Gestire la conservazione ai fini giudiziari per il tuo team Dropbox Business

La conservazione ai fini giudiziari è una funzionalità disponibile per i team Dropbox Business che hanno acquistato il componente aggiuntivo Governance dei dati.

Utilizzare la conservazione ai fini giudiziari per un membro del team consente agli amministratori di visualizzare ed esportare tutti i contenuti creati o modificati da questa persona. I membri interessati da questa procedura non saranno informati a riguardo e manterranno comunque le autorizzazioni per creare, modificare ed eliminare i file.

Creare una conservazione ai fini giudiziari

Per creare una conservazione ai fini giudiziari:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic su Governance dei dati.
Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
Fai clic su Nuova conservazione.
Compila il nome e i dettagli della conservazione, quindi fai clic su Continua.
Inserisci il nome o l'email del membro o dei membri per cui avviare una procedura di conservazione, quindi fai clic su Continua.
Seleziona una data di inizio e una di fine per la conservazione.
- Puoi impostare la data di inizio nel passato o al giorno corrente, ma non nel futuro
- Puoi impostare la data di fine nel passato, al giorno corrente, nel futuro o selezionare Non impostare una data di fine
Fai clic su Attiva.

Se crei una conservazione con data di inizio nel passato, l'attivazione potrebbe richiedere del tempo. Quando la conservazione verrà attivata, riceverai una notifica via email. Puoi anche visualizzare lo stato di una conservazione nella sezione Conservazione ai fini giudiziari della Console di amministrazione.

Nota. Una conservazione ai fini giudiziari viene considerata attiva fino a quando un amministratore non la interrompe, anche se la data di fine è passata. Dopo la data di fine, le nuove versioni dei file non verranno più copiate, ma le copie esistenti saranno disponibili fino al termine della conservazione.

Per quali tipi di file posso utilizzare la conservazione?

Quando crei una conservazione ai fini giudiziari, verranno conservate le copie di tutti i file creati o modificati da un membro nel periodo compreso tra la data di inizio e la data di fine, ad eccezione di:

Documenti su cloud, inclusi documenti di Dropbox Paper e Documenti/Fogli/Presentazioni Google
File che il membro ha solo visualizzato in anteprima
File a cui il membro ha accesso ma che non ha modificato
File creati e modificati prima che l'utente entrasse nel team
File a cui il membro non ha più accesso al momento dell'avvio della conservazione
File creati o modificati da un amministratore che ha effettuato l'accesso come membro del team

Nota. In rari casi, se un membro perde l'accesso ai file poco dopo averli creati o modificati, tali file potrebbero non essere conservati. Per evitarlo, accertati che la conservazione ai fini giudiziari sia completamente attiva prima di eliminare qualsiasi membro.

Per chi posso attivare una conservazione ai fini giudiziari?

Puoi attivare le conservazioni sui membri attivi, invitati e sospesi del tuo team, incluse le conservazioni relative ad altri amministratori e a te stesso.

Non puoi attivare conservazioni per membri eliminati, interi gruppi o interi team. Tuttavia, puoi eliminare un membro mentre è attiva una conservazione.

Visualizzare una conservazione ai fini giudiziari

Puoi visualizzare qualunque conservazione ai fini giudiziari attiva o terminata in qualsiasi momento. Per visualizzare una conservazione ai fini giudiziari:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic su Governance dei dati.
Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
Naviga tra le schede Attive e Terminate per visualizzare tutte le conservazioni ai fini giudiziari del team.

Modificare una conservazione ai fini giudiziari

Puoi modificare il nome e i dettagli di una conservazione oppure aggiungere o rimuovere membri; tuttavia, non puoi modificare le date della conservazione. Per modificare una conservazione ai fini giudiziari:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic su Governance dei dati.
Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
Fai clic sulla casella di controllo visualizzata quando passi il mouse sul nome della conservazione ai fini giudiziari che vuoi modificare.
Fai clic su Modifica conservazione.
Modifica il nome o i dettagli della conservazione.
Fai clic su Continua.
Aggiungi o rimuovi membri dalla conservazione.
Fai clic su Continua.
Controlla le tue modifiche.
Fai clic su Salva.

Terminare una conservazione ai fini giudiziari

Se non hai più bisogno di una conservazione, puoi terminarla. Verranno rimossi tutti i file associati a tale conservazione e questa azione non può essere annullata. Per terminare una conservazione ai fini giudiziari:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic su Governance dei dati.
Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
Fai clic sulla casella di controllo visualizzata quando passi il mouse sul nome della conservazione ai fini giudiziari che vuoi terminare.
Fai clic su Fine conservazione.

Esportare una conservazione ai fini giudiziari

Puoi esportare i file per la conservazione ai fini giudiziari tutti insieme oppure dopo averli filtrati in base a nome del membro del team, intervallo di date, tipo di file e versione del file. Il file esportato può essere salvato in qualunque cartella del tuo account Dropbox.

Per consultare i file conservati senza esportare l’intera conservazione, esporta il file CSV di riepilogo.

Note:

I file creati nelle 24 ore precedenti l'esportazione potrebbero non essere inclusi.
I nomi dei file e delle cartelle nell'esportazione saranno in caratteri minuscoli.
In rari casi, i nomi dei file e delle cartelle nell'esportazione risulteranno troncati a causa dei limiti di caratteri per i percorsi degli elementi.

Per esportare una conservazione ai fini giudiziari:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Fai clic su Governance dei dati.
Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
Fai clic su “…” (puntini di sospensione) accanto alla conservazione che desideri esportare.
Fai clic su Crea nuova esportazione.
Seleziona i filtri da applicare ai file da esportare.
- Nota. Per esportare tutti i file in una volta, seleziona I file di tutti, Tutte le date, Tutti i tipi e Tutte le versioni disponibili.
(Facoltativo) Fai clic su Seleziona le cartelle da escludere per escludere determinate cartelle dall’esportazione. Una volta terminata la selezione, fai clic su Seleziona.
- Nota. Non è possibile escludere più di 100 cartelle.
Fai clic su Continua.
Digita il nome dell’esportazione e una descrizione facoltativa nei rispettivi campi.
Fai clic su Continua.
Potrebbe volerci del tempo prima di poter scaricare l’esportazione. Una volta terminata l’elaborazione, fai clic su Scarica.