Clasificación de datos en Dropbox

La clasificación de datos ayuda a los equipos a cumplir con normativas corporativas y gubernamentales al permitir que los administradores hagan un seguimiento y reporte automático de la información personal (como números de tarjetas de crédito, pasaportes, cuentas bancarias o de seguridad social) que pudiera estar almacenada en las carpetas del equipo, las carpetas de los miembros del equipo o cualquier carpeta compartida.

Habilitar la clasificación automática de datos

Los administradores pueden habilitar el escaneo automático de información personal. 

Nota: Con la característica de clasificación de datos, no se copia el contenido de los archivos que se identifican ni se almacena en otra ubicación. Solo se etiquetan los archivos para indicar que pueden contener información personal.

Para habilitar el escaneo automático, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
4. Haz clic en el menú desplegable junto a Etiquetado de información personal y selecciona Escanea solo contenido del equipo o Contenido del miembro y del equipo.
5. Haz clic en Guardar.

Tipos de información que se pueden detectar

La clasificación automática de datos se admite actualmente en EE. UU., Canadá, Australia, Alemania, Francia, Japón y el Reino Unido.

Para ver una lista actual de los tipos de información personal que Dropbox puede detectar, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
4. Busca por ubicación en Tipos de información.

Tipos de archivos que se pueden escanear

Se pueden escanear estos tipos de archivos:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Notas:

• Actualmente, Dropbox no puede escanear archivos protegidos con contraseña o archivos de más de 100 MB.
• Todas las clasificaciones de información personal se agregan al registro de actividad del equipo. 

• Más información sobre cómo supervisar y administrar la actividad del equipo en la consola de administración

Recibir y ver alertas de uso compartido externo

Cuando se compartan archivos o carpetas con información confidencial con personas ajenas al equipo, los administradores recibirán alertas de prevención de pérdida de datos (DLP) por correo electrónico. 

Nota: Las alertas de uso compartido externo solo se activarán para los archivos y las carpetas dentro de las carpetas del equipo, no para las carpetas de los miembros del equipo ni para las carpetas compartidas.

El mensaje de alerta incluye lo siguiente:

• Nombre y ubicación del archivo
• Tipo y gravedad de la alerta
• Fecha y hora en las que se compartió el contenido 
• Tipos de información detectados en el contenido compartido
• Miembro del equipo que compartió el contenido
• Destinatarios del contenido compartido

Más información sobre cómo activar y desactivar las alertas de seguridad

Los administradores pueden supervisar las alertas en su consola de administración y, si es necesario, pueden bloquear el acceso al contenido afectado. 

Para acceder a todas las alertas de prevención de pérdida de datos (DLP), sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral de la izquierda.
4. Haz clic en Alertas en la barra lateral de la izquierda.

Para quitar el acceso al contenido compartido de forma externa, sigue estos pasos:

1. Abre la alerta de prevención de pérdida de datos (DLP) en tu correo electrónico o en la consola de administración.
2. Haz clic en Administrar el acceso en la esquina superior derecha.
3. Junto al nombre del destinatario, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Quitar.

Crear un informe de clasificación

Para ver una lista de los archivos que contienen información personal, los administradores pueden crear un informe de clasificación. El informe incluye lo siguiente:

• Nombre y tipo de archivo
• Id. de archivo
• Ubicación del archivo
• Tipo de información detectada
• Estado del contenido compartido de forma externa
• Método para compartir
• Miembros que compartieron el contenido
• Destinatarios de uso compartido
• Fechas en las que se compartió el contenido

Para crear un informe de clasificación, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral de la izquierda.
4. Haz clic en Crear informe junto a Crear un informe de archivos etiquetados.

Se generará un archivo .csv y recibirás un correo electrónico cuando el informe esté listo para su consulta o descarga en la carpeta “Informes de Dropbox Business” de tu cuenta de administrador.

Nota: No se podrá crear el informe hasta que termine el proceso de escaneo inicial.

Agregar comentarios sobre la calidad de la detección

Para ayudar a mejorar la precisión del escaneo, los administradores pueden agregar comentarios sobre la clasificación de datos. 

En dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral de la izquierda.
4. Haz clic en Alertas en la barra lateral de la izquierda.
5. Busca los elementos sobre los que quieres agregar comentarios.
6. Haz clic en Enviar comentarios en la barra lateral de la izquierda.
7. Responde las preguntas sobre la información que se detectó.
   
   • Nota: No incluyas información personal o confidencial en tus comentarios.
8. Si quieres, ingresa más información.
9. Si quieres permitir que Dropbox se comunique contigo, haz clic en la casilla de verificación junto a Dropbox puede comunicarse conmigo en relación con mis comentarios.

 

Desde un informe de clasificación

1. Abre el informe de clasificación en la carpeta “Informes de Dropbox Business” de tu cuenta de administrador.
2. Busca los elementos sobre los que quieres agregar comentarios.
3. Haz clic en el vínculo de la columna llamada Enviar comentarios sobre información de identificación personal (PII).
4. Responde las preguntas sobre la información que se detectó.
5. Si quieres, ingresa más información.
   
   • Nota: No incluyas información personal o confidencial en tus comentarios.
6. Si quieres permitir que Dropbox se comunique contigo, haz clic en la casilla de verificación junto a Dropbox puede comunicarse conmigo en relación con mis comentarios.
7. Haz clic Enviar.

Notas:

• Si aceptas que Dropbox se comunique contigo en relación con tus comentarios, un miembro del personal de Dropbox puede comunicarse contigo por correo electrónico para pedirte más información.
• Se necesita permiso explícito para que Dropbox pueda acceder al contenido de los archivos afectados.

Precisión de la detección

La característica de clasificación de datos hace predicciones de información personal basadas en probabilidades. Las predicciones pueden ser subjetivas, y es posible que no sean 100 % exactas.

Archivos de los miembros del equipo

Si eres miembro de un equipo de Dropbox cuyo administrador habilitó la clasificación de datos, Dropbox escaneará los archivos de tu equipo en busca de información personal. El proceso incluye asignar ciertos atributos a los archivos para ayudar a que tu administrador gestione mejor la información confidencial en la cuenta de tu equipo. Si tu equipo se deshace y tú continúas usando Dropbox, los archivos que estaban en la cuenta del equipo podrían conservar los atributos asignados durante el proceso de clasificación de datos.