管理团队的数据保留政策
已更新 Mar 26, 2024
数据保留是适用于已购买数据治理附加功能的 Dropbox 团队帐户的功能。
利用数据保留功能，Dropbox 团队帐户的管理员可以创建相关政策，借此满足合规性和监管要求。数据保留政策有两种类型：保留和处置。
- 保留政策是基于文件的最后一次操作活动。使用保留政策，无论团队成员是删除还是永久删除内容，此内容都将保留到政策结束。
- 处置政策是基于创建或上传文件的时间。使用处置政策，内容将在政策结束时自动删除，并在政策结束后 31 天永久删除。尽管团队成员可以随时删除内容，但管理员仍可以在永久删除前随时下载内容。
注意：
- 您最多可有 100 个有效的数据保留政策。
- 如果文件已永久删除，而新创建的文件采用了相同的文件名，则仅保留新文件。
- 在处置政策终止后，即使文件夹的内容已永久删除，空的文件夹和相关的子文件夹仍将显示在您的 Dropbox 帐户中。
如何创建数据保留政策
要创建数据保留政策，请执行以下操作：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
- 单击数据保留。
- 单击新政策。
- 填写政策的名称和详细信息。
- 选择政策类型。
- 添加保留期限或处置时间。
- 单击添加团队文件夹以添加要应用该政策的文件夹。
- 单击创建。
- 再次单击创建进行确认。
您会在 24 小时内收到一封电子邮件，确认新政策已生效。
如何下载数据保留政策包含的内容
要下载数据保留政策的内容，请执行以下操作：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
- 单击数据保留。
- 单击要导出的政策旁边的“…”（省略号）。
- 单击下载内容。
- 为下载内容添加名称和注释。
- 单击准备。
您会收到一封带有下载链接的电子邮件。
注意：
- 您仅可下载保留文件的最新版本。
- 您仅可下载有效的数据保留政策的内容。政策删除后，您就无法下载该政策的内容。
如何创建数据保留报告
如果您设置处置政策，那么在删除任何内容之前，您都将收到电子邮件报告。您也可以随时手动创建报告。
要创建数据保留报告：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
- 单击数据保留。
- 单击要创建报告的政策旁边的“…”（省略号）。
- 单击创建报告。报告将自动保存到您的“Dropbox Business 报告”文件夹。
如何编辑数据保留政策
要编辑数据保留政策，请执行以下操作：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
- 单击数据保留。
- 单击要编辑的政策旁边的“…”（省略号）。
- 单击编辑政策。
- 编辑要更改的政策详细信息。
- 单击保存，然后在显示的窗口中再次单击保存。
如何删除数据保留政策
要删除数据保留政策，请执行以下操作：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
- 单击数据保留。
- 单击要删除的政策旁边的“…”（省略号）。
- 单击删除政策。
- 在显示的窗口中单击删除。
