Управление политиками хранения данных для рабочей группы

Благодаря функции хранения данных администраторы аккаунтов рабочих групп Dropbox могут создавать политики, которые помогут выполнить требования, установленные в стандартах и нормативно-правовых актах. Существует два типа политик хранения данных: хранение и автоматическое удаление.

• В правилах хранения учитываются последние действия с файлом. Правило хранения предполагает, что содержимое будет храниться до завершения срока действия этого правила вне зависимости от того, удалит ли участник рабочей группы содержимое в обычном порядке или окончательно.
• В правилах автоматического удаления учитывается время создания или загрузки файла. Правило автоматического удаления предполагает, что содержимое будет автоматически удалено в обычном порядке по завершении срока действия этого правила и окончательно — через 31 день после завершения срока действия правила. Хотя участники рабочей группы могут удалить содержимое в любой момент, у администраторов сохраняется возможность скачивать это содержимое вплоть до того момента, когда оно будет удалено окончательно.

Обратите внимание:

• У вас может быть до 100 активных политик хранения данных.
• Если файл удалить окончательно, а затем создать новый файл с тем же именем, будет сохранен только новый файл.
• После того как содержимое папки будет окончательно удалено в соответствии с политикой автоматического удаления, пустая папка и связанные с ней вложенные папки все еще будут отображаться в вашем аккаунте Dropbox.

Как создать политику хранения данных

Чтобы создать политику хранения данных, выполните следующие действия:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Управление данными.
4. Нажмите Хранение данных.
5. Нажмите Создать политику.
6. Введите название и подробную информацию о политике.
7. Выберите тип правила.
8. Добавьте срок хранения или время автоматического удаления.
9. Нажмите Добавить папки рабочей группы и укажите папки, которые следует включить в политику.
10. Нажмите Создать.
11. Нажмите Создать еще раз для подтверждения.

В течение 24 часов вы получите сообщение электронной почты с подтверждением применения новой политики.

Как скачать содержимое, включенное в политику хранения данных

Чтобы скачать содержимое политики хранения данных, выполните следующие действия:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Управление данными.
4. Нажмите Хранение данных.
5. Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую необходимо экспортировать.
6. Нажмите Скачать содержимое.
7. Добавьте имя и примечание к скачанным данным.
8. Нажмите Подготовить.

Обратите внимание: 

• Вы можете скачать только последнюю версию хранимого файла.
• Вы можете скачать только содержимое активной политики хранения данных. После удаления политики вы больше не сможете скачивать ее содержимое.

Как создать отчет о хранении данных

Если вы настроите правило автоматического удаления соответствующим образом, то перед удалением любого содержимого будете получать по электронной почте отчет. Кроме того, вы можете в любой момент создать отчет вручную.

Чтобы создать отчет о хранении данных:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Управление данными.
4. Нажмите Хранение данных.
5. Нажмите «…» (многоточие) рядом с правилом, для которого нужно создать отчет.
6. Нажмите Создать отчет. Отчет автоматически сохранится в вашей папке «Отчеты Dropbox Business».

Как изменить политику хранения данных

Чтобы изменить политику хранения данных, выполните следующие действия:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Управление данными.
4. Нажмите Хранение данных.
5. Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно изменить.
6. Нажмите Изменить политику.
7. Измените подробную информацию о политике нужным образом.
8. Нажмите Сохранить , а затем снова нажмите Сохранить в появившемся окне.

Как удалить политику хранения данных

Чтобы удалить политику хранения данных, выполните следующие действия:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Управление данными.
4. Нажмите Хранение данных.
5. Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно удалить.
6. Нажмите Удалить политику.
7. Нажмите Удалить в появившемся окне.