Dataklassifisering i Dropbox

Dataklassifisering hjelper team med å overholde bedriftens regler og statlige bestemmelser ved å automatisk spore og rapportere personopplysninger som er lagret i teammapper, teammedlemsmapper og delte mapper, som for eksempel kredittkort-, pass-, bankkonto- og personnummerinformasjon.

Aktiver automatisk dataklassifisering

Administratorer kan aktivere automatisk skanning etter personopplysninger. 

Slik aktiverer du automatisk søk:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Merking av personlig informasjon og velg Skann bare teaminnhold eller Medlems- og teaminnhold.
5. Klikk på Lagre.

Informasjonstyper som kan oppdages

Automatisk dataklassifisering støttes nå i USA, Canada, Australia, Tyskland, Frankrike, Japan og Storbritannia.

Slik viser du en oppdatert liste over typer personopplysninger som Dropbox kan finne:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Bla gjennom etter land under Informasjonstyper.

Motta og vis varsler om ekstern deling

Administratorer mottar et varsel om forhindring av datatap (DLP) per e-post når filer eller mapper som inneholder sensitiv informasjon, blir delt utenfor teamet.

E-postvarselet inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -plassering
• varselets type og alvorlighetsgrad
• dato og klokkeslett innholdet ble delt 
• type(r) informasjon funnet i det delte innholdet
• hvilket teammedlem som delte innholdet
• hvem som har mottatt det delte innholdet

Finn ut hvordan du slår sikkerhetsvarsler på og av.

Administratorer kan overvåke varsler i administratorverktøyet og om nødvendig blokkere tilgangen til det berørte innholdet. 

Slik får du tilgang til alle DLP-varsler:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Sikkerhet i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Varsler i venstre sidestolpe.

Slik fjerner du tilgang til eksternt delt innhold:

1. Åpne DLP-varselet i e-posten eller administratorverktøyet.
2. Klikk på Administrer tilgang øverst til høyre.
3. Klikk på nedoverpilen ved siden av mottakerens navn og velg Fjern.

Opprett en klassifiseringsrapport

Administratorer kan opprette en klassifiseringsrapport for å vise en liste over filer som inneholder personopplysninger. Rapporten inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -type
• Fil-ID
• filplassering
• type informasjon funnet
• status for ekstern deling
• Delingsmetode
• hvem som delte filen
• Delingsmottakere
• datoen filen ble delt

Slik oppretter du en klassifiseringsrapport:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Opprett rapport ved siden av Opprett en rapport med merkede filer.

Det blir opprettet en csv-fil. Du blir varslet per e-post når rapporten er klar til å vises eller lastes ned fra mappen «Dropbox Business-rapporter»  i administratorkontoen din.

Skanningens nøyaktighet

Dataklassifisering-funksjonen bruker sannsynlighetsberegninger til å forutsi om det foreligger personopplysninger. Disse forutsigelsene kan være subjektive og er ikke nødvendigvis 100 % nøyaktige.

Teammedlemmers filer

Hvis du er medlem av et Dropbox-team med dataklassifisering aktivert av en administrator, vil Dropbox skanne teamets filer for personlig informasjon. Denne prosessen inkluderer å tildele visse attributter til filer for å hjelpe administratoren din bedre å administrere sensitive data i teamets konto. Hvis teamet ditt oppløses og du fortsetter å bruke Dropbox, kan filer som en gang var en del av teamets konto beholde attributter som ble tildelt under dataklassifiseringsprosessen.