Clasificación de datos en Dropbox

La clasificación de datos ayuda a los equipos a cumplir con las regulaciones corporativas y gubernamentales al permitir que los administradores rastreen e informen automáticamente sobre la información personal almacenada en las carpetas del equipo, las carpetas de los miembros del equipo y las carpetas compartidas. Esto incluye tarjetas de crédito, pasaportes, cuentas bancarias y números de seguridad social.

Habilitar la clasificación automática de datos

Los administradores pueden habilitar el escaneo automático de información personal. 

Para habilitar el escaneo automático, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en el menú desplegable Más en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
5. Haz clic en el menú desplegable junto a Etiquetado de información personal y selecciona Escanea solo contenido del equipo o Contenido del miembro y del equipo.
6. Desmarca la casilla junto a cualquier tipo de información que no sea relevante.
7. Haz clic en Guardar.

Tipos de información que se pueden detectar

Actualmente, la clasificación automática de datos está disponible en EE. UU., Canadá, Australia, Alemania, Francia, Japón, Singapur, Suecia, Dinamarca, Noruega, Finlandia y el Reino Unido.  

Para ver una lista actual de los tipos de información personal que Dropbox puede detectar, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
4. Busca por ubicación en Tipos de información.

Recibir y ver alertas de uso compartido externo

Cuando se compartan archivos o carpetas con información confidencial con personas ajenas al equipo, los administradores recibirán alertas de prevención de pérdida de datos (DLP) por correo electrónico.

El mensaje de alerta incluye lo siguiente:

• Nombre y ubicación del archivo
• Tipo y gravedad de la alerta
• Fecha y hora en las que se compartió el contenido 
• Tipos de información detectados en el contenido compartido
• Miembro del equipo que compartió el contenido
• Destinatarios del contenido compartido

Más información sobre cómo activar y desactivar las alertas de seguridad

Los administradores pueden verificar las alertas en su consola de administración y, si es necesario, pueden bloquear el acceso al contenido afectado. 
 

Para acceder a todas las alertas de prevención de pérdida de datos (DLP), sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. En Productos, haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox.
4. Haz clic en Seguridad.
5. Haz clic en Alertas de seguridad.

Para quitar el acceso al contenido compartido de forma externa, sigue estos pasos:

1. Abre la alerta de prevención de pérdida de datos (DLP) en tu correo electrónico o en la consola de administración.
2. Haz clic en Administrar el acceso en la esquina superior derecha.
3. Junto al nombre del destinatario, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Quitar.

Crear un informe de clasificación

Para ver una lista de los archivos que contienen información personal, los administradores pueden crear un informe de clasificación. El informe incluye lo siguiente:

• Nombre y tipo de archivo
• Id. de archivo
• Ubicación del archivo
• Tipo de información detectada
• Estado del contenido compartido de forma externa
• Método para compartir
• Miembros que compartieron el contenido
• Destinatarios de uso compartido
• Fechas en las que se compartió el contenido

Para crear un informe de clasificación, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en el menú desplegable Más en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
5. Haz clic en Crear informe junto a Crear un informe de archivos etiquetados.

Se generará un archivo .csv y recibirás un correo electrónico cuando el informe esté listo para su consulta o descarga en la carpeta Informes de Dropbox Business de tu cuenta de administrador.

Precisión de la detección

La característica de clasificación de datos hace predicciones de información personal basadas en probabilidades. Las predicciones pueden ser subjetivas, y es posible que no sean 100 % exactas.

Archivos de los miembros del equipo

Si eres miembro de un equipo de Dropbox cuyo administrador habilitó la clasificación de datos, Dropbox escaneará los archivos de tu equipo en busca de información personal. El proceso incluye asignar ciertos atributos a los archivos para ayudar a que tu administrador gestione mejor la información confidencial en la cuenta de tu equipo. Si tu equipo se deshace y tú continúas usando Dropbox, los archivos que estaban en la cuenta del equipo podrían conservar los atributos asignados durante el proceso de clasificación de datos.