Gerenciar as retenções legais da sua conta de equipe do Dropbox
As retenções legais são um recurso disponível para as contas de equipe do Dropbox que adquiriram o Add‑on de governança de dados.
Observação: As retenções legais não estão disponíveis para o recurso Enviar e acompanhar e para arquivos criptografados de ponta a ponta.
Criar uma retenção legal
Para criar uma retenção legal:
- Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
- Clique no menu suspenso >Mais.
- Clique em Retenção legal.
- Clique em Nova retenção.
- Preencha o nome e os detalhes da retenção e clique em Continuar.
- Digite o nome ou e‑mail do membro ou membros em que você deseja colocar uma retenção e clique em Continuar.
- Selecione uma data de início e de término para a retenção.
- A data de início pode ser uma data no passado ou ser a data atual, mas não pode ser uma data futura
- Você pode definir a data de término para uma data passada, para hoje, para o futuro ou marcar Não definir uma data de término
- Clique em Ativar.
Se você criar uma retenção com data de início retroativa, pode levar algum tempo para que ela seja ativada. Você receberá uma notificação por e‑mail quando a retenção for ativada. Você também poderá visualizar o status da retenção na página Retenções legais da seção de Administração.
Atenção: A retenção legal é considerada ativa até que um administrador a libere, mesmo que a data de término já tenha passado. Após a data de término, novas versões de arquivos não serão mais copiadas, mas as cópias já existentes ficarão disponíveis até que a retenção seja liberada.
Quais tipos de arquivo posso colocar em retenção?
Quando você cria uma retenção legal, cópias de todos os arquivos que um membro criou ou editou entre a data de início e a de término serão mantidas, com as seguintes exceções:
- Documentos na nuvem, incluindo documentos do Dropbox Paper e Google Docs/Sheets/Slides
- Arquivos que o membro apenas visualizou previamente
- Arquivos aos quais o membro tem acesso, mas que não editou
- Arquivos que foram criados e modificados antes de o usuário ingressar na equipe
- Arquivos aos quais o membro não tinha mais acesso no momento em que a retenção foi colocada
- Arquivos criados ou editados por um administrador conectado como membro da equipe
Observação: Em alguns casos, os arquivos podem não ser retidos se o membro perder o acesso a eles logo após a sua criação ou edição. Para evitar isso, recomendamos verificar se a retenção legal está totalmente ativada antes de excluir qualquer membro.
Em quem posso colocar uma retenção legal?
Você pode colocar retenções em membros ativos, convidados e suspensos de sua equipe. Pode também colocá‑las em outros administradores e em você mesmo.
Não é possível colocar retenções em membros excluídos, grupos inteiros ou equipes inteiras. No entanto, você pode excluir um membro enquanto ele estiver em retenção.
Visualizar uma retenção legal
Você pode visualizar qualquer retenção legal ativa ou liberada a qualquer momento. Para ver uma retenção legal:
- Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração.
- Clique no menu suspenso >Mais.
- Clique em Retenção legal.
- Alterne entre as guias Ativa e Liberada para visualizar todas as retenções legais da sua equipe.
Editar uma retenção legal
Você pode editar o nome e os detalhes de uma retenção ou adicionar e remover membros. No entanto, não pode editar as datas da retenção. Para editar uma retenção legal:
- Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração.
- Clique no menu suspenso >Mais.
- Clique em Retenção legal.
- Clique na caixa de seleção que aparece quando você passa o mouse sobre o nome da retenção legal que deseja editar.
- Clique em Editar retenção.
- Edite o nome ou os detalhes da retenção.
- Clique em Continuar.
- Adicione ou remova membros da retenção.
- Clique em Continuar.
- Revise suas alterações.
- Clique em Salvar.
Liberar uma retenção legal
Caso não precise mais da retenção, você poderá liberá‑la. A liberação removerá todos os arquivos associados à retenção e não poderá ser desfeita. Para liberar uma retenção legal:
- Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração.
- Clique no menu suspenso >Mais.
- Clique em Retenção legal.
- Clique na caixa de seleção que aparece quando você passa o mouse sobre o nome da retenção legal que deseja liberar.
- Clique em Liberar retenção.
Exportar uma retenção legal
Você pode exportar todos os arquivos de uma retenção legal de uma só vez ou decidir quais exportar filtrando os arquivos por nome do membro, intervalo de datas, tipo de arquivo e versão do arquivo. A exportação pode ser salva em qualquer pasta da sua conta do Dropbox.
Para ver quais arquivos estão sendo retidos sem exportar totalmente a retenção, exporte o arquivo .CSV que contém o resumo da retenção.
Observações:
- Arquivos criados até 24 horas antes da exportação podem não ser incluídos.
- Os nomes dos arquivos e pastas exportados ficarão em letras minúsculas.
- Em alguns casos, os nomes dos arquivos e pastas exportados ficarão truncados devido aos limites de caracteres de caminho de arquivos e pastas.
Para exportar uma retenção legal:
- Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração.
- Clique no menu suspenso >Mais.
- Clique em Retenção legal.
- Clique nas reticências (“…”) à direita da retenção legal que gostaria de exportar.
- Clique em Criar nova exportação.
- Selecione os filtros de arquivo a serem usados na exportação.
- Observação: Para exportar todos os arquivos, selecione as opções Arquivos de todos, Todas as datas, Todos os tipos e Todas as versões disponíveis.
- (Opcional) Clique em Selecionar pasta a ser excluída para excluir pastas específicas da exportação. Após selecionar a pasta, clique em Selecionar.
- Observação: Você pode excluir no máximo 100 pastas.
- Clique em Continuar.
- Digite o nome da exportação e uma descrição opcional nos campos apropriados.
- Clique em Continuar.
- A exportação pode levar algum tempo para ser processada antes que você possa baixá‑la. Quando estiver concluída, clique em Baixar.
Assista a este vídeo para obter mais informações sobre retenções legais.
