Clasificación de datos de Dropbox

La clasificación de datos ayuda a los equipos a cumplir con las normativas corporativas y gubernamentales, ya que permite a los administradores hacer un seguimiento automático y elaborar informes acerca de la información personal almacenada en las carpetas del equipo, las carpetas de los miembros del equipo y las carpetas compartidas, como números de tarjetas de crédito, pasaportes, cuentas bancarias y de la seguridad social.

Habilitar la clasificación automática de datos

Los administradores pueden habilitar el análisis automático de información personal. 

Nota: la función de clasificación de datos no copia el contenido de los archivos identificados ni lo almacena en otra ubicación. Solo etiqueta los archivos para indicar que pueden contener información personal.

Para habilitar el análisis automático:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en el menú desplegable junto a Etiquetado de información personal y selecciona Analizar solo contenido del equipo o Contenido del equipo y de los miembros.
5. Haz clic en Save (Guardar).

Tipos de información que se pueden detectar

Actualmente, la clasificación de datos está disponible en Estados Unidos, Canadá, Australia, Alemania, Francia, Japón y Reino Unido.

Para consultar una lista actualizada de los tipos de información personal que Dropbox puede detectar:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral izquierda.
4. Explora por ubicación en Tipos de información.

Tipos de archivos que se pueden analizar

Se pueden analizar los siguientes tipos de archivo:

.doc

.docx

.docm

.ppt

.pptx

.pptm

.csv

.xls

.xlsx

.xlsm

.pdf

.rtf

.txt

.vtt

.gdoc

.gsheet

.gslide

.paper

.papert

Notas:

• Actualmente, Dropbox no puede analizar archivos protegidos con contraseña o de más de 100 MB.
• Todas las clasificaciones de información personal se añaden al registro de actividad del equipo. 

• Obtén más información sobre cómo supervisar y administrar la actividad del equipo en la Consola de administración.

Recibir y ver alertas de uso compartido externo

Los administradores recibirán alertas de prevención de pérdida de datos (DLP) por correo electrónico cuando los archivos o carpetas que contengan información sensible sean compartidos fuera de su equipo. 

Nota: las alertas de uso compartido externo solo se activarán para archivos y carpetas guardados en las carpetas del equipo (no para los de las carpetas de los miembros del equipo o las carpetas compartidas).

La alerta de correo electrónico incluye:

• Nombre y ubicación del archivo
• Tipo y gravedad de la alerta
• Fecha y hora en que se compartió el contenido 
• Tipos de información detectados en el contenido compartido
• Miembro del equipo que compartió el contenido
• Destinatarios del contenido compartido

Obtén información sobre cómo activar y desactivar las alertas de seguridad.

Los administradores pueden supervisar las alertas en la Consola de administración y pueden bloquear el acceso al contenido afectado, si es necesario. 

Para acceder a todas las alertas de DLP:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en Alertas en la barra lateral izquierda.

Para eliminar el acceso a los contenidos compartidos externamente:

1. Abre la alerta de DLP en tu correo electrónico o la Consola de administración.
2. Haz clic en Administrar acceso en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del destinatario y selecciona Eliminar.

Crear un informe de clasificación

Los administradores pueden crear un informe de clasificación para ver una lista de archivos que contienen información personal. El informe incluye:

• Nombre y tipo del archivo
• ID de archivo
• Ubicación del archivo
• Tipo de información detectada
• Estado de uso compartido externo
• Método para compartir
• Usuarios que compartieron el contenido
• Destinatarios para compartir
• Fechas en las que se compartió el contenido

Para crear un informe de clasificación:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Clasificación en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en Crear informe junto a Crear un informe de archivos etiquetados.

Se generará un archivo .csv. Se te notificará por correo electrónico cuando el informe esté listo para visualizarse o descargarse desde la carpeta “Informes de Dropbox Business” de tu cuenta de administrador.

Nota: el informe no se puede crear antes de que el proceso de análisis inicial haya finalizado.

Proporcionar comentarios sobre la calidad de la detección

Los administradores pueden proporcionar comentarios sobre la clasificación de datos para ayudar a mejorar la precisión del análisis. 

En dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en Alertas en la barra lateral izquierda.
5. Busca el elemento sobre el que quieras proporcionar comentarios.
6. Haz clic en Enviar comentarios en la barra lateral derecha.
7. Responde a las preguntas sobre la información detectada.
   
   • Nota: no incluyas información confidencial ni personal en tus comentarios.
8. Introduce detalles adicionales, si quieres.
9. Si quieres dar permiso a Dropbox para que se ponga en contacto contigo, haz clic en la casilla junto a Dropbox puede contactar conmigo en relación con mis comentarios.

 

Desde un informe de clasificación

1. Abre un informe de clasificación en la carpeta “Informes de Dropbox Business” de tu cuenta de administrador.
2. Busca el elemento sobre el que quieras proporcionar comentarios.
3. Haz clic en el enlace de la columna Enviar comentarios sobre PII.
4. Responde a las preguntas sobre la información que se detectó.
5. Introduce detalles adicionales, si quieres.
   
   • Nota: no incluyas información confidencial ni personal en tus comentarios.
6. Si quieres dar permiso a Dropbox para que se ponga en contacto contigo, haz clic en la casilla junto a Dropbox puede contactar conmigo en relación con mis comentarios.
7. Haz clic en Enviar.

Notas:

• Si aceptas que Dropbox se ponga en contacto contigo en relación con tus comentarios, desde Dropbox pueden ponerse en contacto contigo por correo electrónico para obtener más detalles e información.
• Dropbox no verá el contenido de los archivos afectados sin permiso explícito.

Precisión de la detección

La función de clasificación de datos hace predicciones de información personal basadas en probabilidades. Estas predicciones pueden ser subjetivas y es posible que no tengan una fiabilidad absoluta.

Archivos de los miembros del equipo

Si eres miembro de un equipo de Dropbox con la clasificación de datos habilitada por un administrador, Dropbox analizará los archivos de tu equipo a fin de detectar información personal. Este proceso incluye la asignación de ciertos atributos a los archivos para ayudar a tu administrador a gestionar mejor los datos confidenciales de la cuenta de tu equipo. Si tu equipo se disuelve y sigues usando Dropbox, los archivos que en algún momento hayan formado parte de la cuenta de tu equipo pueden conservar los atributos asignados durante el proceso de clasificación de datos.