Hantera arkiveringsskyldighet för ditt Dropbox-teamkonto

Uppdaterat Mar 26, 2024
person icon

Arkiveringsskyldighet är en funktion som är tillgänglig för Dropbox-teamkonton som har köpt tillägget Datastyrning.

När du skapar en arkiveringsskyldighet för en teammedlem kan administratörer se och exportera allt material som skapats eller ändrats av den medlemmen. Medlemmar som påverkas av en arkiveringsskyldighet kommer inte att meddelas om detta och behåller fortfarande sina behörigheter att skapa, redigera och radera filer.

Skapa arkiveringsskyldighet

Skapa en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på den vänstra sidomenyn.
  3. Klicka på rullgardinsmenyn >Mer.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på Ny arkivering.
  6. Ange namn och information för arkiveringen och klicka sedan på Fortsätt.
  7. Ange namn eller mejladressen för medlemmen eller medlemmarna du vill skapa en arkivering för och klicka sedan på Fortsätt.
  8. Välj start- och slutdatum för arkiveringen.
    • Du kan ställa in startdatumet till idag eller i det förflutna, men inte i framtiden
    • Du kan ställa in slutdatumet till idag, i det förflutna eller i framtiden eller markera Ange inte något slutdatum.
  9. Klicka på Aktivera.

Om du skapar en arkivering med ett startdatum i det förflutna kan det ta lite tid att aktivera arkiveringen.Du kommer att meddelas via e-post när spärren är aktiverad.Du kan även visa status på en arkivering från sidan Arkiveringsskyldigheter i adminkonsolen.

highlighter icon

Obs! En arkiveringsskyldighet anses vara aktiv tills en administratör släpper arkiveringen, även om slutdatumet har passerat. Efter slutdatumet kommer nya filversioner inte längre att kopieras, men de befintliga kopiorna är tillgängliga tills du släpper arkiveringen.

Vilka typer av filer kan jag arkivera?

När du skapar en arkiveringsskyldighet arkiveras kopior av alla filer en medlem skapat eller redigerat mellan start- och slutdatumen med undantag för följande:

  • Molndokument, inklusive Dropbox Paper-dokument och Google Dokument/Kalkylark/Presentationer
  • Filer medlemmen bara förhandsvisat
  • Filer medlemmen har åtkomst till men inte har redigerat
  • Filer som skapats och ändrats innan användaren gick med i teamet
  • Filer medlemmen inte längre har åtkomst till när arkiveringen skapas
  • Filer som skapats eller redigerats av en administratör som var inloggad som teammedlem
magic wand icon

Tips! I sällsynta fall kan det hända att filer inte arkiveras om en medlem förlorar åtkomst till dem strax efter att hen skapat eller redigerat dem. Vi rekommenderar att du ser till att arkiveringsskyldigheten är helt aktiverad innan du raderar medlemmar för att undvika detta.

För vilka personer kan jag skapa arkiveringsskyldighet?

Du kan skapa arkiveringar för aktiva, inbjudna och avstängda medlemmar i ditt team, inklusive arkiveringar för andra administratörer och dig själv.

Du kan inte skapa arkiveringar för borttagna medlemmar, hela grupper eller hela team. Du kan dock ta bort en medlem medan hen arkiveras.

Se en arkiveringsskyldighet

Du kan när som helst se alla aktiva och släppta arkiveringsskyldigheter. Se en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på rullgardinsmenyn >Mer.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Växla mellan flikarna Aktiva och Släppta för att se alla arkiveringsskyldigheter för teamet.

Redigera en arkiveringsskyldighet

Det går att redigera namn och information för en arkivering samt lägga till och ta bort medlemmar. Du kan dock inte redigera datumen för arkiveringen. Redigera en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på rullgardinsmenyn >Mer.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på kryssrutan som visas när du håller muspekaren över namnet på den arkiveringsskyldighet du vill redigera.
  6. Klcia på Redigera arkivering.
  7. Redigera namn eller information för arkiveringen.
  8. Klicka på Fortsätt.
  9. Lägg till eller ta bort medlemmar från arkiveringen.
  10. Klicka på Fortsätt.
  11. Granska dina ändringar.
  12. Klicka på Spara.

Släppa en arkiveringsskyldighet

Om du inte längre behöver en arkivering kan du släppa den. Detta tar bort alla filer associerade med arkiveringen och går inte att ångra. Släpp en arkiveringsskyldighet så här:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på rullgardinsmenyn >Mer.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på kryssrutan som visas när du håller muspekaren över namnet på den arkiveringsskyldighet du vill släppa.
  6. Klicka på Släpp arkivering.

Exportera en arkiveringsskyldighet

Du kan exportera alla filer med arkiveringsskyldighet på en gång eller bestämma vilka som ska exporteras genom att filtrera filer efter medlemsnamn, datumintervall, filtyp och filversion. Exporten kan sparas till valfri mapp i ditt Dropbox-konto.

Exportera .CSV-filen med arkiveringssammanfattningen för att se vilka filer som arkiveras utan att exportera hela arkiveringen. 

highlighter icon

Anmärkningar:

Exportera en arkiveringsskyldighet så här:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på rullgardinsmenyn >Mer.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på ”” (tre punkter) till höger om de filer med arkiveringsskyldighet som du vill exportera.
  6. Klicka på Skapa ny export.
  7. Välj filfiltren som du vill använda i din export.
    • Obs! Om du vill exportera alla filer väljer du Allas filerAlla datumAlla typer och Alla tillgängliga versioner
  8. (Valfritt) Klicka på Välj mapp att exkludera för att exkludera specifika mappar från exporten. När du har valt mappen klickar du på Välj.
    • Obs! Du kan exkludera maximalt 100 mappar.
  9. Klicka på Fortsätt.
  10. Skriv exportnamnet och en valfri beskrivning i lämpliga fält.
  11. Klicka på Fortsätt.
  12. Det kan ta tid att behandla exporten innan du kan ladda ner den. Klicka på Ladda ner när den är klar. 

Titta på den här videon för mer information om arkiveringsskyldighet.

Var denna artikel till någon hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre.

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln var till nytta.

Tack för din feedback!

Svar från community

Andra sätt att få hjälp