Dropbox 数据分类

数据分类可以让管理员自动跟踪和报告存储在团队文件夹、团队成员文件夹和共享文件夹中的个人信息，从而帮助团队遵守公司和政府的法规。个人信息包括信用卡、护照、银行账户和社会保障号码。

启用自动数据分类

管理员可以启用自动扫描个人信息的功能。

要启用自动扫描功能，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
4. 单击左侧边栏中的分类。
5. 单击个人信息标签旁边的下拉菜单，然后选择仅扫描团队内容或成员和团队内容。
6. 取消选中不相关信息类型旁边的复选框。
7. 单击保存。

可检测的信息类型

目前，美国、加拿大、澳大利亚、德国、法国、日本、新加坡、瑞典、丹麦、挪威、芬兰和英国支持自动数据分类功能。

要查看目前 Dropbox 可检测的个人信息类型列表，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 单击左侧边栏中的分类。
4. 在信息类型下按位置浏览。

接收并查看外部共享提醒

当在团队外部共享包含敏感信息的文件或文件夹时，管理员将会收到数据丢失防范 (DLP) 提醒邮件。

该邮件提醒包括以下内容：

• 文件名和位置
• 类型和提醒的严重性
• 共享该内容的日期和时间
• 在共享的内容中检测到的信息类型
• 共享该内容的团队成员
• 共享的收件人

了解如何开启和关闭安全提醒。

管理员可以在管理员控制台中查看警报并在必要时阻止对受影响的内容的访问。
 

要访问所有的 DLP 提醒，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
4. 单击安全。
5. 单击安全警报。

要移除对外部共享内容的访问权限，请执行以下操作：

1. 在电子邮件或管理员控制台中打开 DLP。
2. 单击右上角的管理访问权限。
3. 单击收件人姓名旁的向下箭头并选择删除。

创建分类报告

管理员可以创建分类报告，以查看包含个人信息的文件列表。该报告包括以下内容：

• 文件名和类型
• 文件 ID
• 文件位置
• 检测到的信息类型
• 外部共享状态
• 共享方法
• 共享发起人
• 共享收件人
• 共享日期

要创建分类报告，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 单击左侧边栏中的更多下拉菜单。
4. 单击左侧边栏中的分类。
5. 单击创建已标记文件的报告旁边的创建报告。

系统将生成 .csv 文件。当报告可以从管理员帐户的 Dropbox Business 报告文件夹中查看或下载时，您将会收到邮件通知。

检测的准确性

数据分类功能会基于概率对个人信息作出预测。这些预测具有主观性质，可能并非完全准确。

团队成员文件

如果您所属的 Dropbox 团队的管理员启用了数据分类功能，则 Dropbox 将会扫描您的团队文件中是否包含个人信息。这一流程包括为文件指定特定的属性，以帮助管理员更好地管理团队帐户中的敏感数据。如果您的团队已解散，而您仍继续使用 Dropbox，那么曾经属于团队帐户的文件仍会保留在数据分类时指定的属性。