Dropbox hemligstämpling
Hemligstämpling finns tillgängligt för team på Dropbox Standard som har köpt tillägget Säkerhet och för team på Dropbox Business Plus, Advanced eller Enterprise. Den här funktionen är dock inte tillgänglig för vissa team med ett extremt stort antal filer. Om du ser ett meddelande om att hemligstämpling inte är tillgängligt för ditt team kontaktar du support.
Hemligstämpling hjälper team att följa företags- och myndighetsbestämmelser genom att låta administratörer automatiskt spåra och rapportera om personlig information som lagras i teammappar, teammedlemsmappar och delade mappar. Detta inkluderar betalkort, pass, bankkonton och personnummer.
Aktivera automatisk hemligstämpling
Administratörer kan aktivera automatisk skanning efter personuppgifter.
Obs! Hemligstämplingsfunktionen kopierar inte material från filer som identifierats, eller lagrar dem på andra platser. Den ger endast etiketter till filerna för att ange att de kan innehålla personuppgifter.
Så här aktiverar du automatisk skanning:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
- Klicka på rullgardinsmenyn Mer i sidomenyn till vänster.
- Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Märkning av personlig information och välj Skanna endast teaminnehåll eller Medlems- och teaminnehåll.
- Avmarkera rutan bredvid för Infotyper som inte är relevanta.
- Klicka på Spara.
Informationstyper som kan upptäckas
Automatisk hemligstämpling stöds för närvarande i USA, Kanada, Australien, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore, Sverige, Danmark, Norge, Finland och Storbritannien.
Så här ser du en aktuell lista över personuppgiftstyper som Dropbox kan upptäcka:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
- Bläddra efter plats under Informationstyper.
Filtyper som kan skannas
Följande filtyper kan skannas:
.doc |
|
.docx |
.rtf |
.docm |
.txt |
.ppt |
.vtt |
.pptx |
.gdoc |
.pptm |
.gsheet |
.csv |
.gslides |
.xls |
.paper |
.xlsx |
.papert |
.xlsm |
|
- Dropbox kan för närvarande inte skanna lösenordsskyddade filer eller filer som överstiger 100 MB.
- Varje klassificering av personuppgifter läggs till i teamaktivitetsloggen.
Läs mer om att övervaka och hantera teamaktivitet i adminkonsolen.
Ta emot och visa externa delningsvarningar
Administratörer tar emot varningar för förebyggande av dataförlust (DLP) via mejl när filer eller mappar som innehåller känslig information delas utanför teamet.
Obs! Externa delningsvarningar utlöses endast för filer och mappar i teammappar, inte teammedlemsmappar eller delade mappar.
E-postvarningen innehåller:
- Filnamn och plats
- Varningens typ och allvarlighetsgrad
- Datum och tid då materialet delades
- Typ(er) av information som upptäckts i det delade materialet
- Teammedlemmen som delade materialet
- Mottagaren av delningen
Läs om hur du aktiverar eller inaktiverar säkerhetsvarningar.
Administratörer kan kontrollera varningar i adminkonsolen och kan vid behov blockera åtkomst till det påverkade materialet.
Så här kommer du åt alla DLP-varningar:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
- Klicka på Säkerhet.
- Klicka på Säkerhetsvarningar.
Så här tar du bort åtkomst till externt delat material:
- Öppna DLP-varningen i mejlet eller adminkonsolen.
- Klicka på Hantera åtkomst längst upp till höger.
- Klicka på neråtpilen bredvid mottagarens namn och välj Ta bort.
Skapa en klassificeringsrapport
Administratörer kan skapa en klassificeringsrapport för att visa en lista med filer som innehåller personuppgifter. Rapporten innefattar:
- Filnamn och typ
- Fil-ID
- Filplats
- Typ av information som upptäckts
- Extern delningsstatus
- Delningssätt
- Delningens ursprung
- Delningsmottagare
- Delningsdatum
Skapa en klassificeringsrapport:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
- Klicka på rullgardinsmenyn Mer på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
- Klicka på Skapa rapport bredvid Skapa en rapport med märkta filer.
En .csv-fil genereras. Du meddelas via mejl när rapporten är redo att visas eller laddas ner från mappen Dropbox Business-rapporter i administratörskontot.
Obs!
- Rapporten kan inte skapas förrän den första skanningprocessen är slutförd.
- Märkning av personlig information måste vara aktiverad för att skapa en klassificeringsrapport.
Ge feedback om identifieringens kvalitet
Administratörer kan ge feedback om hemligstämpling för att förbättra skanningens träffsäkerhet.
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Säkerhet.
- Klicka på fliken Säkerhetsvarningar.
- Hitta de objekt du vill ge feedback om.
- Klicka på varningen du vill skicka feedback om.
- Klicka på Gör den här varningen bättre.
- Svara på frågorna om informationen som upptäcktes.
- Obs! Ta inte med känsliga eller personliga uppgifter i dina kommentarer.
- Ange ytterligare information om du vill.
- Klicka i kryssrutan bredvid Dropbox kan kontakta mig om min feedback om du vill ge Dropbox behörighet att kontakta dig.
- Öppna en klassificeringsrapport i mappen Dropbox Business-rapporter i administratörskontot.
- Hitta de objekt du vill ge feedback om.
- Klicka på länken i kolumnen Skicka feedback om PII eller personuppgifter.
- Svara på frågorna om informationen som upptäcktes.
- Ange ytterligare information om du vill.
- Obs! Ta inte med känsliga eller personliga uppgifter i dina kommentarer.
- Klicka i kryssrutan bredvid Dropbox kan kontakta mig om min feedback om du vill ge Dropbox behörighet att kontakta dig.
- Klicka på Skicka.
Anmärkningar:
- Om du går med på att låta Dropbox kontakta dig om din feedback kan någon från Dropbox kontakta dig via e-post för mer detaljer och information.
- Dropbox visar inte materialet i påverkade filer utan uttrycklig behörighet.
Identifieringens korrekthet
Hemligstämplingsfunktionen identifierar personuppgifter med hjälp av förutsägelser baserat på sannolikheter. Dessa förutsägelser kan vara subjektiva och kanske inte är 100 % korrekta.
Teammedlemmars filer
Om du är medlem i ett Dropbox-team med dataklassificering aktiverad av en administratör, kommer Dropbox att skanna ditt teams filer efter personlig information. Den här processen inkluderar att tilldela vissa attribut till filer för att hjälpa din administratör att bättre hantera känslig data i ditt teams konto. Om teamet upplöses och du fortsätter använda Dropbox kan filer som var en del av teamkontot behålla attribut som tilldelades vid hemligstämplingsprocessen.
