Hantera datalagringspolicyer för ditt team

Med datalagring kan Dropbox Business-administratörer skapa policyer för att uppfylla efterlevnads- och lagstiftningskrav. Det finns två typer av policyer för datalagring – lagring och disposition.

• Lagringspolicyer baseras på en fils senaste aktivitet. Med en lagringspolicy kommer material behållas tills policyn avslutas, oavsett om teammedlemmen raderar eller permanent raderar den.
• Dispositionspolicyer baseras på när en fil skapades eller laddades upp. Med en dispositionspolicy raderas material automatiskt i slutet av policyn och raderas permanent 31 dagar efter policyns slut. Teammedlemmar kan radera material när som helst, men administratörer kan fortfarande ladda ner material när som helst innan det raderas permanent.

Anmärkningar:

• Du kan ha upp till 100 aktiva datalagringspolicyer.
• Om en fil permanent raderas och en ny fil sedan skapas med exakt samma namn sparas endast den nya filen.

Skapa en datalagringspolicy

Så här skapar du en policy för datalagring:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Datastyrning.
4. Klicka på Datalagring.
5. Klicka på Ny policy.
6. Ange namn och information för policyn.
7. Välj policytyp.
8. Lägg till en lagringsperiod eller dispositionstid.
9. Klicka på Lägg till teammappar för att lägga till mapparna som du vill ta med i policyn.
10. Klicka på Skapa.
11. Klicka på Skapa igen för att bekräfta.

Du får ett e-postmeddelande inom 24 timmar som bekräftar att den nya policyn gäller.

Ladda ner material som ingår i datalagringspolicyn

Så här laddar du ner materialet i en datalagringspolicy:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Datastyrning.
4. Klicka på Datalagring.
5. Klicka på ”…” (tre punkter) bredvid policyn som du vill exportera.
6. Klicka på Ladda ner material.
7. Lägg till ett namn och en anteckning till din nerladdning.
8. Klicka på Förbered.

Obs! 

• Du kan bara ladda ner den senaste versionen av en fil som bevaras.
• Du kan endast ladda ner material för en aktiv datalagringspolicy. När en policy har raderats kan du inte längre ladda ner material i den policyn.

Skapa en datalagringsrapport

Om du skapar en dispositionspolicy får du en mejlrapport innan material raderas. Du kan även manuellt skapa en rapport när som helst.

Så här skapar du en datalagringsrapport:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Datastyrning.
4. Klicka på Datalagring.
5. Klicka på "…" (tre punkter) bredvid policyn du vill skapa en rapport för.
6. Klicka på Skapa rapport. En rapport sparas automatiskt till din mapp "Dropbox Business-rapporter".

Redigera en policy för datalagring

Så här redigerar du en datalagringspolicy:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Datastyrning.
4. Klicka på Datalagring.
5. Klicka på ”…” (tre punkter) bredvid policyn som du vill redigera.
6. Klicka på Redigera policy.
7. Redigera policyinformationen som du vill ändra.
8. Klicka på Spara och klicka sedan på Spara igen i fönstret som visas.

Radera en datalagringspolicy

Så här raderar du en datalagringspolicy:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Datastyrning.
4. Klicka på Datalagring.
5. Klicka på ”…” (tre punkter) bredvid policyn som du vill radera.
6. Klicka på Radera policy.
7. Klicka på Radera i fönstret som visas.