Classificazione dei dati di Dropbox

La classificazione dei dati consente ai team di rispettare le norme aziendali e governative, permettendo agli amministratori di monitorare e segnalare le informazioni personali contenute in cartelle del team, cartelle dei membri del team e cartelle condivise, come numeri di carta di credito, passaporti, conti correnti bancari e numeri di previdenza sociale.

Attivare la classificazione automatica dei dati

Gli amministratori possono attivare la scansione automatica delle informazioni personali. 

Nota. La funzione di classificazione dei dati non copia il contenuto dei file individuati né lo conserva in un'altra posizione: si limita ad applicare ai file un'etichetta che indica che potrebbero contenere informazioni personali.

Per attivare la scansione automatica:

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic sul menu a discesa accanto ad Aggiunta di etichette alle informazioni personali e seleziona Esegui solo la scansione dei contenuti del team o Membri e contenuti del team.
5. Fai clic su Salva.

Tipi di informazioni che possono essere individuati

Attualmente la classificazione automatica dei dati è disponibile negli Stati Uniti, in Canada, in Australia, in Germania, in Francia, in Giappone e nel Regno Unito.

Per visualizzare una lista completa dei tipi di informazioni personali che Dropbox è in grado di individuare:

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Sfoglia Tipi di informazioni in base alla tua posizione.

Tipi di file che possono essere scansionati

I formati di file supportati sono:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Note.

• Al momento Dropbox non è in grado di eseguire la scansione di file protetti da password o superiori a 100 MB.
• Ogni classificazione delle informazioni personali viene aggiunta al registro delle attività del team. 

• Ulteriori informazioni sul monitoraggio e la gestione dell'attività del team nella Console amministratore.

Ricevere e visualizzare gli avvisi sulla condivisione esterna

Se file o cartelle che contengono informazioni sensibili vengono condivise all'esterno del team, gli amministratori ricevono via email un avviso sulla prevenzione della perdita dei dati (DLP). 

Nota. Gli avvisi di condivisione esterna verranno attivati solo per i file e le cartelle all’interno delle cartelle del team, ma non per quelli in cartelle dei membri del team o condivise.

L'avviso via email include:

• Nome e posizione del file
• Tipologia e gravità dell'avviso
• Data e ora di condivisione dei contenuti 
• Tipi di informazioni rilevate nei contenuti condivisi
• Membro del team che ha condiviso i contenuti
• Destinatari della condivisione

Scopri come attivare o disattivare gli avvisi di sicurezza.

Gli amministratori possono monitorare gli avvisi dalla Console amministratore e, se necessario, bloccare l'accesso ai contenuti in questione. 

Per accedere a tutti gli avvisi DLP:

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Sicurezza nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su Avvisi nella barra laterale sinistra.

Per rimuovere l'accesso ai contenuti condivisi all'esterno del team:

1. Apri l'avviso DLP dalla tua email o dalla Console amministratore.
2. Fai clic su Gestisci accesso nell'angolo in alto a destra.
3. Fai clic sulla freccia verso il basso accanto al nome del destinatario e seleziona Rimuovi.

Creare un rapporto sulla classificazione

Gli amministratori possono creare un rapporto sulla classificazione per visualizzare una lista di file contenenti informazioni personali. Il rapporto include:

• Nome e tipo di file
• ID file
• Posizione del file
• Tipo di informazioni rilevate
• Stato di condivisione esterna
• Metodo di condivisione
• Autore della condivisione
• Destinatari condivisione
• Date di condivisione

Per creare un rapporto sulla classificazione:

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su Crea rapporto accanto a Crea un rapporto dei file contrassegnati con etichette.

Verrà generato un file .csv. Riceverai una notifica via email quando il rapporto sarà pronto per essere visualizzato o scaricato dalla cartella “Rapporti di Dropbox Business” del tuo account amministratore.

Nota. Il rapporto non può essere creato finché il processo di scansione iniziale non viene completato.

Fornire feedback sulla qualità del rilevamento

Gli amministratori possono fornire feedback sulla classificazione dei dati in modo da migliorare l'accuratezza della scansione. 

Su dropbox.com

1. Accedi su dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Sicurezza nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su Avvisi nella barra laterale sinistra.
5. Individua l'elemento sul quale desideri fornire feedback.
6. Fai clic su Invia commenti nella barra laterale destra.
7. Rispondi alle domande relative alle informazioni rilevate.
   
   • Nota. Non includere nei commenti informazioni sensibili o personali.
8. Se lo ritieni opportuno, puoi inserire dettagli aggiuntivi.
9. Se vuoi dare a Dropbox la possibilità di contattarti, fai clic sulla casella di controllo accanto a Dropbox può contattarmi in merito al mio feedback.

 

Da un rapporto di classificazione

1. Apri un rapporto di classificazione dalla cartella “Rapporti di Dropbox Business” del tuo account amministratore.
2. Individua l'elemento sul quale desideri fornire feedback.
3. Fai clic sul link nella colonna intitolata Invia feedback su PII.
4. Rispondi alle domande relative alle informazioni rilevate.
5. Se lo ritieni opportuno, puoi inserire dettagli aggiuntivi.
   
   • Nota. Non includere nei commenti informazioni sensibili o personali.
6. Se vuoi dare a Dropbox la possibilità di contattarti, fai clic sulla casella di controllo accanto a Dropbox può contattarmi in merito al mio feedback.
7. Fai clic su Invia.

Note.

• Se non hai obiezioni al fatto che Dropbox ti contatti riguardo al feedback fornito, il personale Dropbox potrebbe contattarti via email per ottenere dettagli e informazioni addizionali.
• Dropbox non visualizzerà i contenuti dei file in questione senza la tua autorizzazione esplicita.

Accuratezza del rilevamento

La funzione di classificazione dei dati fa delle previsioni riguardanti le informazioni personali in base all'analisi delle probabilità. Queste previsioni possono essere soggettive e non accurate al 100%.

File dei membri del team

Se sei membro di un team Dropbox per il quale l’amministratore ha attivato la classificazione dei dati, Dropbox effettuerà la scansione dei file del team alla ricerca di informazioni personali. Questo processo comporta l’assegnazione di attributi specifici ai file per aiutare l’amministratore a gestire in modo migliore i dati sensibili all’interno dell’account del team. In caso di scioglimento del team, se continuerai a usare Dropbox, i file che facevano parte dell’account del team potrebbero conservare alcuni attributi assegnati durante il processo di classificazione dei dati.