Classificação de dados do Dropbox

A classificação de dados ajuda as equipes a se manterem em conformidade com as normas corporativas e governamentais, permitindo que os administradores identifiquem e informem automaticamente a existência de informações pessoais armazenadas nas pastas da equipe, pastas de membros da equipe e pastas compartilhadas, como números de cartão de crédito, passaporte, conta bancária e previdência social.

Habilitar a classificação automática de dados

Os administradores podem habilitar a verificação automática para encontrar informações pessoais. 

Observação: O recurso de classificação de dados não copia o conteúdo dos arquivos identificados, nem o armazena em outro local. Ele apenas identifica os arquivos para indicar que podem conter informações pessoais.

Para habilitar a verificação automática:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Classificação na barra lateral esquerda.
4. Clique no menu suspenso ao lado de Identificação de informações pessoais e selecione Verificar apenas o conteúdo da equipe ou o Conteúdo dos membros e da equipe.
5. Clique em Salvar.

Tipos de informação que podem ser detectados

Atualmente, a classificação automática de dados está disponível nos Estados Unidos, Canadá, Austrália, Alemanha, França, Japão e Reino Unido.

Para ver uma lista atual dos tipos de informações pessoais que o Dropbox pode detectar:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Classificação na barra lateral esquerda.
4. Navegue por local em Tipos de informação.

Tipos de arquivos que podem ser analisados

Os seguintes tipos de arquivo podem ser analisados:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Observações:

• No momento, o Dropbox não pode verificar arquivos protegidos por senha ou arquivos com mais de 100 MB.
• Toda classificação de informações pessoais é adicionada ao registro de atividades da equipe. 

• Saiba mais sobre como monitorar e gerenciar a atividade da equipe na seção de Administração.

Receber e visualizar alertas de compartilhamento externo

Os administradores receberão alertas de prevenção à perda de dados (DLP) por e-mail quando arquivos ou pastas que contêm informações confidenciais forem compartilhados com pessoas que não fazem parte da sua equipe. 

Observação: Os alertas de compartilhamento externo só serão acionados para arquivos e pastas contidos em pastas da equipe, não em pastas de membros da equipe ou em pastas compartilhadas.

O alerta por e-mail inclui:

• Nome e localização do arquivo
• Tipo e gravidade do alerta
• Data e hora em que o conteúdo foi compartilhado 
• Tipos de informação detectados no conteúdo compartilhado
• Membro da equipe que compartilhou o conteúdo
• Destinatários do compartilhamento

Saiba como ativar e desativar os alertas de segurança.

Os administradores podem monitorar os alertas na seção de Administração e bloquear o acesso ao conteúdo afetado, se necessário. 

Para acessar todos os alertas de prevenção de perda de dados:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Segurança na barra lateral esquerda.
4. Clique em Alertas na barra lateral esquerda.

Para remover o acesso ao conteúdo compartilhado externamente:

1. Abra o alerta de prevenção de perda de dados no seu e‑mail ou na seção de Administração.
2. Clique em Gerenciar acesso no canto superior direito.
3. Clique na seta para baixo ao lado do nome do destinatário e selecione Remover.

Criar um relatório de classificação

Os administradores podem criar um relatório de classificação para ver uma lista de arquivos que contém informações pessoais. O relatório inclui:

• Nome e tipo de arquivo
• ID de arquivo
• Localização do arquivo
• Tipo de informação detectada
• Status de compartilhamento externo
• Método de compartilhamento
• Autores do compartilhamento
• Destinatários do compartilhamento
• Datas de compartilhamento

Para criar um relatório de classificação:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Classificação na barra lateral esquerda.
4. Clique em Criar relatório ao lado de Criar um relatório dos arquivos identificados.

Um arquivo .csv será gerado. Você será notificado por e‑mail quando o relatório estiver pronto para ser visualizado ou baixado na pasta “Relatórios do Dropbox Business” da sua conta de administrador.

Observação: O relatório não poderá ser criado até que o processo de análise inicial seja concluído.

Dar opinião sobre a qualidade da detecção

Os administradores podem dar sua opinião sobre a classificação de dados, para ajudar a melhorar a precisão da verificação. 

No dropbox.com

1. Acesse o site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Segurança na barra lateral esquerda.
4. Clique em Alertas na barra lateral esquerda.
5. Encontre o item sobre o qual deseja dar opinião.
6. Clique em Enviar opinião na barra lateral direita.
7. Responda as perguntas sobre as informações detectadas.
   
   • Observação: Não inclua informações confidenciais ou pessoais em seus comentários.
8. Se quiser, digite mais detalhes.
9. Se desejar dar permissão ao Dropbox para entrar em contato com você, clique na caixa de seleção ao lado de O Dropbox pode entrar em contato comigo sobre minhas opiniões.

 

Através de um relatório de classificação

1. Abra um relatório de classificação na pasta “Relatórios do Dropbox Business” da sua conta de administrador.
2. Encontre o item sobre o qual deseja dar opinião.
3. Clique no link da coluna Enviar opinião sobre informações de identificação pessoal.
4. Responda as perguntas sobre as informações detectadas.
5. Se quiser, digite mais detalhes.
   
   • Observação: Não inclua informações confidenciais ou pessoais em seus comentários.
6. Se desejar dar permissão ao Dropbox para entrar em contato com você, clique na caixa de seleção ao lado de O Dropbox pode entrar em contato comigo sobre minhas opiniões.
7. Clique em Enviar.

Observação:

• Se concordar em permitir que o Dropbox entre em contato com você sobre suas opiniões, alguém do Dropbox poderá entrar em contato por e‑mail para obter mais detalhes e informações.
• O Dropbox não visualizará o conteúdo dos arquivos afetados sem permissão explícita.

Precisão da detecção

O recurso de classificação de dados faz previsões sobre informações pessoais baseado em probabilidades. Essas previsões podem ser subjetivas e talvez não sejam 100% precisas.

Arquivos de membros da equipe

Se você for membro de uma equipe do Dropbox cuja classificação de dados tenha sido habilitada pelo administrador, o Dropbox verificará os arquivos da sua equipe para identificar informações pessoais. Esse processo inclui a atribuição de determinadas características aos arquivos para ajudar o administrador a gerenciar melhor os dados confidenciais existentes na conta da sua equipe. Se a sua equipe for dispersada e você continuar usando o Dropbox, os arquivos que faziam parte da conta da sua equipe podem manter as características atribuídas durante o processo de classificação de dados.