Gestionar retenciones legales para tu cuenta de equipo de Dropbox

Actualización Jan 18, 2024

Las retenciones legales son una función que está disponible para cuentas de equipo de Dropbox que hayan adquirido el complemento Gobierno de datos.

Aplicar una retención legal a un miembro del equipo permite a los administradores visualizar y exportar el contenido creado o modificado por esa persona. La retención legal no se notifica a los miembros afectados, que conservan sus permisos de creación, edición y eliminación de archivos.

Crear una retención legal

Para crear una retención legal:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Gobierno de datos.
Haz clic en Retenciones legales.
Haz clic en Nueva retención.
Indica el nombre y los datos de la retención. A continuación, haz clic en Continuar.
Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro o los miembros a los que quieras aplicar una retención. A continuación, haz clic en Continuar.
Selecciona una fecha de inicio y finalización para la retención.
- Puedes establecer una fecha de inicio pasada o la fecha actual, pero no se puede establecer una fecha futura.
- Puedes establecer una fecha de finalización pasada, la fecha actual o una fecha futura, o bien activar No establecer una fecha de finalización.
Haz clic en Activar.

Si creas una retención con una fecha de inicio pasada, la retención podría tardar un poco en activarse. Se te notificará por correo electrónico cuando se active la retención. También puedes consultar el estado de una retención en la página Retenciones legales de la Consola de administración.

Nota: una retención legal se considera activa hasta que un administrador la libera, aunque la fecha de finalización haya pasado. Tras la fecha de finalización, no se copiarán nuevas versiones de los archivos, pero las copias existentes estarán disponibles hasta que se libere la retención.

¿A qué tipos de archivos puedo aplicar una retención?

Cuando se crea una retención legal, se retienen copias de los archivos que un miembro crea o edita durante el periodo entre el inicio y la finalización, con la excepción de:

Los documentos en la nube, incluidos los archivos de Dropbox Paper y de Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones de Google
Los archivos que el miembro solo haya previsualizado
Los archivos a los que el miembro tenga acceso pero no haya editado
Los archivos que se crearan o modificaran antes de que el usuario se uniera al equipo
Los archivos a los que el miembro ya no tuviera acceso en el momento de aplicarse la retención
Los archivos creados o editados por un administrador que haya iniciado sesión como miembro del equipo

Consejo: en algún caso aislado, es posible que no se retengan los archivos si el miembro pierde el acceso a ellos poco después de crearlos o editarlos. Para evitarlo, recomendamos asegurarse de que la retención legal está plenamente activada antes de eliminar a miembros.

¿A quién puedo aplicar una retención legal?

Puedes aplicar retenciones a miembros activos, invitados y suspendidos de tu equipo, así como a otros administradores y a ti mismo.

No puedes aplicar una retención a miembros eliminados, ni a grupos o equipos enteros. Sin embargo, sí puedes eliminar a un miembro aunque se le haya aplicado una retención.

Visualizar una retención legal

Puedes visualizar cualquier retención legal activa o liberada cuando quieras. Para visualizar una retención legal:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Gobierno de datos.
Haz clic en Retenciones legales.
Cambia entre las pestañas Activas y Liberadas para visualizar todas las retenciones legales de tu equipo.

Editar una retención legal

Se puede editar el nombre y la información de una retención o añadir o eliminar miembros, pero no se pueden modificar las fechas. Para editar una retención legal:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Gobierno de datos.
Haz clic en Retenciones legales.
Haz clic en la casilla de verificación que aparece cuando sitúas el cursor del ratón sobre el nombre de la retención legal que quieres modificar.
Haz clic en Editar retención.
Edita el nombre o la información de la retención.
Haz clic en Continuar.
Añade o elimina miembros de una retención.
Haz clic en Continuar.
Revisa los cambios.
Haz clic en Save (Guardar).

Liberar una retención legal

Si ya no necesitas una retención, puedes liberarla. Se eliminarán los archivos asociados con la retención y esta acción no se puede deshacer. Para liberar una retención legal:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Gobierno de datos.
Haz clic en Retenciones legales.
Haz clic en la casilla de verificación que aparece cuando sitúas el cursor del ratón sobre el nombre de la retención legal que quieres liberar.
Haz clic en Liberar retención.

Exportar una retención legal

Puedes exportar todos los archivos de una retención legal a la vez o decidir cuáles exportar filtrando los archivos por nombre de miembro, intervalo de fechas, tipo de archivo y versión de archivo. La exportación se puede guardar en cualquier carpeta de tu cuenta de Dropbox.

Para ver qué archivos están retenidos sin exportar la retención entera, exporta un resumen de la retención como archivo .CSV.

Notas:

Es posible que no se incluyan los archivos creados 24 horas antes de la exportación.
Los nombres de los archivos y las carpetas de la exportación estarán en minúsculas.
En casos aislados, los nombres de los archivos y las carpetas que se exporten se cortarán debido a limitaciones de caracteres en las rutas de los archivos y las carpetas.

Para exportar una retención legal:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Haz clic en Gobierno de datos.
Haz clic en Retenciones legales.
Haz clic en “…” (tres puntos) a la derecha de la retención legal que quieras exportar.
Haz clic en Crear nueva exportación.
Selecciona los filtros de archivo que vas a utilizar en tu exportación.
- Nota: para exportar todos los archivos, selecciona Los archivos de todos, Todas las fechas, Todos los tipos y Todas las versiones disponibles.
(Opcional) Haz clic en Seleccionar carpeta para excluir para excluir carpetas específicas de la exportación. Cuando hayas seleccionado la carpeta, haz clic en Seleccionar.
- Nota: puedes excluir un máximo de 100 carpetas.
haz clic en Continuar.
Escribe el nombre de la exportación y una descripción opcional en los campos correspondientes.
haz clic en Continuar.
La exportación puede tardar algún tiempo en procesarse antes de que puedas descargarla. Cuando finalice, haz clic en Descargar.