Klasifikasi data Dropbox
Klasifikasi data tersedia untuk tim di Dropbox Standard yang telah membeli Add-on keamanan dan untuk tim di Dropbox Business Plus, Advanced, atau Enterprise. Namun, fitur ini tidak tersedia untuk beberapa tim dengan jumlah file yang sangat besar. Jika Anda melihat notifikasi bahwa klasifikasi data tidak tersedia untuk tim Anda, hubungi dukungan.
Klasifikasi data membantu tim tetap mematuhi peraturan perusahaan dan pemerintah dengan mengizinkan admin untuk melacak dan melaporkan secara otomatis informasi pribadi yang disimpan di folder tim, folder tim anggota, dan folder bersama. Informasi pribadi ini termasuk kartu kredit, paspor, rekening bank, dan nomor jaminan sosial.
Mengaktifkan klasifikasi data otomatis
Admin dapat mengaktifkan pemindaian otomatis untuk informasi pribadi.
Catatan: Fitur klasifikasi data tidak menyalin konten dari file yang diidentifikasi atau menyimpannya di lokasi lain. Fitur ini hanya memberi label pada file untuk menandakan bahwa file tersebut mungkin berisi informasi pribadi.
Untuk mengaktifkan pemindaian otomatis:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
- Klik menu tarik-turun Lainnya di bilah sisi kiri.
- Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
- Klik menu tarik turun di samping Pelabelan informasi pribadi , lalu pilih Hanya pindai konten tim atau Konten anggota dan tim.
- Hapus centang pada kotak di samping Jenis info apa pun yang tidak relevan.
- Klik Simpan.
Jenis informasi yang dapat dideteksi
Klasifikasi data otomatis saat ini didukung di AS, Kanada, Australia, Jerman, Prancis, Jepang, Singapura, Swedia, Denmark, Norwegia, Finlandia, dan Inggris Raya.
Untuk melihat daftar jenis informasi pribadi yang saat ini dapat dideteksi Dropbox:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
- Jelajahi berdasarkan lokasi di Jenis info.
Jenis file yang dapat dipindai
Jenis file berikut dapat dipindai:
.doc |
|
.docx |
.rtf |
.docm |
.txt |
.ppt |
.vtt |
.pptx |
.gdoc |
.pptm |
.gsheet |
.csv |
.gslides |
.xls |
.paper |
.xlsx |
.papert |
.xlsm |
|
- Saat ini Dropbox tidak dapat memindai file yang dilindungi kata sandi atau berukuran lebih dari 100 MB.
- Setiap klasifikasi informasi pribadi ditambahkan ke log aktivitas tim.
Ketahui selanjutnya tentang pemantauan dan pengelolaan aktivitas tim di konsol admin.
Menerima dan melihat peringatan berbagi eksternal
Admin akan menerima peringatan pencegahan kehilangan data (DLP) melalui email jika file atau folder yang berisi informasi sensitif dibagikan di luar tim.
Catatan: Peringatan berbagi eksternal hanya akan dipicu untuk file dan folder di dalam folder tim, bukan folder anggota tim atau folder bersama.
Peringatan email ini berisi:
- Nama dan lokasi file
- Jenis dan tingkat keseriusan peringatan
- Tanggal dan waktu konten tersebut dibagikan
- Jenis informasi yang terdeteksi dalam konten yang dibagikan
- Anggota tim yang membagikan konten tersebut
- Penerima konten yang dibagikan
Ketahui cara mengaktifkan dan menonaktifkan peringatan keamanan.
Admin dapat melihat peringatan di konsol admin dan dapat memblokir akses ke konten terkait, jika perlu.
Untuk mengakses semua peringatan DLP:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
- Klik Keamanan.
- Klik Peringatan keamanan.
Untuk menghapus akses ke konten yang dibagikan secara eksternal:
- Buka peringatan DLP di email Anda atau konsol admin.
- Klik Kelola akses di sudut kanan atas.
- Klik panah ke bawah di samping nama penerima dan pilih Hapus.
Membuat laporan Klasifikasi
Admin dapat membuat laporan Klasifikasi untuk melihat daftar file yang berisi informasi pribadi. Laporan ini berisi:
- Nama dan jenis file
- ID file
- Lokasi file
- Jenis informasi yang dideteksi
- Status berbagi eksternal
- Metode berbagi
- Pembagi pertama
- Penerima berbagi
- Tanggal berbagi
Untuk membuat laporan Klasifikasi:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
- Klik menu tarik-turun Lainnya di bilah sisi kiri.
- Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
- Klik Buat laporan di samping opsi Buat laporan file berlabel.
Langkah ini akan menghasilkan file .csv. Anda akan menerima notifikasi melalui email saat laporan siap dilihat atau diunduh dari folder laporan Dropbox Business di akun admin Anda.
Perhatikan:
- Laporan ini tidak dapat dibuat sebelum proses pemindaian awal selesai.
- Pelabelan informasi pribadi harus diaktifkan untuk membuat laporan klasifikasi.
Memberikan umpan balik tentang kualitas pendeteksian
Admin dapat memberikan umpan balik tentang klasifikasi data guna membantu meningkatkan akurasi pemindaian.
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Keamanan.
- Klik tab Peringatan keamanan .
- Temukan hal yang ingin Anda berikan umpan balik.
- Klik peringatan yang ingin Anda kirimkan umpan baliknya.
- Klik Jadikan peringatan ini lebih baik.
- Jawab pertanyaan mengenai informasi yang terdeteksi.
- Catatan: Jangan sertakan informasi sensitif atau pribadi dalam komentar Anda.
- Masukkan detail tambahan, jika Anda menginginkannya.
- Jika Anda ingin memberi izin kepada Dropbox untuk menghubungi Anda, klik kotak centang di samping Dropbox dapat menghubungi saya tentang umpan balik saya.
- Buka laporan Klasifikasi dalam folder laporan Dropbox Business di akun admin Anda.
- Temukan hal yang ingin Anda berikan umpan balik.
- Klik tautan pada kolom berlabel Kirim umpan balik tentang PII atau data pribadi.
- Jawab pertanyaan mengenai informasi yang terdeteksi.
- Masukkan detail tambahan, jika Anda menginginkannya.
- Catatan: Jangan sertakan informasi sensitif atau pribadi dalam komentar Anda.
- Jika Anda ingin memberi izin kepada Dropbox untuk menghubungi Anda, klik kotak centang di samping Dropbox dapat menghubungi saya tentang umpan balik saya.
- Klik Kirim.
Catatan:
- Jika Anda menyetujui Dropbox untuk menghubungi Anda tentang umpan balik Anda, seseorang dari Dropbox mungkin menghubungi Anda melalui email untuk meminta detail dan informasi lebih lanjut.
- Dropbox tidak akan melihat konten file terkait tanpa izin yang tegas.
Akurasi pendeteksian
Fitur klasifikasi data membuat prediksi informasi pribadi berdasarkan probabilitas. Prediksi ini dapat bersifat subjektif dan mungkin tidak 100% akurat.
File anggota tim
Jika Anda adalah anggota tim Dropbox dengan fitur klasifikasi data yang diaktifkan oleh admin, Dropbox akan memindai file tim Anda untuk mencari informasi pribadi. Proses ini mencakup pemberian atribut tertentu pada file untuk membantu admin Anda mengelola data sensitif dalam akun tim dengan lebih baik. Jika tim Anda dibubarkan dan Anda melanjutkan penggunaan Dropbox, file yang sebelumnya merupakan bagian dari akun tim Anda tetap mempertahankan atribut yang diberikan selama proses klasifikasi data.
