Dataklassifisering i Dropbox

Dataklassifisering hjelper team med å overholde bedriftens regler og statlige bestemmelser ved å automatisk spore og rapportere personopplysninger som er lagret i teammapper, teammedlemsmapper og delte mapper, som for eksempel kredittkort-, pass-, bankkonto- og personnummerinformasjon.

Aktiver automatisk dataklassifisering

Administratorer kan aktivere automatisk skanning etter personopplysninger. 

Obs! Dataklassifisering-funksjonen kopierer ikke innhold fra identifiserte filer og lagrer det ikke på noe annet sted. Det eneste den gjør, er å merke filer for å vise at de kan inneholde personopplysninger.

Slik aktiverer du automatisk skanning:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Merking av personlig informasjon og velg Skann bare teaminnhold eller Medlems- og teaminnhold.
5. Klikk Lagre.

Typer opplysninger funksjonen kan finne

Automatisk dataklassifisering støttes nå i USA, Canada, Australia, Tyskland, Frankrike, Japan og Storbritannia.

Slik viser du en oppdatert liste over typer personopplysninger som Dropbox kan finne:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Bla gjennom etter land under Informasjonstyper.

Filtyper som kan skannes

Følgende filtyper kan skannes:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Merknader:

• Dropbox kan ikke skanne passordbeskyttede filer eller filer over 100 MB.
• All klassifisering av personopplysninger blir ført i teamaktivitetsloggen. 

• Finn mer ut om overvåking og administrasjon av teamaktivitet i administratorverktøyet.

Motta og vis varsler om ekstern deling

Administratorer mottar et varsel om forhindring av datatap (DLP) per e-post når filer eller mapper som inneholder sensitiv informasjon, blir delt utenfor teamet. 

Obs! Varsler om ekstern deling blir bare utløst for filer og mapper i teammapper, ikke for teammedlemsmapper eller delte mapper.

E-postvarselet inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -plassering
• varselets type og alvorlighetsgrad
• dato og klokkeslett innholdet ble delt 
• type(r) informasjon funnet i det delte innholdet
• hvilket teammedlem som delte innholdet
• hvem som har mottatt det delte innholdet

Finn ut hvordan du slår sikkerhetsvarsler på og av.

Administratorer kan overvåke varsler i administratorverktøyet og om nødvendig blokkere tilgangen til det berørte innholdet. 

Slik får du tilgang til alle DLP-varsler:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Sikkerhet i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Varsler i venstre sidestolpe.

Slik fjerner du tilgang til eksternt delt innhold:

1. Åpne DLP-varselet i e-posten eller administratorverktøyet.
2. Klikk på Administrer tilgang øverst til høyre.
3. Klikk på nedoverpilen ved siden av mottakerens navn og velg Fjern.

Opprett en klassifiseringsrapport

Administratorer kan opprette en klassifiseringsrapport for å vise en liste over filer som inneholder personopplysninger. Rapporten inneholder følgende opplysninger:

• filnavn og -type
• Fil-ID
• filplassering
• type informasjon funnet
• status for ekstern deling
• Delingsmetode
• hvem som delte filen
• Delingsmottakere
• datoen filen ble delt

Slik oppretter du en klassifiseringsrapport:

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Klassifisering i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Opprett rapport ved siden av Opprett en rapport med merkede filer.

Det blir opprettet en csv-fil. Du blir varslet per e-post når rapporten er klar til å vises eller lastes ned fra mappen «Dropbox Business-rapporter» i administratorkontoen din.

Obs! Rapporten kan ikke opprettes før den første skanningen er fullført.

Gi tilbakemelding om kvaliteten på skanningen

Administratorer kan gi tilbakemelding på dataklassifiseringen for å forbedre skanningens nøyaktighet. 

På dropbox.com

1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
3. Klikk på Sikkerhet i venstre sidestolpe.
4. Klikk på Varsler i venstre sidestolpe.
5. Finn elementet du vil gi tilbakemelding på.
6. Klikk på Send tilbakemelding i høyre sidestolpe.
7. Svar på spørsmålene om opplysningene som ble funnet.
   
   • Obs! Ikke ta med sensitiv informasjon eller personopplysninger i kommentarene.
8. Oppgi gjerne ytterligere detaljer.
9. Hvis du vil gi Dropbox tillatelse til å kontakte deg, klikker du i avmerkingsboksen ved siden av Dropbox kan kontakte meg om tilbakemeldingene mine.

 

Fra en klassifiseringsrapport

1. Åpne en klassifiseringsrapport i «Dropbox Business Reports»-mappen til administratorkontoen din.
2. Finn elementet du vil gi tilbakemelding på.
3. Klikk på koblingen i kolonnen merket Send tilbakemelding om PII.
4. Svar på spørsmålene om opplysningene som ble funnet.
5. Oppgi gjerne ytterligere detaljer.
   
   • Obs! Ikke ta med sensitiv informasjon eller personopplysninger i kommentarene.
6. Hvis du vil gi Dropbox tillatelse til å kontakte deg, klikker du i avmerkingsboksen ved siden av Dropbox kan kontakte meg om tilbakemeldingene mine.
7. Klikk på Send. 

Merknader:

• Hvis du godtar å la Dropbox kontakte deg om tilbakemeldingen, kan Dropbox kontakte deg per e-post og be om mer informasjon og flere detaljer.
• Dropbox kommer ikke til å se på innholdet i de aktuelle filene uten uttrykkelig tillatelse.

Skanningens nøyaktighet

Dataklassifisering-funksjonen bruker sannsynlighetsberegninger til å forutsi om det foreligger personopplysninger. Disse forutsigelsene kan være subjektive og er ikke nødvendigvis 100 % nøyaktige.

Teammedlemmers filer

Hvis du er medlem av et Dropbox-team der en administrator har aktivert dataklassifisering, skanner Dropbox filene til teamet ditt for personopplysninger. Denne prosessen går ut på å tildele filene visse attributter for å hjelpe administratoren med å håndtere sensitive data i teamets konto på en bedre måte. Hvis teamet blir oppløst og du fortsetter å bruke Dropbox, kan filer som tidligere var en del av teamets konto, beholde attributter tildelt under dataklassifiseringsprosessen.