Gestire le norme sulla conservazione dei dati per il team

Aggiornato Mar 26, 2024

La conservazione dei dati è una funzionalità disponibile per gli account di team Dropbox che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la governance dei dati.

Con la conservazione dei dati, gli amministratori degli account di team Dropbox possono creare norme per soddisfare requisiti normativi e di conformità. Esistono due tipi di criteri per la conservazione dei dati: conservazione ed eliminazione.

I criteri di conservazione si basano sull'ultima attività che ha interessato il file. Con una norma di conservazione, i contenuti verranno conservati fino al termine stabilito dalla norma in questione, indipendentemente dal fatto che un membro del team li elimini, anche in modo permanente.
Le norme di eliminazione si basano sulla data di creazione o di caricamento del file. Con una norma di eliminazione, i contenuti verranno automaticamente eliminati una volta trascorso il tempo stabilito dalla norma in questione, e verranno eliminati in modo permanente 31 giorni dopo lo scadere del termine stabilito. I membri del team possono eliminare i contenuti in qualsiasi momento, ma gli amministratori possono comunque scaricarli prima dell'eliminazione definitiva.

Note:

Possono essere presenti fino a 100 norme sulla conservazione dei dati.
Se un file viene eliminato in modo permanente e viene creato un nuovo file con lo stesso nome, verrà conservato solo il nuovo file.
Quando i contenuti di una cartella vengono eliminati in modo definitivo, una volta trascorso il tempo stabilito nei criteri di eliminazione, la cartella vuota e le sottocartelle associate saranno ancora visibili nell’account Dropbox.

Come creare una norma sulla conservazione dei dati

Per creare una norma sulla conservazione dei dati:

Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Conservazione dei dati.
Fai clic su Nuova norma.
Compila il nome e i dettagli della norma.
Scegli un tipo di norma.
Aggiungi un periodo di conservazione o una data di eliminazione dei dati.
Fai clic su Aggiungi cartelle del team per aggiungere le cartelle che desideri includere nella norma.
Fai clic su Crea.
Fai di nuovo clic su Crea per confermare.

Riceverai un'email entro 24 ore per confermare che la nuova norma è in vigore.

Come scaricare contenuti inclusi in una norma sulla conservazione dei dati

Per scaricare i contenuti di una norma sulla conservazione dei dati:

Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Conservazione dei dati.
Fai clic sul pulsante “…” (puntini di sospensione) accanto alla norma che desideri esportare.
Fai clic su Scarica contenuti.
Aggiungi un nome e una nota al tuo download.
Fai clic su Prepara.

Riceverai un'email con un link per il download.

Note:

Puoi scaricare solo l'ultima versione di un file conservato.
Puoi scaricare solo i contenuti di una norma sulla conservazione dei dati attiva. Una volta eliminata una norma, non è più possibile scaricarne i contenuti.

Come creare un rapporto sulla conservazione dei dati

Se configuri una norma di eliminazione, riceverai un rapporto via email prima dell'eliminazione dei contenuti. Puoi anche creare manualmente un rapporto in qualsiasi momento.

Per creare un rapporto sulla conservazione dei dati:

Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Conservazione dei dati.
Fai clic su “…” (puntini) accanto alla norma per la quale desideri creare un rapporto.
Fai clic su Crea rapporto. Un rapporto verrà salvato automaticamente nella cartella “Rapporti Dropbox Business”.

Come modificare una norma sulla conservazione dei dati

Per modificare una norma sulla conservazione dei dati:

Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Conservazione dei dati.
Fai clic sul pulsante “…” (puntini di sospensione) accanto alla norma che desideri modificare.
Fai clic su Modifica norma.
Modifica i dettagli della norma che desideri modificare.
Fai clic su Salva, quindi fai nuovamente clic su Salva nella finestra visualizzata.

Come eliminare una norma sulla conservazione dei dati

Per eliminare una norma sulla conservazione dei dati:

Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Conservazione dei dati.
Fai clic sul pulsante “…” (puntini di sospensione) accanto alla norma che desideri eliminare.
Fai clic su Elimina norma.
Fai clic su Elimina nella finestra visualizzata.