Datenklassifizierung in Dropbox

Die Datenklassifizierung unterstützt Teams bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und staatlichen Vorschriften, indem es Admins ermöglicht, personenbezogene Daten, die in Team-Ordnern, Ordnern von Teammitgliedern und freigegebenen Ordnern gespeichert sind, automatisch zu überwachen und in Berichte aufzunehmen. Dazu gehören Kreditkarten-, Reisepass-, Bankkonto- und Sozialversicherungsnummern.

Automatische Datenklassifizierung aktivieren

Admins können die automatische Suche nach personenbezogenen Daten aktivieren. 

So aktivieren Sie die automatische Suche:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Drop-down-Menü Mehr.
4. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
5. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Kennzeichnen personenbezogener Daten und wählen Sie Nur nach Team-Inhalten suchen oder Mitglieder- und Team-Inhalte aus.
6. Entfernen Sie bei allen nicht relevanten Informationsarten das Häkchen.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Welche Arten von Daten erkannt werden

Die automatische Datenklassifizierung wird derzeit in den USA, in Kanada, Australien, Deutschland, Frankreich, Japan, Singapur, Schweden, Dänemark, Norwegen, Finnland und Großbritannien unterstützt.
 

So rufen Sie die Liste der Arten privater Informationen auf, die Dropbox derzeit erkennen kann:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
4. Suchen Sie unter Informationsarten nach dem Speicherort.

Warnmeldungen beim externen Teilen von Inhalten

Admins erhalten per E-Mail Warnmeldungen zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention (DLP)), wenn Dateien oder Ordner, die sensible Informationen enthalten, außerhalb ihres Teams geteilt werden.

Die E-Mail-Warnmeldung beinhaltet:

• Dateinamen und -speicherort
• Art und Schweregrad der Warnmeldung
• Datum und Uhrzeit des Teilens 
• Die Art(en) von Informationen, die in den geteilten Inhalten gefunden wurde
• Welches Teammitglied die Inhalte geteilt hat
• Empfänger der geteilten Inhalte

Erfahren Sie, wie Sie Sicherheitswarnmeldungen aktivieren bzw. deaktivieren.

Admins können die Warnmeldungen in der Verwaltungskonsole überwachen und nötigenfalls den Zugriff auf die jeweiligen Inhalte sperren. 
 

So greifen Sie auf sämtliche DLP-Warnmeldungen zu:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
4. Klicken Sie auf Sicherheit.
5. Klicken Sie auf Sicherheitswarnmeldungen.

So heben Sie den Zugriff auf extern geteilte Inhalte auf:

1. Öffnen Sie die DLP-Warnmeldung in Ihrer E-Mail oder in der Verwaltungskonsole.
2. Klicken Sie oben rechts auf Zugriff verwalten.
3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Namen des Empfängers und wählen Sie Entfernen aus.

Klassifizierungsbericht erstellen

Admins können einen Klassifizierungsbericht erstellen, um eine Liste von Dateien mit personenbezogenen Daten abzurufen. Dieser Bericht enthält Angaben zu:

• Dateinamen und -format
• Datei-ID
• Dateispeicherort
• Art der gefundenen Informationen
• Ob die Inhalte extern geteilt wurden
• Freigabemethode
• Wer die Inhalte geteilt hat
• Freigabeempfänger
• Wann die Inhalte geteilt wurden

So erstellen Sie einen Klassifizierungsbericht:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Drop-down-Menü Mehr.
4. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
5. Klicken Sie neben Bericht gekennzeichneter Dateien erstellen auf Bericht erstellen.

Es wird eine CSV-Datei erzeugt. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Bericht im Ordner „Berichte für Dropbox Business“ Ihres Admin-Kontos angesehen oder heruntergeladen werden kann.

Erkennungsgenauigkeit

Das Feature für die Datenklassifizierung prognostiziert das Vorhandensein privater Informationen auf Grundlage einer Wahrscheinlichkeitsrechnung. Diese Prognosen können subjektiv sein und sind möglicherweise nicht 100 % genau.

Dateien von Teammitgliedern

Wenn Sie Mitglied eines Dropbox-Teams sind und ein Admin die Datenklassifizierung aktiviert hat, durchsucht Dropbox die Dateien Ihres Teams auf private Informationen. Das beinhaltet auch die Zuordnung gewisser Attribute zu Dateien, um Ihrem Admin zu helfen, sensible Daten im Konto Ihres Teams besser zu verwalten. Wenn Ihr Team aufgelöst  wird, Sie Dropbox aber weiterhin verwenden, kann es sein, dass Dateien, die vormals Teil des Team-Kontos waren, weiterhin Attribute aufweisen, die mit der Datenklassifizierung verbunden sind.