Klasyfikacja danych w Dropbox

Klasyfikacja danych pomaga zespołom zachować zgodność z przepisami korporacyjnymi i rządowymi, umożliwiając administratorom automatyczne śledzenie i raportowanie w zakresie danych osobowych przechowywanych w folderach zespołu, folderach członków zespołu i folderach udostępnionych. Dane te obejmują numery kart kredytowych, paszportów, kont bankowych i ubezpieczenia społecznego.

Włączanie automatycznej klasyfikacji danych

Administratorzy mogą włączać automatyczne skanowanie danych osobowych. 

Włączanie automatycznego skanowania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane po lewej stronie pozycji Dropbox.
4. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij menu rozwijane obok opcji Etykietowanie danych osobowych i wybierz Skanuj tylko zawartość zespołu lub Zawartość należąca do zespołu i jego członków.
6. Usuń zaznaczenie pola obok typów informacji , które nie są istotne.
7. Kliknij Zapisz.

Typy informacji, które można wykryć

Automatyczna klasyfikacja danych jest obecnie obsługiwana w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Australii, Niemczech, Francji, Japonii, Singapurze, Szwecji, Danii, Norwegii, Finlandii i Wielkiej Brytanii.
 

Aby zobaczyć bieżącą listę typów danych osobowych, które Dropbox może wykryć:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane po lewej stronie pozycji Dropbox.
4. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
5. Przeglądaj typy według lokalizacji w sekcji Typy informacji.

Otrzymywanie i wyświetlanie alertów dotyczących udostępniania na zewnątrz

Administratorzy otrzymują e-maile z alertami ochrony przed utratą danych (DLP), gdy pliki lub foldery zawierające poufne informacje są udostępniane poza ich zespół.

Zawartość alertu e-mail:

• Nazwa i lokalizacja pliku
• Typ i ważność alertu
• Data i godzina udostępnienia zawartości 
• Typy danych wykryte w udostępnionej zawartości
• Członek zespołu, który udostępnił zawartość
• Odbiorcy udostępnionej zawartości

Dowiedz się, jak włączyć lub wyłączyć alerty dotyczące bezpieczeństwa.

Administratorzy mogą sprawdzać alerty w konsoli administratora oraz w razie potrzeby blokować dostęp do udostępnionej zawartości. 
 

Aby uzyskać dostęp do wszystkich alertów DLP:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane po lewej stronie pozycji Dropbox.
4. Kliknij Bezpieczeństwo.
5. Kliknij Alerty bezpieczeństwa.

Aby usunąć dostęp do zawartości udostępnionej na zewnątrz:

1. Otwórz alert DLP w e-mailu lub w konsoli administratora.
2. Kliknij Zarządzaj dostępem w prawym górnym rogu.
3. Kliknij strzałkę w dół obok nazwy odbiorcy i wybierz Usuń.

Tworzenie raportu klasyfikacyjnego

Administratorzy mogą utworzyć raport klasyfikacyjny, aby zobaczyć listę plików zawierających dane osobowe. Oto zawartość takiego raportu:

• Nazwa i rodzaj pliku
• Identyfikator pliku
• Lokalizacja pliku
• Rodzaj wykrytych danych
• Status udostępniania na zewnątrz
• Metoda udostępniania
• Inicjatorzy udostępniania
• Odbiorcy udostępniania
• Daty udostępnienia

Aby utworzyć raport klasyfikacyjny:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane po lewej stronie pozycji Dropbox.
4. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Utwórz raport obok Utwórz raport z oznaczonych plików.

Wygenerowany zostanie plik .csv. Gdy raport będzie gotowy do wyświetlenia lub pobrania w folderze Raporty Dropbox Business na koncie administratora, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem.

Dokładność wykrywania

Funkcja klasyfikacji danych przewiduje występowanie danych osobowych na podstawie prawdopodobieństwa. Te przewidywania mogą być subiektywne i mogą nie być w 100% dokładne.

Pliki członków zespołu

Jeśli jesteś członkiem zespołu Dropbox z klasyfikacją danych włączoną przez administratora, Dropbox będzie skanować pliki Twojego zespołu w poszukiwaniu danych osobowych. Ten proces obejmuje przypisywanie do plików określonych atrybutów, aby pomóc administratorowi w lepszym zarządzaniu poufnymi danymi na koncie zespołu. Jeśli Twój zespół zostanie rozwiązany i nadal będziesz korzystać z Dropbox, pliki należące wcześniej do konta Twojego zespołu mogą zachować atrybuty przypisane podczas procesu klasyfikacji danych.