Classificazione dei dati di Dropbox
La classificazione dei dati è disponibile per i team con piano Dropbox Standard che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la sicurezza, oltre che per i team con piano Dropbox Business Plus, Advanced o Enterprise. Tuttavia, questa funzionalità non è disponibile per team che gestiscono un numero di file particolarmente elevato. Se ricevi una notifica che ti informa che la classificazione dei dati non è disponibile per il tuo team, contatta il supporto.
La classificazione dei dati consente ai team di rispettare le norme aziendali e governative, permettendo agli amministratori di monitorare e segnalare le informazioni personali contenute in cartelle del team, cartelle dei membri del team e cartelle condivise, come numeri di carta di credito, passaporti, conti correnti bancari e numeri di previdenza sociale.
Attivare la classificazione automatica dei dati
Gli amministratori possono attivare la scansione automatica delle informazioni personali.
Nota. La funzionalità di classificazione dei dati non copia il contenuto dei file individuati né lo conserva in un’altra posizione, si limita ad applicare ai file un’etichetta che indica che potrebbero contenere informazioni personali.
Per attivare la scansione automatica:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa accanto ad Aggiunta di etichette alle informazioni personali e seleziona Esegui solo la scansione dei contenuti del team o Membri e contenuti del team.
- Deseleziona la casella accanto ai tipi di informazioni non rilevanti.
- Fai clic su Salva.
Tipi di informazioni che possono essere individuati
La classificazione automatica dei dati è attualmente supportata in Stati Uniti, Canada, Australia, Germania, Francia, Giappone, Svezia, Danimarca, Norvegia, Finlandia e Regno Unito.
Per visualizzare una lista completa dei tipi di informazioni personali che Dropbox è in grado di individuare:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
- Sfoglia Tipi di informazioni in base alla tua posizione.
Tipi di file di cui può essere eseguita la scansione
I formati di file supportati sono:
.doc |
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.docx |
.rtf |
.docm |
.txt |
.ppt |
.vtt |
.pptx |
.gdoc |
.pptm |
.gsheet |
.csv |
.gslides |
.xls |
.paper |
.xlsx |
.papert |
.xlsm |
|
- Al momento Dropbox non è in grado di eseguire la scansione di file protetti da password o superiori a 100 MB.
- Ogni classificazione delle informazioni personali viene aggiunta al registro delle attività del team.
Scopri di più sul monitoraggio e la gestione dell’attività del team nella Console amministratore.
Ricevere e visualizzare gli avvisi sulla condivisione esterna
Se file o cartelle che contengono informazioni sensibili vengono condivise all'esterno del team, gli amministratori ricevono via email un avviso sulla prevenzione della perdita dei dati (DLP).
Nota. Gli avvisi di condivisione esterna verranno attivati solo per i file e le cartelle all’interno delle cartelle del team, ma non per quelli in cartelle dei membri del team o condivise.
L’avviso via email include:
- Nome e posizione del file
- Tipologia e gravità dell'avviso
- Data e ora di condivisione dei contenuti
- Tipi di informazioni rilevate nei contenuti condivisi
- Membro del team che ha condiviso i contenuti
- Destinatari della condivisione
Scopri come attivare o disattivare gli avvisi di sicurezza.
Gli amministratori possono controllare gli avvisi dalla Console amministratore e, se necessario, bloccare l’accesso ai contenuti in questione.
Per accedere a tutti gli avvisi DLP:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Sicurezza.
- Fai clic su Avvisi di sicurezza.
Per rimuovere l’accesso ai contenuti condivisi all’esterno del team:
- Apri l'avviso DLP dalla tua email o dalla Console amministratore.
- Fai clic su Gestisci accesso nell’angolo superiore destro.
- Fai clic sulla freccia verso il basso accanto al nome del destinatario e seleziona Rimuovi.
Creare un rapporto sulla classificazione
Gli amministratori possono creare un rapporto sulla classificazione per visualizzare una lista di file contenenti informazioni personali. Il rapporto include:
- Nome e tipo di file
- ID file
- Posizione del file
- Tipo di informazioni rilevate
- Stato di condivisione esterna
- Metodo di condivisione
- Autore della condivisione
- Destinatari condivisione
- Date di condivisione
Per creare un rapporto sulla classificazione:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa Altro nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Crea rapporto accanto a Crea un rapporto sui file contrassegnati con etichette.
Verrà generato un file .csv. Riceverai una notifica via email quando il rapporto sarà pronto per essere visualizzato o scaricato dalla cartella “Rapporti di Dropbox Business” dell’account amministratore.
Note:
- Il rapporto non può essere creato finché il processo di scansione iniziale non viene completato.
- L’etichettatura delle informazioni personali deve essere attivata per creare un rapporto sulla classificazione.
Fornire feedback sulla qualità del rilevamento
Gli amministratori possono fornire feedback sulla classificazione dei dati in modo da migliorare l'accuratezza della scansione.
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Sicurezza.
- Fai clic sulla scheda Avvisi di sicurezza.
- Individua l'elemento sul quale desideri fornire feedback.
- Fai clic sull’avviso per il quale desideri inviare un feedback.
- Fai clic su Migliora questo avviso.
- Rispondi alle domande relative alle informazioni rilevate.
- Nota. Non includere nei commenti informazioni sensibili o personali.
- Se lo ritieni opportuno, puoi inserire dettagli aggiuntivi.
- Se vuoi dare a Dropbox la possibilità di contattarti, fai clic sulla casella di controllo accanto a Dropbox può contattarmi in merito al mio feedback.
- Apri un rapporto di classificazione dalla cartella “Rapporti di Dropbox Business” del tuo account amministratore.
- Individua l'elemento sul quale desideri fornire feedback.
- Fai clic sul link nella colonna denominata Invia feedback su PII o dati personali.
- Rispondi alle domande relative alle informazioni rilevate.
- Se lo ritieni opportuno, puoi inserire dettagli aggiuntivi.
- Nota. Non includere nei commenti informazioni sensibili o personali.
- Se vuoi dare a Dropbox la possibilità di contattarti, fai clic sulla casella di controllo accanto a Dropbox può contattarmi in merito al mio feedback.
- Fai clic su Invia.
Note.
- Se non hai obiezioni al fatto che Dropbox ti contatti riguardo al feedback fornito, il personale Dropbox potrebbe contattarti via email per ottenere dettagli e informazioni addizionali.
- Dropbox non visualizzerà i contenuti dei file in questione senza la tua autorizzazione esplicita.
Accuratezza del rilevamento
La funzione di classificazione dei dati fa delle previsioni riguardanti le informazioni personali in base all'analisi delle probabilità. Queste previsioni possono essere soggettive e non accurate al 100%.
File dei membri del team
Se sei membro di un team Dropbox per il quale l’amministratore ha attivato la classificazione dei dati, Dropbox effettuerà la scansione dei file del team alla ricerca di informazioni personali. Questo processo comporta l’assegnazione di attributi specifici ai file per aiutare l’amministratore a gestire in modo migliore i dati sensibili all’interno dell’account del team. In caso di scioglimento del team, se continuerai a usare Dropbox, i file che facevano parte dell’account del team potrebbero conservare alcuni attributi assegnati durante il processo di classificazione dei dati.
