Mengelola kepemilikan legal untuk tim Dropbox Business Anda

Penerapan kepemilikan legal pada anggota tim memungkinkan admin melihat dan mengekspor semua konten yang dibuat atau diubah oleh anggota tersebut. Anggota yang dikenai kepemilikan legal tidak akan menerima pemberitahuan tentang kepemilikan tersebut dan tetap memiliki izin untuk membuat, mengedit, dan menghapus file.

Membuat penahanan legal

Untuk membuat penahanan legal

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Penahanan legal.
5. Klik Penahanan baru.
6. Isi nama dan detail penahanan lalu klik Lanjutkan.
7. Masukkan nama dan email satu atau lebih anggota yang ingin ditetapkan penahanan legalnya, lalu klik Lanjutkan.
8. Pilih tanggal awal dan akhir untuk penahanan.
   • Anda bisa mengatur tanggal awal di masa lalu atau hari ini, tetapi tidak di masa datang
   • Anda bisa mengatur tanggal akhir di masa lalu, hari ini, atau masa datang, atau centang Jangan tetapkan tanggal akhir
9. Klik Aktifkan.

Jika Anda membuat kepemilikan legal dengan tanggal mulai yang telah berlalu, mungkin butuh beberapa saat untuk mengaktifkannya. Anda akan menerima pemberitahuan melalui email setelah kepemilikan tersebut diaktifkan. Anda juga dapat melihat status kepemilikan legal dari halaman Kepemilikan legal di konsol admin.

Catatan: Kepemilikan legal tetap dianggap aktif hingga admin menghapusnya, meskipun tanggal berakhirnya telah berlalu. Setelah tanggal berakhir, versi file baru tidak akan disalin lagi, tetapi salinan yang ada akan tetap tersedia hingga Anda menghapus kepemilikan tersebut.

Jenis file apa yang bisa saya tetapkan penahanan legalnya?

Saat Anda membuat penahanan legal, salinan semua file yang dibuat atau diedit anggota sejak tanggal awal hingga tanggal akhir akan ditahan, kecuali:

• Dokumen awan, termasuk dokumen Dropbox Paper dan Google Dokumen/Spreadsheet/Slide
• File yang hanya dipratinjau anggota
• File yang aksesnya dimiliki anggota tetapi anggota tersebut belum pernah mengedit
• File yang dibuat dan diubah sebelum anggota bergabung dengan tim
• File yang aksesnya tidak lagi dimiliki anggota ketika penahanan ditetapkan
• File yang dibuat atau diedit oleh admin yang masuk sebagai anggota tim

Catatan: Pada situasi yang jarang terjadi, kepemilikan legal mungkin tidak bisa diterapkan pada file jika anggota kehilangan aksesnya sesaat setelah membuat atau mengedit file. Untuk menghindari hal ini, Anda disarankan untuk memastikan bahwa kepemilikan legal diaktifkan secara penuh sebelum menghapus anggota mana pun.

Pada siapa penahanan legal bisa saya tetapkan?

Anda bisa menetapkan kepemilikan pada anggota tim aktif, diundang, dan ditangguhkan, termasuk kepemilikan atas admin lain dan Anda sendiri.

Anda tidak bisa menempatkan penahanan legal pada anggota yang dihapus, seluruh grup, atau seluruh tim. Tetapi Anda bisa menghapus anggota saat mereka dalam masa penahanan legal.

Melihat penahanan legal

Anda bisa melihat semua penahanan legal yang aktif dan dilepaskan kapan saja. Untuk melihat penahanan legal:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Penahanan legal.
5. Beralih antara tab Aktif dan Dilepas untuk melihat semua penahanan legal tim Anda.

Mengedit penahanan legal

Anda bisa mengedit nama dan detail penahanan legal atau menambahkan atau menghapus anggota; tetapi Anda tidak bisa mengedit tanggal penahanan legal. Untuk mengedit penahanan legal

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Penahanan legal.
5. Klik centang yang tampil saat mengarahkan kursor di atas nama penahanan legal yang ingin diedit.
6. Klik Edit penahanan.
7. Edit nama atau detail penahanan.
8. Klik Lanjutkan.
9. Menambah atau menghapus anggota dari penahanan legal.
10. Klik Lanjutkan.
11. Tinjau perubahan Anda.
12. Klik Save.

Melepas penahanan legal

Jika Anda tidak lagi membutuhkan penahanan legal, Anda bisa melepaskannya. Ini akan menghapus semua file yang terkait dengan penahanan tersebut dan tidak dapat diurungkan. Untuk melepaskan penahanan legal:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Penahanan legal.
5. Klik centang yang tampil saat mengarahkan kursor di atas nama penahanan legal yang ingin dilepaskan.
6. Klik Lepaskan penahanan.

Mengekspor penahanan legal

Anda dapat mengekspor semua file kepemilikan legal secara sekaligus atau memutuskan file mana yang ingin diekspor dengan menerapkan filter berdasarkan nama anggota, rentang tanggal, jenis file, dan versi file. File hasil ekspor dapat disimpan di folder mana pun di akun Dropbox Anda.

Untuk melihat file mana yang sedang berada dalam kepemilikan legal tanpa sepenuhnya mengekspor kepemilikan legal, ekspor file .CSV ikhtisar kepemilikan legal tersebut. 

Catatan:

• File yang dibuat dalam waktu 24 jam sebelum pengeksporan mungkin tidak disertakan.
• Nama file dan folder dalam pengeksporan akan selalu dalam huruf kecil.
• Pada situasi yang jarang terjadi, nama file dan folder pada hasil pengeksporan akan terpotong akibat batas karakter jalur file dan folder.

Untuk mengekspor penahanan legal:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Tata kelola data.
4. Klik Penahanan legal.
5. Klik “…” (elipsis) di samping kanan kepemilikan legal yang ingin diekspor.
6. Klik Buat ekspor baru.
7. Pilih filter file yang ingin digunakan dalam ekspor Anda.
   • Catatan: Untuk mengekspor semua file, pilih File semua orang, Semua tanggal, Semua jenis, dan Semua versi yang tersedia. 
8. (Opsional) Klik Pilih folder untuk dikecualikan untuk mengecualikan folder tertentu dari pengeksporan. Setelah Anda memilih folder, klik Pilih.
   • Catatan: Anda dapat mengecualikan maksimal 100 folder.
9. Klik Lanjutkan.
10. Ketik nama ekspor dan deskripsi opsional dalam bidang yang sesuai.
11. Klik Lanjutkan.
12. Proses pengeksporan dapat memakan waktu sebelum file dapat diunduh. Setelah proses selesai, klik Unduh.