Classification des données Dropbox

La classification des données aide les équipes à rester en conformité avec les réglementations d’entreprise et gouvernementales en permettant aux administrateurs d’automatiser le suivi et la création de rapports des informations personnelles stockées dans les dossiers d’équipe, les dossiers des membres de l’équipe et les dossiers partagés,notamment les numéros de carte de crédit, de passeport, de compte bancaire et de sécurité sociale.

Activation de la classification automatique des données

Les administrateurs peuvent activer l’analyse automatique des fichiers à la recherche d’informations personnelles. 

Pour activer l’analyse automatique, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur le menu déroulant Plus dans la barre latérale gauche.
4. Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajout de libellés relatifs à des informations personnelles et sélectionnez Analyser uniquement les contenus de l’équipe ou Contenu des membres et de l’équipe.
6. Décochez tous les types d’informations qui ne sont pas pertinents.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Types d’informations détectables

La classification automatique des données est actuellement proposée aux États-Unis, au Canada, en Australie, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour, en Suède, au Danemark, en Norvège, en Finlande et au Royaume-Uni.
 

Pour obtenir la liste des types d’informations personnelles que Dropbox peut détecter à l’heure actuelle, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
4. Sous Types d’informations, vous trouverez la liste des informations détectables par pays.

Réception et affichage des alertes concernant le partage à l’extérieur de l’équipe

Les administrateurs recevront alors par e‑mail des alertes de protection contre la perte de données (DLP) lorsque des fichiers ou des dossiers contenant des informations sensibles seront partagés à l’extérieur de leur équipe.

L’alerte par e‑mail comporte les informations suivantes :

• nom et emplacement du fichier
• type et gravité de l’alerte
• date et heure du partage du contenu 
• types d’informations détectées dans le contenu partagé
• membre de l’équipe qui a partagé le contenu
• destinataires du partage

Comment activer ou désactiver des alertes de sécurité

Les administrateurs peuvent contrôler les alertes dans leur interface d’administration et bloquer l’accès au contenu concerné, si nécessaire.  
 

Pour accéder à l’ensemble des alertes DLP, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox, sous Produits.
4. Cliquez sur Sécurité.
5. Cliquez sur Alertes de sécurité.

Pour supprimer l’accès aux contenus partagés à l’extérieur de l’équipe, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’alerte DLP dans votre messagerie électronique ou votre interface d’administration.
2. Cliquez sur Gérer l’accès dans l’angle supérieur droit.
3. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du nom du destinataire et sélectionnez Supprimer.

Création d’un rapport de classification

Pour obtenir une liste des fichiers contenant des informations personnelles, les administrateurs peuvent créer un rapport de classification. Ce rapport comporte les éléments suivants :

• nom et type du fichier
• Identifiant du fichier
• emplacement du fichier
• types d’informations détectées
• état du partage externe
• Méthode de partage
• utilisateurs à l’origine du partage
• Destinataires du partage
• dates de partage

Pour créer un rapport de classification, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Cliquez sur le menu déroulant Plus dans la barre latérale gauche.
4. Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur Créer un rapport à côté de Créer un rapport des fichiers comportant des libellés.

Un fichier CSV est alors généré. Vous êtes averti par e‑mail lorsque le rapport peut être consulté ou téléchargé à partir du dossier Rapports Dropbox Business de votre compte d’administrateur.

Précision de la détection

La fonctionnalité de classification des données se base sur des probabilités pour prédire la présence d’informations personnelles. Ces prévisions peuvent être subjectives et ne pas être exactes à 100 %.

Fichiers des membres de l’équipe

Si vous êtes membre d’une équipe Dropbox pour laquelle la classification des données a été activée par un administrateur, Dropbox analysera les fichiers de votre équipe à la recherche d’informations personnelles. Ce processus inclut l’affectation d’attributs aux fichiers afin d’aider votre administrateur à mieux gérer les données sensibles dans le compte de votre équipe. Si votre équipe est dissoute et que vous continuez à utiliser Dropbox, les fichiers qui faisaient autrefois partie du compte de votre équipe peuvent conserver les attributs affectés pendant le processus de classification des données.