Hantera arkiveringsskyldighet för ditt Dropbox-teamkonto

När du skapar en arkiveringsskyldighet för en teammedlem kan administratörer se och exportera allt material som skapats eller ändrats av den medlemmen. Medlemmar som påverkas av en arkiveringsskyldighet kommer inte att meddelas om detta och behåller fortfarande sina behörigheter att skapa, redigera och radera filer.

Skapa arkiveringsskyldighet

Skapa en arkiveringsskyldighet:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på den vänstra sidomenyn.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
5. Klicka på Ny arkivering.
6. Ange namn och information för arkiveringen och klicka sedan på Fortsätt.
7. Ange namn eller mejladressen för medlemmen eller medlemmarna du vill skapa en arkivering för och klicka sedan på Fortsätt.
8. Välj start- och slutdatum för arkiveringen.
   • Du kan ställa in startdatumet till idag eller i det förflutna, men inte i framtiden
   • Du kan ställa in slutdatumet till idag, i det förflutna eller i framtiden eller markera Ange inte något slutdatum.
9. Klicka på Aktivera.

Om du skapar en arkiveringsskyldighet med ett startdatum i det förflutna kan det ta lite tid att aktivera arkiveringsskyldigheten. Du får ett e-postmeddelande när arkiveringsskyldigheten har aktiverats. Du kan också visa statusen för en arkiveringsskyldighet från sidan Arkiveringsskyldigheter i adminkonsolen.

Vilka typer av filer kan jag arkivera?

När du skapar en arkiveringsskyldighet arkiveras kopior av alla filer en medlem skapat eller redigerat mellan start- och slutdatumen med undantag för följande:

• Molndokument, inklusive Dropbox Paper-dokument och Google Dokument/Kalkylark/Presentationer
• Filer medlemmen bara förhandsvisat
• Filer medlemmen har åtkomst till men inte har redigerat
• Filer som skapats och ändrats innan användaren gick med i teamet
• Filer medlemmen inte längre har åtkomst till när arkiveringen skapas
• Filer som skapats eller redigerats av en administratör som var inloggad som teammedlem

För vilka personer kan jag skapa arkiveringsskyldighet?

Du kan skapa arkiveringar för aktiva, inbjudna och avstängda medlemmar i ditt team, inklusive arkiveringar för andra administratörer och dig själv.

Du kan inte skapa arkiveringar för borttagna medlemmar, hela grupper eller hela team. Du kan dock ta bort en medlem medan hen arkiveras.

Se en arkiveringsskyldighet

Du kan när som helst se alla aktiva och släppta arkiveringsskyldigheter. Se en arkiveringsskyldighet:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
5. Växla mellan flikarna Aktiva och Släppta för att se alla arkiveringsskyldigheter för teamet.

Redigera en arkiveringsskyldighet

Det går att redigera namn och information för en arkivering samt lägga till och ta bort medlemmar. Du kan dock inte redigera datumen för arkiveringen. Redigera en arkiveringsskyldighet:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
5. Klicka på (fler alternativ) bredvid namnet på den juridiska reservation du vill  redigera.
6. Klcia på Redigera arkivering.
7. Redigera namn eller information för arkiveringen.
8. Klicka på Fortsätt.
9. Lägg till eller ta bort medlemmar från arkiveringen.
10. Klicka på Fortsätt.
11. Granska dina ändringar.
12. Klicka på Spara.

Släppa en arkiveringsskyldighet

Om du inte längre behöver en arkivering kan du släppa den. Detta tar bort alla filer associerade med arkiveringen och går inte att ångra. Släpp en arkiveringsskyldighet så här:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
5. Klicka på (fler alternativ) bredvid namnet på den juridiska spärr som du vill  släppa.
6. Klicka på Släpp arkivering.

Exportera en arkiveringsskyldighet

Du kan exportera alla filer med arkiveringsskyldighet på en gång eller bestämma vilka som ska exporteras genom att filtrera filer efter medlemsnamn, datumintervall, filtyp och filversion. Exporten kan sparas till valfri mapp i ditt Dropbox-konto.

Exportera .CSV-filen med arkiveringssammanfattningen för att se vilka filer som arkiveras utan att exportera hela arkiveringen.