Zarządzanie zasadami przechowywania danych w zespole

Zachowanie danych pozwala administratorom kont zespołu Dropbox tworzenie zasad ułatwiających zapewnianie zgodności z wymaganiami prawnymi. Istnieją dwa rodzaje zasad przechowywania danych — zasady przechowywania oraz zasady usuwania.

• Zasady przechowywania oparte są na ostatniej aktywności pliku. Zawartość objęta zasadą przechowywania jest przechowywana do czasu wygaśnięcia tej zasady, niezależnie od tego, czy zostanie usunięta (lub trwale usunięta) przez członka zespołu.
• Zasady usuwania oparte są na dacie utworzenia lub przesłania pliku. Zawartość objęta zasadą usuwania jest automatycznie usuwana po upływie terminu tej zasady, natomiast 31 dni później następuje trwałe usunięcie tej zawartości. Członkowie zespołów mogą usunąć zawartość w dowolnym momencie, ale administratorzy nadal mogą pobrać tę zawartość przed jej trwałym usunięciem.

Uwagi:

• Możesz mieć maksymalnie 100 aktywnych zasad przechowywania danych.
• Jeśli plik zostanie usunięty, a następnie utworzony zostanie nowy plik o dokładnie takiej samej nazwie, zachowany będzie tylko nowy plik.
• Po trwałym usunięciu zawartości folderu na koniec okresu określonego zasadami usuwania danych, pusty folder i powiązane podfoldery będą nadal widoczne na Twoim koncie Dropbox.

Jak utworzyć zasady przechowywania danych

Aby utworzyć zasadę przechowywania danych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Zachowanie danych.
5. Kliknij Nowa zasada.
6. Wpisz nazwę i szczegóły zasady.
7. Wybierz typ zasad.
8. Dodaj okres przechowywania lub czas automatycznego usunięcia.
9. Kliknij Dodaj foldery zespołu, aby dodać foldery, które chcesz uwzględnić w zasadzie.
10. Kliknij Utwórz.
11. Kliknij Utwórz ponownie, aby potwierdzić.

W ciągu 24 godzin otrzymasz e-mail z potwierdzeniem obowiązywania nowej zasady.

Jak pobrać zawartość objętą zasadami przechowywania danych

Aby pobrać zawartość objętą zasadą przechowywania danych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Zachowanie danych.
5. Kliknij „…” (wielokropek) obok zasady, którą chcesz wyeksportować.
6. Kliknij Pobierz zawartość.
7. Dodaj nazwę i notatkę do pobierania.
8. Kliknij Przygotuj.

Uwagi: 

• Możesz pobrać tylko najnowszą wersję zachowanego pliku.
• Możesz pobrać tylko zawartość aktywnej zasady przechowywania danych. Gdy zasada zostanie usunięta, nie możesz już pobierać jej zawartości.

Jak utworzyć raport przechowywania danych

Jeśli skonfigurujesz zasadę automatycznego usuwania, przed usunięciem zawartości otrzymasz e-mail z raportem. Możesz także w dowolnym momencie utworzyć raport ręcznie.

Aby utworzyć raport przechowywania danych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Zachowanie danych.
5. Kliknij „…” (wielokropek) obok zasady, dla której chcesz utworzyć raport.
6. Kliknij Utwórz raport. Raport zostanie automatycznie zapisany w folderze Raporty Dropbox Business.

Jak edytować zasady przechowywania danych

Aby edytować zasadę przechowywania danych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Zachowanie danych.
5. Kliknij „…” (wielokropek) obok zasady, którą chcesz edytować.
6. Kliknij Edytuj zasadę.
7. Dokonaj edycji szczegółów zasady, które chcesz zmienić.
8. Kliknij Zachowaj, a następnie ponownie kliknij Zachowaj w wyświetlonym oknie.

Jak usunąć zasady przechowywania danych

Aby usunąć zasadę przechowywania danych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Zachowanie danych.
5. Kliknij „…” (wielokropek) obok zasady, którą chcesz usunąć.
6. Kliknij Usuń zasady.
7. Kliknij Usuń w wyświetlonym oknie.