Zarządzanie prawnymi obowiązkami przechowywania w zespole Dropbox Business

Prawny obowiązek przechowywania wobec członka zespołu pozwala administratorom wyświetlać i eksportować całą zawartość, która została utworzona lub zmodyfikowana przez tego członka. Członkowie objęci prawnym obowiązkiem przechowywania nie zostaną o nim powiadomieni i nadal zachowają swoje uprawnienia do tworzenia, edytowania i usuwania plików.

Tworzenie prawnego obowiązku przechowywania

Aby utworzyć prawny obowiązek przechowywania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
5. Kliknij Nowy obowiązek przechowywania.
6. Wpisz nazwę i szczegóły obowiązku, a następnie kliknij Kontynuuj.
7. Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail członka lub członków, których chcesz objąć obowiązkiem, a następnie kliknij Kontynuuj.
8. Wybierz datę początkową i końcową obowiązku.
   • Możesz ustawić datę początkową w przeszłości lub dziś, ale nie w przyszłości
   • Możesz ustawić datę końcową w przeszłości, dziś, w przyszłości lub zaznaczyć Nie ustawiaj daty końcowej
9. Kliknij Aktywuj.

Jeśli obowiązek zostanie nałożony z datą początkową w przeszłości, jego aktywacja może trochę potrwać. Gdy zostanie aktywowany, otrzymasz powiadomienie e-mail. Jego stan możesz sprawdzić na stronie Prawne obowiązki przechowywania w konsoli administratora.

Uwaga: prawny obowiązek przechowywania jest uważany za aktywny do chwili jego zdjęcia przez administratora, nawet jeśli minie data zakończenia. Po dacie końcowej nowe wersje plików nie będą już kopiowane, ale istniejące kopie będą dostępne do momentu zwolnienia obowiązku.

Jakie typy plików mogę objąć prawnym obowiązkiem przechowywania?

Po utworzeniu prawnego obowiązku przechowywania kopie wszystkich plików utworzonych lub edytowanych przez członka między okresem początkowym i końcowym będą przechowywane z wyjątkiem:

• Dokumenty w chmurze, w tym dokumenty Dropbox Paper i Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google
• Plików, których członek wyświetlił tylko podgląd
• Plików, do których członek ma dostęp, ale ich nie edytował
• Plików utworzonych i zmodyfikowanych przed dołączeniem użytkownika do zespołu
• Plików, do których członek nie ma już dostępu w momencie objęcia ich obowiązkiem
• Plików utworzonych lub zmodyfikowanych przez administratora zalogowanego jako członek zespołu

Uwaga: w rzadkich przypadkach pliki mogą nie zostać objęte obowiązkiem, jeśli członek straci do nich dostęp wkrótce po ich utworzeniu lub edycji. Aby tego uniknąć, przed usunięciem członków zalecamy sprawdzić, czy prawny obowiązek przechowywania jest w pełni aktywny.

Kogo mogę objąć prawnym obowiązkiem przechowywania?

Prawnym obowiązkiem przechowywania możesz objąć aktywnych, zaproszonych i zawieszonych członków zespołu, w tym innych administratorów i siebie.

Nie możesz obejmować obowiązkiem usuniętych członków, całych grup ani całych zespołów. Możesz jednak usunąć członka, gdy jest on objęty obowiązkiem.

Wyświetlanie prawnego obowiązku przechowywania

W dowolnym momencie możesz wyświetlić wszelkie aktywne lub zwolnione prawne obowiązki przechowywania. Aby wyświetlić prawny obowiązek przechowywania

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
5. Przełącz między kartami Aktywne i Zwolnione, aby wyświetlić wszystkie prawne obowiązki przechowywania zespołu.

Edytowanie prawnego obowiązku przechowywania

Możesz edytować nazwę i szczegóły obowiązku, dodawać lub usuwać członków; nie możesz jednak edytować dat obowiązku. Aby edytować prawny obowiązek przechowywania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
5. Kliknij pole wyboru, które pojawia się po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz edytować.
6. Kliknij Edytuj obowiązek przechowywania.
7. Edytuj nazwę lub szczegóły obowiązku.
8. Kliknij Kontynuuj.
9. Dodaj członków do obowiązku lub usuń ich z niego.
10. Kliknij Kontynuuj.
11. Przejrzyj zmiany.
12. Kliknij Zapisz.

Zwalnianie prawnego obowiązku przechowywania

Jeśli nie potrzebujesz już obowiązku przechowywania, możesz go zwolnić. Spowoduje to usunięcie wszystkich plików związanych z tym obowiązkiem przechowywania. Nie można tego cofnąć. Aby zwolnić prawny obowiązek przechowywania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
5. Kliknij pole wyboru, które pojawia się po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz zwolnić.
6. Kliknij Zwolnij obowiązek przechowywania.

Eksportowanie prawnego obowiązku przechowywania

Możesz eksportować wszystkie pliki prawnych obowiązków przechowywania naraz lub wybrać te, które mają zostać wyeksportowane, filtrując pliki według nazwy członka, zakresu dat, typu pliku i wersji pliku. Wyeksportowane pliki możesz zapisać w dowolnym folderze lub na koncie Dropbox.

Aby zobaczyć, które pliki są objęte obowiązkiem bez pełnego eksportowania pliku prawnego obowiązku, możesz wyeksportować plik .CSV z podsumowaniem obowiązku przechowywania. 

Uwagi:

• Pliki utworzone w ciągu 24 godzin przed eksportem mogą nie zostać uwzględnione.
• Nazwy eksportowanych plików i folderów będą pisane małymi literami.
• W rzadkich przypadkach nazwy eksportowanych plików i folderów mogą zostać przycięte z powodu ograniczeń liczby znaków w ścieżkach plików i folderów.

Aby wyeksportować prawny obowiązek przechowywania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij Nadzór nad danymi.
4. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
5. Kliknij „… ” (wielokropek) po prawej stronie prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz wyeksportować.
6. Kliknij Utwórz nowy eksport.
7. Wybierz filtry plików, których chcesz użyć podczas eksportu.
   • Uwaga: aby wyeksportować wszystkie pliki, wybierz Pliki wszystkich osób, Wszystkie daty, Wszystkie typy i Każda dostępna wersja. 
8. (Opcjonalnie) Kliknij Wybierz folder do wykluczenia, aby wykluczyć określone foldery z eksportu. Po wybraniu folderu kliknij Wybierz.
   • Uwaga: możesz wykluczyć maksymalnie 100 folderów.
9. Kliknij Kontynuuj.
10. Wpisz nazwę eksportu i opcjonalny opis w odpowiednich polach.
11. Kliknij Kontynuuj.
12. Może zająć chwilę, zanim eksport będzie dostępny do pobrania. Po zakończeniu kliknij Pobierz.