Dropbox hemligstämpling

Dataklassificering hjälper team att följa företags- och myndighetsbestämmelser genom att låta administratörer automatiskt spåra och rapportera personlig information som lagras i teammappar, teammedlemsmappar och delade mappar. Detta inkluderar kreditkort, pass, bankkonto och personnummer.

Aktivera automatisk hemligstämpling

Administratörer kan aktivera automatisk skanning efter personuppgifter. 

Så här aktiverar du automatisk skanning:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Mer i sidomenyn till vänster.
4. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
5. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Märkning av personlig information och välj Skanna endast teaminnehåll eller Medlems- och teaminnehåll.
6. Avmarkera rutan bredvid för Infotyper som inte är relevanta.
7. Klicka på Spara.

Informationstyper som kan upptäckas

Automatisk hemligstämpling stöds för närvarande i USA, Kanada, Australien, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore, Sverige, Danmark, Norge, Finland och Storbritannien.
 

Så här ser du en aktuell lista över personuppgiftstyper som Dropbox kan upptäcka:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
4. Bläddra efter plats under Informationstyper.

Ta emot och visa externa delningsvarningar

Administratörer tar emot varningar för förebyggande av dataförlust (DLP) via mejl när filer eller mappar som innehåller känslig information delas utanför teamet.

E-postvarningen innehåller:

• Filnamn och plats
• Varningens typ och allvarlighetsgrad
• Datum och tid då materialet delades 
• Typ(er) av information som upptäckts i det delade materialet
• Teammedlemmen som delade materialet
• Mottagaren av delningen

Läs om hur du aktiverar eller inaktiverar säkerhetsvarningar.

Administratörer kan kontrollera varningar i adminkonsolen och kan vid behov blockera åtkomst till det påverkade materialet. 
 

Så här kommer du åt alla DLP-varningar:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
3. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
4. Klicka på Säkerhet.
5. Klicka på Säkerhetsvarningar.

Så här tar du bort åtkomst till externt delat material:

1. Öppna DLP-varningen i mejlet eller adminkonsolen.
2. Klicka på Hantera åtkomst längst upp till höger.
3. Klicka på neråtpilen bredvid mottagarens namn och välj Ta bort.

Skapa en klassificeringsrapport

Administratörer kan skapa en klassificeringsrapport för att visa en lista med filer som innehåller personuppgifter. Rapporten innefattar:

• Filnamn och typ
• Fil-ID
• Filplats
• Typ av information som upptäckts
• Extern delningsstatus
• Delningssätt
• Delningens ursprung
• Delningsmottagare
• Delningsdatum

Skapa en klassificeringsrapport:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Mer på sidomenyn till vänster.
4. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
5. Klicka på Skapa rapport bredvid Skapa en rapport med märkta filer.

En .csv-fil genereras. Du meddelas via mejl när rapporten är redo att visas eller laddas ner från mappen Dropbox Business-rapporter i administratörskontot.

Identifieringens korrekthet

Hemligstämplingsfunktionen identifierar personuppgifter med hjälp av förutsägelser baserat på sannolikheter. Dessa förutsägelser kan vara subjektiva och kanske inte är 100 % korrekta.

Teammedlemmars filer

Om du är medlem i ett Dropbox-team med dataklassificering aktiverad av en administratör, kommer Dropbox att skanna ditt teams filer efter personlig information. Den här processen inkluderar att tilldela vissa attribut till filer för att hjälpa din administratör att bättre hantera känslig data i ditt teams konto. Om teamet upplöses och du fortsätter använda Dropbox kan filer som var en del av teamkontot behålla attribut som tilldelades vid hemligstämplingsprocessen.