Klasyfikacja danych w Dropbox

Klasyfikacja danych pomaga zespołom zachować zgodność z przepisami korporacyjnymi i rządowymi dzięki umożliwieniu administratorom automatycznego śledzenia i raportowania danych osobowych przechowywanych w folderach zespołu, folderach członków zespołu i folderach udostępnionych, takich jak dane kart kredytowych, paszportów, kont bankowych czy numery ubezpieczenia społecznego.

Włączanie automatycznej klasyfikacji danych

Administratorzy mogą włączać automatyczne skanowanie danych osobowych. 

Uwaga: Funkcja klasyfikacji danych nie kopiuje zawartości z identyfikowanych plików ani nie przechowuje jej w innym miejscu. Jedynie oznacza ona pliki, aby wskazać, że mogą zawierać dane osobowe.

Włączanie automatycznego skanowania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
4. Kliknij menu rozwijane obok opcji Etykietowanie danych osobowych i wybierz Skanuj tylko zawartość zespołu lub Zawartość należąca do zespołu i jego członków.
5. Kliknij Zapisz.

Wykrywane typy danych

Automatyczna klasyfikacja danych jest obecnie obsługiwana w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Australii, Niemczech, Francji, Japonii oraz Wielkiej Brytanii.

Aby zobaczyć bieżącą listę typów danych osobowych, które Dropbox może wykryć:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
4. Przeglądaj typy według lokalizacji w sekcji Typy informacji.

Typy plików, które mogą być skanowane

Oto typy plików, które mogą być skanowane:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Uwagi:

• Dropbox nie może obecnie skanować plików chronionych hasłem ani przekraczających 100 MB.
• Każda klasyfikacja danych osobowych jest dodawana do dziennika aktywności zespołu. 

• Dowiedz się więcej o monitorowaniu oraz zarządzaniu aktywnością zespołu przy użyciu konsoli administratora.

Otrzymywanie i wyświetlanie alertów dotyczących udostępniania na zewnątrz

Administratorzy otrzymują e-maile z alertami ochrony przed utratą danych (DLP), gdy pliki lub foldery zawierające poufne informacje są udostępniane poza ich zespół. 

Uwaga: alerty dotyczące udostępniania plików na zewnątrz pojawiają się tylko w przypadku plików i folderów znajdujących się wewnątrz folderów zespołu, nie w przypadku folderów członków zespołu lub folderów udostępnionych.

Zawartość alertu e-mail:

• Nazwa i lokalizacja pliku
• Typ i ważność alertu
• Data i godzina udostępnienia zawartości 
• Typy danych wykryte w udostępnionej zawartości
• Członek zespołu, który udostępnił zawartość
• Odbiorcy udostępnionej zawartości

Dowiedz się, jak włączyć lub wyłączyć alerty dotyczące bezpieczeństwa.

Administratorzy mogą monitorować alerty w konsoli administratora oraz w razie potrzeby blokować dostęp do udostępnionej zawartości. 

Aby uzyskać dostęp do wszystkich alertów DLP:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Bezpieczeństwo na lewym pasku bocznym.
4. Kliknij Alerty na lewym pasku bocznym.

Aby usunąć dostęp do zawartości udostępnionej na zewnątrz:

1. Otwórz alert DLP w e-mailu lub w konsoli administratora.
2. Kliknij Zarządzaj dostępem w prawym górnym rogu.
3. Kliknij strzałkę w dół obok nazwy odbiorcy i wybierz Usuń.

Tworzenie raportu klasyfikacyjnego

Administratorzy mogą utworzyć raport klasyfikacyjny, aby zobaczyć listę plików zawierających dane osobowe. Oto zawartość takiego raportu:

• Nazwa i rodzaj pliku
• Identyfikator pliku
• Lokalizacja pliku
• Rodzaj wykrytych danych
• Status udostępniania na zewnątrz
• Metoda udostępniania
• Inicjatorzy udostępniania
• Odbiorcy udostępniania
• Daty udostępnienia

Aby utworzyć raport klasyfikacyjny:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
4. Kliknij Utwórz raport obok Utwórz raport z oznaczonych plików.

Wygenerowany zostanie plik .csv. Gdy raport będzie gotowy do wyświetlenia lub pobrania w folderze Raporty Dropbox Business na koncie administratora, otrzymasz e-mail z powiadomieniem.

Uwaga: Nie można utworzyć raportu, dopóki nie zostanie ukończony początkowy proces skanowania.

Przekazywanie opinii na temat dokładności wykrywania

Administratorzy mogą przekazywać opinie na temat klasyfikacji danych, aby poprawić dokładność skanowania. 

W witrynie dropbox.com

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Bezpieczeństwo na lewym pasku bocznym.
4. Kliknij Alerty na lewym pasku bocznym.
5. Znajdź pozycję, na temat której chcesz przekazać opinię.
6. Kliknij Wyślij opinię na prawym pasku bocznym.
7. Odpowiedz na pytania dotyczące wykrytych danych.
   • Uwaga: Nie podawaj w swoich komentarzach żadnych poufnych ani osobistych informacji.
8. Jeśli chcesz, wprowadź dodatkowe informacje.
9. Jeśli chcesz zezwolić Dropbox na kontaktowanie się z Tobą, kliknij pole wyboru obok pozycji Dropbox może kontaktować się ze mną w sprawie mojej opinii.

 

Z raportu klasyfikacyjnego

1. Otwórz raport klasyfikacyjny w folderze Raporty Dropbox Business na swoim koncie administratora.
2. Znajdź pozycję, na temat której chcesz przekazać opinię.
3. Kliknij łącze w kolumnie Wyślij opinię na temat danych umożliwiających identyfikację.
4. Odpowiedz na pytania dotyczące wykrytych danych.
5. Jeśli chcesz, wprowadź dodatkowe informacje.
   
   • Uwaga: Nie podawaj w swoich komentarzach żadnych poufnych ani osobistych informacji.
6. Jeśli chcesz zezwolić Dropbox na kontaktowanie się z Tobą, kliknij pole wyboru obok pozycji Dropbox może kontaktować się ze mną w sprawie mojej opinii.
7. Kliknij Wyślij.

Uwagi :

• Jeśli wyrazisz zgodę, aby Dropbox kontaktował się z Tobą w sprawie Twojej opinii, ktoś z Dropbox może skontaktować się z Tobą przez e‑mail, aby uzyskać więcej szczegółów i informacji.
• Dropbox nie będzie przeglądać zawartości plików bez Twojej wyraźnej zgody.

Dokładność wykrywania

Funkcja klasyfikacji danych przewiduje występowanie danych osobowych na podstawie prawdopodobieństwa. Te przewidywania mogą być subiektywne i mogą nie być w 100% dokładne.

Pliki członków zespołu

Jeśli jesteś członkiem zespołu Dropbox z klasyfikacją danych włączoną przez administratora, Dropbox będzie skanować pliki Twojego zespołu w poszukiwaniu danych osobowych. Ten proces obejmuje przypisywanie do plików określonych atrybutów, aby pomóc administratorowi w lepszym zarządzaniu poufnymi danymi na koncie zespołu. Jeśli Twój zespół zostanie rozwiązany i nadal będziesz korzystać z Dropbox, pliki należące wcześniej do konta Twojego zespołu mogą zachować atrybuty przypisane podczas procesu klasyfikacji danych.