Uruskan dasar penyimpanan data untuk pasukan anda

Dengan penyimpanan data, pentadbir akaun pasukan Dropbox boleh mencipta dasar untuk membantu mereka memenuhi keperluan pematuhan dan pengawalseliaan. Terdapat dua jenis dasar penyimpanan data—penyimpanan dan pelupusan.

• Dasar pemegangan adalah berdasarkan aktiviti terakhir fail. Dengan dasar pemegangan, kandungan akan dipegang sehingga dasar tamat, tanpa mengira sama ada ahli pasukan menghapuskannya atau menghapuskannya secara kekal.
• Dasar pelupusan adalah berdasarkan masa fail dicipta atau dimuat naik. Dengan dasar pelupusan, kandungan akan dihapuskan secara automatik pada penghujung dasar dan dihapuskan secara kekal 31 hari selepas dasar berakhir. Walaupun ahli pasukan boleh menghapuskan kandungan pada bila-bila masa, pentadbir tetap boleh memuat turun kandungan pada bila-bila masa sebelum ia dihapuskan secara kekal.

Perhatian:

• Anda boleh mempunyai sehingga 100 dasar penyimpanan data yang aktif.
• Jika fail dihapuskan secara kekal dan kemudian fail baru dicipta dengan nama yang sama, hanya fail baru akan dipegang.
• Selepas kandungan folder dihapuskan secara kekal setelah dasar pelupusan tamat, folder kosong dan subfolder yang berkaitan masih boleh dilihat dalam akaun Dropbox anda.

Cara mencipta dasar penyimpanan data

Untuk mencipta dasar penyimpanan data:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Penyimpanan data.
5. KlikDasar baru.
6. Isikan nama dan butiran dasar.
7. Pilih jenis dasar.
8. Tambah tempoh pemegangan atau masa pelupusan.
9. KlikTambah folder pasukan untuk menambah folder yang ingin anda sertakan dalam dasar.
10. Klik Cipta.
11. Klik Cipta sekali lagi untuk mengesahkan.

Anda akan menerima e-mel dalam masa 24 jam yang mengesahkan bahawa dasar baharu telah tersedia.

Cara memuat turun kandungan yang disertakan dalam dasar penyimpanan data

Untuk memuat turun kandungan dasar penyimpanan data:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Penyimpanan data.
5. Klik "..." (elipsis) di sebelah dasar yang ingin anda eksport.
6. Klik Muat turun kandungan.
7. Tambah nama dan nota pada muat turun anda.
8. Klik Sediakan.

Perhatian: 

• Anda hanya boleh memuat turun versi terkini fail yang disimpan.
• Anda hanya boleh memuat turun kandungan dasar penyimpanan data yang aktif. Setelah dasar dihapuskan, anda tidak lagi boleh memuat turun kandungan dasar tersebut.

Cara mencipta laporan penyimpanan data

Jika anda menyediakan dasar pelupusan, anda akan menerima laporan e-mel sebelum sebarang kandungan dihapuskan. Anda juga boleh mencipta laporan secara manual pada bila-bila masa.

Untuk mencipta laporan pemegangan data:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Penyimpanan data.
5. Klik "..." (elipsis) di sebelah dasar yang ingin anda cipta laporan.
6. Klik Cipta laporan. Laporan akan disimpan secara automatik ke folder "Laporan Dropbox Business" anda.

Cara menyunting dasar penyimpanan data

Untuk menyunting dasar penyimpanan data:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Penyimpanan data.
5. Klik "..." (elipsis) di sebelah dasar yang ingin anda sunting.
6. KlikSunting dasar.
7. Sunting butiran dasar yang ingin anda ubah.
8. KlikSimpan, kemudian klik Simpan sekali lagi dalam tetingkap yang muncul.

Cara menghapuskan dasar penyimpanan data

Untuk menghapuskan dasar penyimpanan data:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Penyimpanan data.
5. Klik "..." (elipsis) di sebelah dasar yang ingin anda hapuskan.
6. Klik Hapus dasar.
7. Klik Hapus dalam tetingkap yang muncul.