Gestion des politiques de conservation des données pour votre équipe

Grâce à la conservation des données, les administrateurs de comptes d'équipe Dropbox peuvent créer des règles qui leur permettent de respecter les exigences réglementaires et de conformité. Il existe deux types de règles de conservation des données : les règles de conservation et les règles de destruction.

• Les règles de conservation s'appuient sur la dernière activité relative au fichier. Avec ce type de règle, le contenu est conservé jusqu'à la fin de la règle, même si un membre de l'équipe le supprime (y compris définitivement).
• Les règles de destruction s'appuient sur la date de création ou d'importation du fichier. Avec ce type de règle, le contenu est automatiquement supprimé à la fin de la règle, puis définitivement supprimé 31 jours après la fin de la règle. Même si les membres de l'équipe peuvent supprimer des fichiers à tout moment, les administrateurs ont toujours la possibilité de les télécharger avant leur suppression définitive.

Remarques :

• Vous pouvez créer jusqu'à 100 règles de conservation des données.
• Si un fichier est supprimé définitivement et un nouveau fichier est ensuite créé avec exactement le même nom, seul le nouveau fichier est conservé.
• Après la suppression définitive des contenus d'un dossier, en application d'une règle de destruction, le dossier vide et ses sous-dossiers restent visibles dans votre compte Dropbox.

Création d'une règle de conservation des données

Pour créer une règle de conservation des données :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservation des données.
5. Cliquez sur Nouvelle règle.
6. Saisissez le nom et les détails de la règle.
7. Choisissez un type de règle.
8. Ajoutez une durée de conservation ou un délai de destruction.
9. Cliquez sur Ajouter des dossiers d'équipe pour ajouter les dossiers que vous souhaitez inclure dans la règle.
10. Cliquez sur Créer.
11. Cliquez à nouveau sur Créer pour confirmer.

Vous recevrez dans les 24 heures un e-mail confirmant la mise en place de la nouvelle règle.

Téléchargement des contenus inclus dans la règle de conservation des données

Pour télécharger des contenus inclus dans une règle de conservation des données :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservation des données.
5. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à côté de la règle que vous souhaitez exporter.
6. Cliquez sur Télécharger le contenu.
7. Ajoutez un nom et une note à votre téléchargement.
8. Cliquez sur Préparer.

Remarques : 

• Vous ne pouvez télécharger que la dernière version d'un fichier conservé.
• Vous ne pouvez télécharger que le contenu d'une règle de conservation de données active. Une fois qu'une règle est supprimée, vous ne pouvez plus télécharger le contenu de cette règle.

Création d'un rapport sur la conservation des données

Si vous configurez une règle de destruction, vous recevrez un rapport par e‑mail avant la suppression des contenus. Vous pouvez également créer un rapport manuellement à tout moment.

Pour créer un rapport sur la conservation des données :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservation des données.
5. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à côté de la règle pour laquelle vous souhaitez créer un rapport.
6. Cliquez sur Créer un rapport. Un rapport sera enregistré automatiquement dans votre dossier “Rapports Dropbox Business”.

Modification d'une règle de conservation des données

Pour modifier une règle de conservation des données :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservation des données.
5. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à côté de la règle que vous souhaitez modifier.
6. Cliquez sur Modifier la règle.
7. Modifiez les détails de la règle que vous souhaitez changer.
8. Cliquez sur Enregistrer, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer dans la fenêtre qui s'affiche.

Suppression d'une règle de conservation des données

Pour supprimer une règle de conservation des données :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservation des données.
5. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à côté de la règle que vous souhaitez supprimer.
6. Cliquez sur Supprimer la règle.
7. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Supprimer.