Menguruskan pegangan undang-undang untuk pasukan Dropbox Business anda

Meletakkan pegangan undang-undang pada ahli pasukan akan membolehkan pentadbir melihat dan mengeksport semua kandungan yang telah dicipta atau diubah suai oleh ahli tersebut. Ahli yang dikenakan pegangan undang-undang tidak akan dimaklumkan tentang pegangan ini dan masih akan mengekalkan keizinan mereka untuk mencipta, menyunting dan menghapuskan fail.

Cipta pegangan undang-undang

Untuk mencipta pegangan undang-undang:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Pegangan undang-undang.
5. Klik Pegangan baru.
6. Isikan nama dan butiran pegangan, kemudian klik Teruskan.
7. Masukkan nama atau e-mel ahli yang ingin diletakkan pegangan, kemudian klik Teruskan.
8. Pilih tarikh mula dan tamat untuk pegangan.
   • Anda boleh menetapkan tarikh mula yang sudah lepas atau hari ini, tetapi tidak pada masa akan datang
   • Anda boleh menetapkan tarikh tamat yang sudah lepas, hari ini, pada masa akan datang, atau semak kotak Jangan tetapkan tarikh tamat
9. Klik Aktifkan.

Jika anda mencipta pegangan dengan tarikh mula yang sudah lepas, ia boleh mengambil sedikit masa untuk mengaktifkan pegangan ini. Anda akan dimaklumkan melalui e-mel apabila pegangan diaktifkan. Anda juga boleh melihat status pegangan dari halaman Pegangan undang-undang dalam konsol pentadbir.

Perhatian: Pegangan undang-undang akan dianggap aktif sehingga pentadbir pasukan melepaskan pegangan, walaupun jika tarikh tamat sudah lepas. Selepas tarikh tamat tersebut, versi fail baru tidak lagi akan disalin, tetapi salinan sedia ada akan tersedia sehingga anda melepaskan pegangan.

Apakah jenis fail yang saya boleh letakkan pegangan?

Apabila anda mencipta pegangan undang-undang, salinan bagi semua fail yang telah dicipta atau disunting oleh ahli antara tempoh tarikh mula dan tamat akan dipegang dengan pengecualian berikut:

• Dokumen awan, termasuk dokumen Dropbox Paper dan Dokumen/Helaian/Slaid Google
• Fail yang hanya dipratonton oleh ahli
• Fail yang boleh diakses oleh ahli tetapi belum disunting
• Fail yang telah dicipta dan diubah suai sebelum pengguna menyertai pasukan
• Fail yang tidak lagi boleh diakses oleh ahli pada masa pegangan diletakkan
• Fail-fail yang telah dicipta atau disunting oleh pentadbir yang mendaftar masuk sebagai ahli pasukan

Perhatian: Dalam kes terpencil, fail mungkin tidak akan dipegang jika ahli kehilangan akses kepadanya sejurus selepas mencipta atau menyuntingnya. Untuk mengelakkan ini berlaku, kami mengesyorkan agar anda memastikan pegangan undang-undang diaktifkan sepenuhnya sebelum menghapuskan mana-mana ahli.

Pada siapa saya boleh letakkan pegangan undang-undang?

Anda boleh meletakkan pegangan pada ahli yang aktif, dijemput dan digantung dalam pasukan anda, termasuk pegangan pada pentadbir lain dan diri anda sendiri.

Anda tidak boleh meletakkan pegangan pada ahli yang dihapuskan, seluruh kumpulan, atau seluruh pasukan. Bagaimanapun, anda boleh menghapuskan ahli semasa mereka dalam pegangan.

Lihat pegangan undang-undang

Anda boleh melihat sebarang pegangan undang-undang yang aktif dan dilepaskan pada bila-bila masa. Untuk melihat pegangan undang-undang:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Pegangan undang-undang.
5. Togol antara tab Aktif dan Dilepaskan untuk melihat semua pegangan undang-undang pasukan anda.

Sunting pegangan undang-undang

Anda boleh menyunting nama dan butiran pegangan atau menambah atau membuang ahli; bagaimanapun, anda tidak boleh menyunting tarikh pegangan. Untuk menyunting pegangan undang-undang:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Pegangan undang-undang.
5. Klik kotak rait yang muncul apabila anda melayangkan tetikus ke atas nama pegangan undang-undang yang ingin disunting.
6. Klik Sunting pegangan.
7. Sunting nama atau butiran pegangan.
8. Klik Teruskan.
9. Tambah atau buang ahli daripada pegangan.
10. Klik Teruskan.
11. Semak perubahan anda.
12. Klik Save.

Lepaskan pegangan undang-undang

Jika anda tidak lagi memerlukan sesuatu pegangan, anda boleh melepaskan pegangan. Ini akan membuang semua fail yang dikaitkan dengan pegangan tersebut dan tidak boleh dibuat asal. Untuk melepaskan pegangan undang-undang:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Pegangan undang-undang.
5. Klik kotak rait yang muncul apabila anda melayangkan tetikus ke atas nama pegangan undang-undang yang ingin dilepaskan.
6. Klik Lepaskan pegangan.

Eksport pegangan undang-undang

Anda boleh mengeksport semua fail pegangan undang-undang serentak atau menentukan mana-mana fail yang hendak dieksport dengan menapis fail mengikut nama ahli, julat tarikh, jenis fail dan versi fail. Eksport boleh disimpan ke mana-mana folder dalam akaun Dropbox anda.

Untuk melihat mana-mana fail yang sedang dipegang tanpa mengeksport pegangan sepenuhnya, eksport fail .CSV ringkasan pegangan. 

Perhatian:

• Fail yang dicipta dalam masa 24 jam sebelum eksport mungkin tidak akan dimasukkan.
• Nama fail dan folder dalam eksport akan ditulis dalam huruf kecil.
• Dalam kes yang terpencil, nama fail dan folder dalam eksport akan terpotong kerana had aksara laluan fail dan folder.

Untuk mengeksport pegangan undang-undang:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Tadbir urus data.
4. Klik Pegangan undang-undang.
5. Klik “…” (elipsis) di sebelah kanan pegangan undang-undang yang ingin anda eksport.
6. Klik Cipta eksport baru.
7. Pilih penapis fail yang ingin digunakan dalam eksport anda.
   • Perhatian: Untuk mengeksport semua fail, pilih Fail semua orang, Semua tarikh, Semua jenis dan Setiap versi yang tersedia. 
8. (Pilihan) Klik Pilih folder untuk dikecualikan bagi mengecualikan folder tertentu daripada eksport. Selepas anda memilih folder, klik Pilih.
   • Perhatian: Anda boleh mengecualikan maksimum 100 folder.
9. Klik Teruskan.
10. Taipkan nama eksport dan perihalan pilihan dalam medan yang bersesuaian.
11. Klik Teruskan.
12. Eksport mungkin mengambil sedikit masa untuk diproses sebelum anda boleh memuat turun. Setelah selesai, klik Muat Turun.