Legal Holds in Ihrem Dropbox-Teamkonto verwalten

Wenn einem Teammitglied ein Legal Hold zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auferlegt wird, können Admins alle von diesem Mitglied erstellten oder bearbeiteten Inhalte sehen und exportieren. Mitglieder, denen ein Legal Hold auferlegt wird, werden nicht darüber informiert und behalten ihre bisherigen Zugriffsrechte zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dateien.

Einen Legal Hold erstellen

So erstellen Sie einen Legal Hold:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
5. Klicken Sie auf Neuer Hold.
6. Geben Sie den Namen und die Beschreibung des Legal Hold ein und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Mitglieder ein, denen Sie einen Legal Hold zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auferlegen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie ein Anfangs- und Enddatum für den Legal Hold aus.
   • Das Anfangsdatum kann in der Vergangenheit oder in der Gegenwart liegen, aber nicht in der Zukunft
   • Das Enddatum kann in der Vergangenheit, in der Gegenwart oder in der Zukunft liegen oder Sie können die Option Kein Enddatum festlegen auswählen
9. Klicken Sie auf Aktivieren.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsverfügung mit einem Startdatum in der Vergangenheit erstellen, kann es einige Zeit dauern, bis die Aufbewahrungsverfügung aktiviert wird. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Aufbewahrungsverfügung aktiviert ist. Sie können den Status einer Aufbewahrungsverfügung auch auf der Seite Legal Holds in der Verwaltungskonsole anzeigen.

Welche Arten von Dateien können mit einem Legal Hold belegt werden?

Wenn Sie einen Legal Hold erstellen, werden Kopien aller Dateien aufbewahrt, die ein Mitglied im Zeitraum zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum des Legal Hold erstellt oder bearbeitet hat. Ausnahmen gelten für:

• Cloud-Dokumente einschließlich Dropbox Paper-Dokumenten und Google Docs/Tabellen/Präsentationen
• Dateien, für die das Mitglied nur eine Vorschau angesehen hat
• Dateien, auf das Mitglied zwar Zugriff hat, die es aber nicht bearbeitet hat
• Dateien, die erstellt und bearbeitet wurden, bevor der Nutzer Mitglied des Teams wurde
• Dateien, auf die das Mitglied zum Zeitpunkt der Erstellung des Legal Hold keinen Zugriff mehr hatte
• Dateien, die von einem als ein Teammitglied angemeldeten Admin erstellt oder bearbeitet wurden

Wem kann ich einen Legal Hold auferlegen?

Sie können aktiven, eingeladenen und gesperrten Mitgliedern Ihres Teams (auch anderen Admins und sich selbst) einen Legal Hold auferlegen.

Gelöschten Mitgliedern, ganzen Gruppen oder ganzen Teams können Sie keinen Legal Hold auferlegen. Sie können aber ein Mitglied löschen, während es mit einem Legal Hold belegt ist.

Einen Legal Hold ansehen

So können Sie einen aktiven oder beendeten Legal Hold jederzeit aufrufen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
5. Wechseln Sie zwischen den Tabs Aktiv und Beendet, um alle Legal Holds Ihres Teams zu sehen.

Einen Legal Hold bearbeiten

Sie können den Namen und die Beschreibung eines Legal Hold ändern und Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Anfangs- und Enddatum des Legal Hold können allerdings nicht geändert werden. So bearbeiten Sie einen Legal Hold:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox. 
4. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
5. Klicken Sie neben dem Namen des zu bearbeitenden Legal Hold auf  (weitere Optionen).
6. Klicken Sie auf Hold bearbeiten.
7. Geben Sie den Namen oder die Beschreibung des Legal Hold ein.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Fügen Sie Mitglieder hinzu oder entfernen Sie sie.
10. Klicken Sie auf Weiter.
11. Prüfen Sie Ihre Änderungen.
12. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Legal Hold beenden

Wenn ein Legal Hold nicht mehr gebraucht wird, können Sie ihn beenden. Dabei werden alle im Rahmen dieses Legal Hold aufbewahrten Dateien entfernt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden. So beenden Sie einen Legal Hold:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox. 
4. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
5. Klicken Sie neben dem Namen des freizugebenden Legal Hold auf  (weitere Optionen).
6. Klicken Sie auf Hold beenden.

Einen Legal Hold exportieren

Sie können alle Legal-Hold-Dateien auf einmal exportieren oder auswählen, welche exportiert werden sollen, indem Sie die Dateien nach Mitgliedsname, Datumsbereich, Dateiformat oder Dateiversion filtern. Der Export kann in einem beliebigen Ordner in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert werden.

Um zu sehen, welche Dateien im Rahmen des Legal Hold aufbewahrt werden, ohne aber den Hold komplett zu exportieren, exportieren Sie die Zusammenfassung im CSV-Format.