La classification des données est proposée aux équipes Dropbox Standard qui ont souscrit l'option de sécurité, ainsi qu'aux équipes Dropbox Advanced ou Enterprise.
Remarque : certaines équipes possédant un très grand nombre de fichiers n'ont pas accès à cette fonctionnalité. Si vous recevez une notification indiquant que la classification des données n'est pas disponible pour votre équipe, contactez l'assistance.
La classification des données aide les équipes à rester conformes aux réglementations d'entreprise et gouvernementales en permettant aux administrateurs d'effectuer automatiquement le suivi et le signalement des informations personnelles stockées dans les dossiers d'équipe, personnels et partagés (par exemple, les numéros de carte et de compte bancaires, de passeport et de sécurité sociale).
Activation de la classification automatique des données
Les administrateurs peuvent activer l'analyse automatique des fichiers à la recherche d'informations personnelles.
Remarque : la fonctionnalité de classification des données ne copie pas le contenu des fichiers identifiés et ne le stocke pas dans un autre emplacement. Elle ne fait qu'étiqueter les fichiers pour indiquer qu'ils contiennent peut-être des informations personnelles.
Pour activer l'analyse automatique, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajout de libellés relatifs à des informations personnelles et sélectionnez Analyser uniquement les contenus de l'équipe ou Contenu des membres et de l'équipe.
- Cliquez sur Enregistrer.
Types d'informations détectables
La classification automatique des données est actuellement disponible en France, aux États-Unis, au Canada, en Australie, en Allemagne, au Japon et au Royaume-Uni.
Pour obtenir la liste des types d'informations personnelles que Dropbox peut détecter à l'heure actuelle, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
- Sous Types d'informations, vous trouverez la liste des informations détectables par pays.
Types de fichiers analysables
L'analyse fonctionne sur les types de fichiers suivants :
| .doc |
| .docx |
| .docm |
| .ppt |
| .pptx |
| .pptm |
| .csv |
| .xls |
| .xlsx |
| .xlsm |
| .pdf |
| .rtf |
| .txt |
| .vtt |
| .gdoc |
| .gsheet |
| .gslides |
| .paper |
| .papert |
- Dropbox ne peut actuellement pas analyser les fichiers protégés par mot de passe ni les fichiers de plus de 100 Mo.
- Toutes les classifications d'informations personnelles sont ajoutées au journal d'activité de l'équipe.
Réception et affichage des alertes concernant le partage à l'extérieur de l'équipe
Les administrateurs reçoivent des alertes de protection contre la perte de données (DLP) par e‑mail lorsque des fichiers ou des dossiers contenant des informations sensibles sont partagés à l'extérieur de leur équipe.
Remarque : les alertes concernant le partage à l'extérieur de l'équipe ne se déclenchent que pour les fichiers et dossiers se trouvant dans des dossiers d'équipe (et pas pour les éléments se trouvant dans des dossiers personnels ou partagés).
L'alerte par e‑mail comporte les informations suivantes :
- nom et emplacement du fichier
- type et gravité de l'alerte
- date et heure du partage du contenu
- types d'informations détectées dans le contenu partagé
- membre de l'équipe qui a partagé le contenu
- destinataires du partage
Comment activer ou désactiver des alertes de sécurité
Les administrateurs peuvent contrôler les alertes dans leur interface d'administration et bloquer l'accès au contenu concerné, si nécessaire.
Pour accéder à l'ensemble des alertes DLP, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Sécurité dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Alertes dans la barre latérale gauche.
Pour supprimer l'accès aux contenus partagés à l'extérieur de l'équipe, procédez comme suit :
- Ouvrez l'alerte DLP dans votre messagerie électronique ou votre interface d'administration.
- Cliquez sur Gérer l'accès dans l'angle supérieur droit.
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du nom du destinataire et sélectionnez Supprimer.
Création d'un rapport de classification
Pour obtenir une liste des fichiers contenant des informations personnelles, les administrateurs peuvent créer un rapport de classification. Ce rapport comporte les éléments suivants :
- nom et type du fichier
- Identifiant du fichier
- emplacement du fichier
- types d'informations détectées
- état du partage externe
- Méthode de partage
- utilisateurs à l'origine du partage
- Destinataires du partage
- dates de partage
Pour créer un rapport de classification, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Classification dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Créer un rapport à côté de Créer un rapport des fichiers comportant des libellés.
Un fichier CSV est alors généré. Vous êtes averti par e‑mail lorsque le rapport peut être consulté ou téléchargé à partir du dossier “Rapports Dropbox Business” de votre compte d'administrateur.
Remarque : vous ne pouvez pas créer ce type de rapport tant que le processus d'analyse initial n'est pas terminé.
Envoi de commentaires sur la qualité de la détection
Les administrateurs peuvent envoyer des commentaires sur la classification des données afin d'aider à améliorer la précision de l'analyse.
Sur dropbox.com
- Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Sécurité dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Alertes dans la barre latérale gauche.
- Recherchez l'élément pour lequel vous voulez envoyer un commentaire.
- Cliquez sur Donner votre avis dans la barre latérale de droite.
- Répondez aux questions concernant l'information détectée.
- Remarque : évitez d'inclure des informations sensibles ou personnelles dans vos commentaires.
- Fournissez des détails supplémentaires si vous le souhaitez.
- Si vous voulez autoriser Dropbox à vous contacter, cochez la case à côté de Dropbox peut me contacter suite aux commentaires que j'ai fournis.
À partir d'un rapport de classification
- Ouvrez un rapport de classification dans le dossier “Rapports Dropbox Business” de votre compte d'administrateur.
- Recherchez l'élément pour lequel vous voulez envoyer un commentaire.
- Cliquez sur le lien dans la colonne intitulée Donnez votre avis sur les informations personnelles.
- Répondez aux questions concernant l'information détectée.
- Fournissez des détails supplémentaires si vous le souhaitez.
- Remarque : évitez d'inclure des informations sensibles ou personnelles dans vos commentaires.
- Si vous voulez autoriser Dropbox à vous contacter, cochez la case à côté de Dropbox peut me contacter suite aux commentaires que j'ai fournis.
- Cliquez sur Envoyer.
Remarques :
- Si vous autorisez Dropbox à vous contacter au sujet de votre commentaire, un membre de l'équipe Dropbox pourra vous contacter par e‑mail afin d'obtenir des détails et des informations supplémentaires.
- Dropbox n'accédera pas au contenu des fichiers concernés sans votre autorisation explicite.
Précision de la détection
La fonctionnalité de classification des données se base sur des probabilités pour prédire la présence d'informations personnelles. Ces prévisions peuvent être subjectives et ne pas être exactes à 100 %.
Fichiers des membres de l'équipe
Si vous êtes membre d'une équipe Dropbox pour laquelle la classification des données a été activée par un administrateur, Dropbox analysera les fichiers de votre équipe à la recherche d'informations personnelles. Ce processus prévoit l'affectation de certains attributs aux fichiers afin d'aider votre administrateur à mieux gérer les données sensibles dans le compte de votre équipe. Si votre équipe est dissoute et que vous continuez à utiliser Dropbox, les fichiers qui faisaient autrefois partie du compte de votre équipe peuvent conserver les attributs affectés pendant le processus de classification des données.
