Klasifikasi data Dropbox

Klasifikasi data membantu tim tetap mematuhi peraturan perusahaan dan pemerintah dengan memungkinkan admin otomatis melacak dan melaporkan informasi pribadi yang disimpan di folder tim, folder anggota tim, dan folder bersama, misalnya kartu kredit, paspor, rekening bank, dan nomor jaminan sosial.

Mengaktifkan klasifikasi data otomatis

Admin dapat mengaktifkan pemindaian otomatis untuk informasi pribadi. 

Catatan: Fitur klasifikasi data tidak menyalin konten dari file yang diidentifikasi atau menyimpannya di lokasi lain. Fitur ini hanya memberi label pada file untuk menandakan bahwa file tersebut mungkin berisi informasi pribadi.

Untuk mengaktifkan pemindaian otomatis:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
4. Klik menu tarik turun di samping Pelabelan informasi pribadi, lalu pilih Hanya pindai konten tim atau Konten anggota dan tim.
5. Klik Save.

Jenis informasi yang dapat dideteksi

Klasifikasi data otomatis saat ini didukung di AS, Kanada, Australia, Jerman, Prancis, Jepang, dan Inggris.

Untuk melihat daftar jenis informasi pribadi yang saat ini dapat dideteksi Dropbox:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan info masuk akun admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
4. Jelajahi berdasarkan lokasi di Jenis info.

Jenis file yang dapat dipindai

Jenis file berikut dapat dipindai:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslides

.paper

.papert

Catatan:

• Saat ini Dropbox tidak dapat memindai file yang dilindungi kata sandi atau berukuran lebih dari 100 MB.
• Setiap klasifikasi informasi pribadi ditambahkan ke log aktivitas tim. 

• Ketahui lebih lanjut tentang pemantauan dan pengelolaan aktivitas tim di konsol admin.

Menerima dan melihat peringatan berbagi eksternal

Admin akan menerima peringatan pencegahan kehilangan data (DLP) melalui email jika file atau folder yang berisi informasi sensitif dibagikan di luar tim. 

Catatan: Peringatan berbagi secara eksternal hanya akan dipicu untuk file dan folder di dalam folder tim, bukan folder anggota tim atau folder bersama.

Peringatan email ini berisi:

• Nama dan lokasi file
• Jenis dan tingkat keseriusan peringatan
• Tanggal dan waktu konten tersebut dibagikan 
• Jenis informasi yang terdeteksi dalam konten yang dibagikan
• Anggota tim yang membagikan konten tersebut
• Penerima konten yang dibagikan

Ketahui cara mengaktifkan dan menonaktifkan peringatan keamanan.

Admin dapat memantau peringatan di konsol admin dan memblokir akses ke konten terkait, jika perlu. 

Untuk mengakses semua peringatan DLP:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Keamanan di bilah sisi kiri.
4. Klik Peringatan di bilah sisi kiri.

Untuk menghapus akses ke konten yang dibagikan secara eksternal:

1. Buka peringatan DLP di email Anda atau konsol admin.
2. Klik Kelola akses di sudut kanan atas.
3. Klik panah ke bawah di samping nama penerima dan pilih Hapus.

Membuat laporan Klasifikasi

Admin dapat membuat laporan Klasifikasi untuk melihat daftar file yang berisi informasi pribadi. Laporan ini berisi:

• Nama dan jenis file
• ID file
• Lokasi file
• Jenis informasi yang dideteksi
• Status berbagi eksternal
• Metode berbagi
• Pembagi pertama
• Penerima berbagi
• Tanggal berbagi

Untuk membuat laporan Klasifikasi:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Klasifikasi pada bilah sisi kiri.
4. Klik Buat laporan di samping opsi Buat laporan file berlabel.

Langkah ini akan menghasilkan file csv. Anda akan menerima pemberitahuan melalui email saat laporan siap dilihat atau diunduh dari folder “laporan Dropbox Business” di akun admin Anda.

Catatan: Laporan ini tidak dapat dibuat sebelum proses pemindaian awal selesai.

Memberikan umpan balik tentang kualitas pendeteksian

Admin dapat memberikan umpan balik tentang klasifikasi data guna membantu meningkatkan akurasi pemindaian. 

Di dropbox.com

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Keamanan di bilah sisi kiri.
4. Klik Peringatan di bilah sisi kiri.
5. Temukan hal yang ingin Anda berikan umpan balik.
6. Klik Kirim umpan balik di bilah sisi kanan.
7. Jawab pertanyaan mengenai informasi yang terdeteksi.
   
   • Catatan: Jangan sertakan informasi sensitif atau pribadi dalam komentar Anda.
8. Masukkan detail tambahan, jika Anda menginginkannya.
9. Jika Anda ingin memberi izin kepada Dropbox untuk menghubungi Anda, klik kotak centang di samping Dropbox dapat menghubungi saya tentang umpan balik saya.

 

Dari laporan Klasifikasi

1. Buka laporan Klasifikasi dalam folder “laporan Dropbox Business” di akun admin Anda.
2. Temukan hal yang ingin Anda berikan umpan balik.
3. Klik tautan dalam kolom berlabel Kirim umpan balik tentang PII.
4. Jawab pertanyaan mengenai informasi yang terdeteksi.
5. Masukkan detail tambahan, jika Anda menginginkannya.
   
   • Catatan: Jangan sertakan informasi sensitif atau pribadi dalam komentar Anda.
6. Jika Anda ingin memberi izin kepada Dropbox untuk menghubungi Anda, klik kotak centang di samping Dropbox dapat menghubungi saya tentang umpan balik saya.
7. Klik Kirim.

Catatan:

• Jika Anda menyetujui Dropbox untuk menghubungi Anda tentang umpan balik Anda, seseorang dari Dropbox mungkin menghubungi Anda melalui email untuk meminta detail dan informasi lebih lanjut.
• Dropbox tidak akan melihat konten file terkait tanpa izin yang jelas.

Akurasi pendeteksian

Fitur klasifikasi data membuat prediksi informasi pribadi berdasarkan probabilitas. Prediksi ini dapat bersifat subjektif dan mungkin tidak 100% akurat.

File anggota tim

Jika Anda adalah anggota tim Dropbox dengan fitur klasifikasi data yang diaktifkan oleh admin, Dropbox akan memindai file tim Anda untuk mencari informasi pribadi. Proses ini mencakup pemberian atribut tertentu pada file untuk membantu admin Anda mengelola data sensitif dalam akun tim dengan lebih baik. Jika tim Anda dibubarkan dan Anda melanjutkan penggunaan Dropbox, file yang sebelumnya merupakan bagian dari akun tim Anda mungkin mempertahankan atribut yang diberikan selama proses klasifikasi data.