuwe bestand blijft bewaard.
Nadat de inhoud van een map permanent is verwijderd, omdat de termijn van de beleidsregel voor bewaring is verstreken, zijn de lege map en de bijbehorende submappen nog steeds zichtbaar in je Dropbox-account.

Gegevensbewaringsbeleid maken

Om een beleid voor gegevensbewaring te maken, doe je het volgende:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
Klik op Bewaring van gegevens.
Klik op Nieuw beleid.
Vul de naam en details van het beleid in.
Kies een beleidstype.
Voeg een bewaringstermijn of een verwijderingsdatum toe.
Klik op Teammappen toevoegen om de mappen toe te voegen die onder het beleid vallen.
Klik op Maken.
Klik opnieuw op Maken om te bevestigen.

Je ontvangt binnen 24 uur een e-mail, met een bevestiging dat het nieuwe beleid is aangemaakt.

Materiaal downloaden dat onder het gegevensbewaringsbeleid valt.

Om het materiaal te downloaden dat onder het beleid voor gegevensbewaring valt, doe je het volgende:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
Klik op Bewaring van gegevens.
Klik op “…” (drie puntjes) naast het beleid dat je wilt exporteren.
Klik op Materiaal downloaden.
Voeg een naam en notitie toe aan je download.
Klik op Voorbereiden.

Je ontvangt een e-mail met een downloadlink.

Opmerkingen:

Je kunt alleen de nieuwste versie van een bewaard bestand downloaden.
Je kunt alleen materiaal downloaden dat onder een actief beleid voor gegevensbewaring valt. Zodra een beleid is verwijderd, kun je het materiaal dat onder dat beleid viel niet meer downloaden.

Een gegevensbewaringsrapport maken

Als je een verwijderingsbeleid opstelt, ontvang je een rapport per e-mail voordat er materiaal wordt verwijderd. Je kunt ook op elk moment handmatig een rapport maken.

Om een rapport voor gegevensbewaring te maken:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
Klik op Bewaring van gegevens.
Klik op “…” (drie puntjes) naast het beleid waarvoor je een rapport wilt maken.
Klik op Rapport maken. Het rapport wordt automatisch opgeslagen in de map 'Rapporten van Dropbox Business'.

Een gegevensbewaringsbeleid bewerken

Om een beleid voor gegevensbewaring te bewerken, doe je het volgende:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
Klik op Bewaring van gegevens.
Klik op “…” (drie puntjes) naast het beleid dat je wilt bewerken.
Klik op Beleid bewerken.
Bewerk de beleidsgegevens die je wilt wijzigen.
Klik op Opslaan en klik vervolgens opnieuw op Opslaan in het venster dat verschijnt.