Управление политиками хранения данных для рабочей группы
Хранение данных — это функция, доступная для аккаунтов рабочих групп Dropbox, которые приобрели дополнение «Управление данными».
Благодаря функции хранения данных администраторы аккаунтов рабочих групп Dropbox могут создавать политики, которые помогут выполнить требования, установленные в стандартах и нормативно-правовых актах. Существует два типа политик хранения данных: хранение и автоматическое удаление.
- В правилах хранения учитываются последние действия с файлом. Правило хранения предполагает, что содержимое будет храниться до завершения срока действия этого правила вне зависимости от того, удалит ли участник рабочей группы содержимое в обычном порядке или окончательно.
- В правилах автоматического удаления учитывается время создания или загрузки файла. Правило автоматического удаления предполагает, что содержимое будет автоматически удалено в обычном порядке по завершении срока действия этого правила и окончательно — через 31 день после завершения срока действия правила. Хотя участники рабочей группы могут удалить содержимое в любой момент, у администраторов сохраняется возможность скачивать это содержимое вплоть до того момента, когда оно будет удалено окончательно.
Обратите внимание:
- У вас может быть до 100 активных политик хранения данных.
- Если файл удалить окончательно, а затем создать новый файл с тем же именем, будет сохранен только новый файл.
- После того как содержимое папки будет окончательно удалено в соответствии с политикой автоматического удаления, пустая папка и связанные с ней вложенные папки все еще будут отображаться в вашем аккаунте Dropbox.
Как создать политику хранения данных
Чтобы создать политику хранения данных, выполните следующие действия:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
- Нажмите Хранение данных.
- Нажмите Создать политику.
- Введите название и подробную информацию о политике.
- Выберите тип правила.
- Добавьте срок хранения или время автоматического удаления.
- Нажмите Добавить папки рабочей группы и укажите папки, которые следует включить в политику.
- Нажмите Создать.
- Нажмите Создать еще раз для подтверждения.
В течение 24 часов вы получите сообщение электронной почты с подтверждением применения новой политики.
Как скачать содержимое, включенное в политику хранения данных
Чтобы скачать содержимое политики хранения данных, выполните следующие действия:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
- Нажмите Хранение данных.
- Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую необходимо экспортировать.
- Нажмите Скачать содержимое.
- Добавьте имя и примечание к скачанным данным.
- Нажмите Подготовить.
Вы получите сообщение электронной почты со ссылкой для скачивания.
- Вы можете скачать только последнюю версию хранимого файла.
- Вы можете скачать только содержимое активной политики хранения данных. После удаления политики вы больше не сможете скачивать ее содержимое.
Как создать отчет о хранении данных
Если вы настроите правило автоматического удаления соответствующим образом, то перед удалением любого содержимого будете получать по электронной почте отчет. Кроме того, вы можете в любой момент создать отчет вручную.
Чтобы создать отчет о хранении данных:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
- Нажмите Хранение данных.
- Нажмите «…» (многоточие) рядом с правилом, для которого нужно создать отчет.
- Нажмите Создать отчет. Отчет автоматически сохранится в вашей папке «Отчеты Dropbox Business».
Как изменить политику хранения данных
Чтобы изменить политику хранения данных, выполните следующие действия:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
- Нажмите Хранение данных.
- Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно изменить.
- Нажмите Изменить политику.
- Измените подробную информацию о политике нужным образом.
- Нажмите Сохранить , а затем снова нажмите Сохранить в появившемся окне.
Как удалить политику хранения данных
Чтобы удалить политику хранения данных, выполните следующие действия:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
- Нажмите Хранение данных.
- Нажмите «…» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно удалить.
- Нажмите Удалить политику.
- Нажмите Удалить в появившемся окне.