Klasifikasi data Dropbox

Klasifikasi data membantu tim tetap mematuhi peraturan perusahaan dan pemerintah dengan mengizinkan admin untuk melacak dan melaporkan secara otomatis informasi pribadi yang disimpan di folder tim, folder tim anggota, dan folder bersama. Informasi pribadi ini termasuk kartu kredit, paspor, rekening bank, dan nomor jaminan sosial.

Mengaktifkan klasifikasi data otomatis

Admin dapat mengaktifkan pemindaian otomatis untuk informasi pribadi. 

Untuk mengaktifkan pemindaian otomatis:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
3. Klik menu tarik-turun Lainnya di bilah sisi kiri.
4. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
5. Klik menu tarik turun di samping Pelabelan informasi pribadi , lalu pilih Hanya pindai konten tim atau Konten anggota dan tim.
6. Hapus centang pada kotak di samping Jenis info apa pun yang tidak relevan.
7. Klik Simpan.

Jenis informasi yang dapat dideteksi

Klasifikasi data otomatis saat ini didukung di AS, Kanada, Australia, Jerman, Prancis, Jepang, Singapura, Swedia, Denmark, Norwegia, Finlandia, dan Inggris Raya.
 

Untuk melihat daftar jenis informasi pribadi yang saat ini dapat dideteksi Dropbox:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
4. Jelajahi berdasarkan lokasi di Jenis info.

Menerima dan melihat peringatan berbagi eksternal

Admin akan menerima peringatan pencegahan kehilangan data (DLP) melalui email jika file atau folder yang berisi informasi sensitif dibagikan di luar tim.

Peringatan email ini berisi:

• Nama dan lokasi file
• Jenis dan tingkat keseriusan peringatan
• Tanggal dan waktu konten tersebut dibagikan 
• Jenis informasi yang terdeteksi dalam konten yang dibagikan
• Anggota tim yang membagikan konten tersebut
• Penerima konten yang dibagikan

Ketahui cara mengaktifkan dan menonaktifkan peringatan keamanan.

Admin dapat melihat peringatan di konsol admin dan dapat memblokir akses ke konten terkait, jika perlu. 
 

Untuk mengakses semua peringatan DLP:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
3. Klik Keamanan.
4. Klik Peringatan keamanan.

Untuk menghapus akses ke konten yang dibagikan secara eksternal:

1. Buka peringatan DLP di email Anda atau konsol admin.
2. Klik Kelola akses di sudut kanan atas.
3. Klik panah ke bawah di samping nama penerima dan pilih Hapus.

Membuat laporan Klasifikasi

Admin dapat membuat laporan Klasifikasi untuk melihat daftar file yang berisi informasi pribadi. Laporan ini berisi:

• Nama dan jenis file
• ID file
• Lokasi file
• Jenis informasi yang dideteksi
• Status berbagi eksternal
• Metode berbagi
• Pembagi pertama
• Penerima berbagi
• Tanggal berbagi

Untuk membuat laporan Klasifikasi:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
3. Klik menu tarik-turun Lainnya di bilah sisi kiri.
4. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
5. Klik Buat laporan di samping opsi Buat laporan file berlabel.

Langkah ini akan menghasilkan file .csv. Anda akan menerima notifikasi melalui email saat laporan siap dilihat atau diunduh dari folder laporan Dropbox Business di akun admin Anda.

Akurasi pendeteksian

Fitur klasifikasi data membuat prediksi informasi pribadi berdasarkan probabilitas. Prediksi ini dapat bersifat subjektif dan mungkin tidak 100% akurat.

File anggota tim

Jika Anda adalah anggota tim Dropbox dengan fitur klasifikasi data yang diaktifkan oleh admin, Dropbox akan memindai file tim Anda untuk mencari informasi pribadi. Proses ini mencakup pemberian atribut tertentu pada file untuk membantu admin Anda mengelola data sensitif dalam akun tim dengan lebih baik. Jika tim Anda dibubarkan dan Anda melanjutkan penggunaan Dropbox, file yang sebelumnya merupakan bagian dari akun tim Anda tetap mempertahankan atribut yang diberikan selama proses klasifikasi data.