Administrer politikker til dataopbevaring for dit team

Med dataopbevaring kan administratorer for Dropbox-teamkonti oprette politikker for bedre at kunne overholde krav og lovgivning. Der er to typer politikker for dataopbevaring: opbevaring og forældelse.

• Forældelsespolitikker er baseret på den seneste aktivitet for filen. Med en opbevaringspolitik bliver indholdet opbevaret, indtil politikken udløber, uanset om et teammedlem sletter filen eller sletter den permanent.
• Forældelsespolitikker er baseret på, hvornår en fil blev oprettet eller uploadet. Med en forældelsespolitik bliver indholdet automatisk slettet, når politikken udløber, og det slettes permanent 31 dage efter udløbet af politikken. Teammedlemmer kan til enhver tid slette indhold, men administratorer kan stadig downloade indholdet i perioden, indtil det slettes permanent.

Bemærk!

• Du kan have op til 100 aktive politikker om dataopbevaring.
• Hvis en fil slettes permanent, og der oprettes en fil med det samme navn, er det kun den nye fil, der opbevares.
• Når indholdet af en mappe slettes permanent efter udløbet af en forældelsespolitik, vil den tomme mappe og de tilknyttede undermapper stadig være synlige på din Dropbox-konto.

Sådan opretter du en politik for dataopbevaring

Sådan opretter du en politik for dataopbevaring:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på Dataforvaltning.
4. Klik på Dataopbevaring.
5. Klik på Ny politik.
6. Udfyld navnet på og detaljerne om politikken.
7. Vælg en politiktype.
8. Tilføj en opbevaringsperiode eller forældelsesperiode.
9. Klik på Tilføj teammapper for at tilføje de mapper, du vil inkludere i politikken.
10. Klik på Opret.
11. Klik på Opret igen for at bekræfte.

Du modtager en e-mail inden for 24 timer, efter at du har bekræftet, at den nye politik er trådt i kraft.

Sådan downloader du det indhold, som er omfattet af politikken for dataopbevaring

Sådan downloader du indholdet for politikken om dataopbevaring:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på Dataforvaltning.
4. Klik på Dataopbevaring.
5. Klik på “…” (de tre prikker) ud for den politik, du vil eksportere.
6. Klik på Download indhold.
7. Tilføj et navn og en note til din download.
8. Klik på Klargør.

Bemærk! 

• Du kan kun downloade den nyeste version af en opbevaret fil.
• Du kan kun downloade indholdet af en aktiv politik for dataopbevaring. Når en politik slettes, kan du ikke længere downloade det indhold, som er omfattet af politikken.

Sådan opretter du en rapport om dataopbevaring

Hvis du opretter en forældelsespolitik, modtager du en rapport via e-mail, inden indholdet slettes. Du kan også oprette en rapport manuelt efter behov.

Sådan opretter du en rapport om dataopbevaring:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på Dataforvaltning.
4. Klik på Dataopbevaring.
5. Klik på “…” (tre prikker) ud for den politik, du vil oprette en rapport for.
6. Klik på Opret rapport. Der gemmes automatisk en rapport i mappen “Dropbox Business-rapporter”.

Sådan redigerer du en politik for dataopbevaring

Sådan redigerer du en politik for dataopbevaring:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på Dataforvaltning.
4. Klik på Dataopbevaring.
5. Klik på “…” (de tre prikker) ud for den politik, du vil redigere.
6. Klik på Rediger politik.
7. Rediger de oplysninger i politikken, du vil ændre.
8. Klik på Gem, og klik derefter på Gem igen i det viste vindue.

Sådan sletter du en politik for dataopbevaring

Sådan sletter du en politik for dataopbevaring:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanelet.
3. Klik på Dataforvaltning.
4. Klik på Dataopbevaring.
5. Klik på “…” (de tre prikker) ud for den politik, du vil slette.
6. Klik på Slet politik.
7. Klik på Slet i det viste vindue.