Datenklassifizierung in Dropbox

Aktualisiert Oct 10, 2023
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Die Datenklassifizierung steht Teams mit Dropbox Standard zur Verfügung, die das Sicherheits-Add-on erworben haben. Das Feature ist auch für alle Teams mit Dropbox Advanced oder Enterprise verfügbar. Allerdings ist dieses Feature für einige Teams mit einer extrem hohen Anzahl von Dateien nicht verfügbar. Wenn Sie eine Benachrichtigung sehen, dass die Datenklassifizierung für Ihr Team nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an unseren Support.

Die Datenklassifizierung hilft Teams dabei, Unternehmensrichtlinien und staatliche Vorschriften einzuhalten. Dazu können Admins personenbezogene Informationen, die in Team-Ordnern, Nutzerordnern und freigegebenen Ordnern gespeichert sind, automatisch überwachen und in Berichte aufnehmen. Zu diesen Informationen zählen beispielsweise Kreditkarten-, Pass-, Bankkonto- und Steueridentifikationsnummern.

Automatische Datenklassifizierung aktivieren

Admins können die automatische Suche nach personenbezogenen Daten aktivieren. 

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Hinweis: Das Feature für die Datenklassifizierung kopiert keine Inhalte aus identifizierten Dateien und speichert sie auch nicht an einem anderen Ort. Betroffene Dateien werden nur mit einem Hinweis versehen, der anzeigt, dass sie persönliche Informationen enthalten können.

So aktivieren Sie die automatische Suche:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Drop-down-Menü Mehr.
  5. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Kennzeichnen personenbezogener Daten und wählen Sie Nur nach Team-Inhalten suchen oder Mitglieder- und Team-Inhalte aus.
  6. Entfernen Sie bei allen nicht relevanten Informationsarten das Häkchen.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Welche Arten von Daten erkannt werden

Die automatische Datenklassifizierung wird derzeit in den USA, in Kanada, Australien, Deutschland, Frankreich, Japan, Schweden, Dänemark, Norwegen, Finnland und Großbritannien unterstützt.

So rufen Sie die Liste der Arten privater Informationen auf, die Dropbox derzeit erkennen kann:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Suchen Sie unter Informationsarten nach dem Speicherort.

Durchsuchbare Dateiformate

Die folgenden Dateiformate können durchsucht werden:

.doc

.pdf

.docx

.rtf

.docm

.txt

.ppt

.vtt

.pptx

.gdoc

.pptm

.gsheet

.csv

.gslides

.xls

.paper

.xlsx

.papert

.xlsm

 

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Hinweise:
  • Dropbox kann derzeit keine passwortgeschützten Dateien oder Dateien mit mehr als 100 MB durchsuchen.
  • Wann immer private Informationen klassifiziert werden, wird dies im Aktivitätsprotokoll des Teams festgehalten. 

Erfahren Sie mehr über das Überwachen und Verwalten der Team-Aktivität in der Verwaltungskonsole.

Warnmeldungen beim externen Teilen von Inhalten

Admins erhalten per E-Mail Warnmeldungen zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention (DLP)), wenn Dateien oder Ordner, die sensible Informationen enthalten, außerhalb ihres Teams geteilt werden.

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Hinweis: Warnmeldungen beim externen Teilen von Inhalten werden nur für Dateien und Ordner in Team-Ordnern ausgelöst, nicht für Dateien und Ordner in Nutzerordnern oder in freigegebenen Ordnern.

Die E-Mail-Warnmeldung beinhaltet:

  • Dateinamen und -speicherort
  • Art und Schweregrad der Warnmeldung
  • Datum und Uhrzeit des Teilens 
  • Die Art(en) von Informationen, die in den geteilten Inhalten gefunden wurde
  • Welches Teammitglied die Inhalte geteilt hat
  • Empfänger der geteilten Inhalte

Erfahren Sie, wie Sie Sicherheitswarnmeldungen aktivieren bzw. deaktivieren.


Admins können die Warnmeldungen in der Verwaltungskonsole überwachen und nötigenfalls den Zugriff auf die jeweiligen Inhalte sperren. 
 

So greifen Sie auf sämtliche DLP-Warnmeldungen zu:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf Sicherheitswarnmeldungen.


So heben Sie den Zugriff auf extern geteilte Inhalte auf:

  1. Öffnen Sie die DLP-Warnmeldung in Ihrer E-Mail oder in der Verwaltungskonsole.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Zugriff verwalten.
  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Namen des Empfängers und wählen Sie Entfernen aus.

Klassifizierungsbericht erstellen

Admins können einen Klassifizierungsbericht erstellen, um eine Liste von Dateien mit personenbezogenen Daten abzurufen. Dieser Bericht enthält Angaben zu:

  • Dateinamen und -format
  • Datei-ID
  • Dateispeicherort
  • Art der gefundenen Informationen
  • Ob die Inhalte extern geteilt wurden
  • Freigabemethode
  • Wer die Inhalte geteilt hat
  • Freigabeempfänger
  • Wann die Inhalte geteilt wurden


So erstellen Sie einen Klassifizierungsbericht:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Drop-down-Menü Mehr.
  5. Klicken Sie neben Bericht gekennzeichneter Dateien erstellen auf Bericht erstellen.

Es wird eine CSV-Datei erzeugt. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Bericht im Ordner „Berichte für Dropbox Business“ Ihres Admin-Kontos angesehen oder heruntergeladen werden kann.

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Hinweis: Der Bericht kann erst erstellt werden, wenn der erste Suchlauf abgeschlossen wurde.

Feedback über die Erkennungsqualität geben

Admins können uns Feedback zur Datenklassifizierung geben, damit wir die Erkennungsgenauigkeit verbessern können. 

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf den Tab Sicherheitswarnmeldungen.
  5. Wählen Sie den Eintrag, zu dem Sie Feedback geben möchten.
  6. Klicken Sie auf die Warnmeldung, für die Sie Feedback senden möchten. 
  7. Klicken Sie auf Diese Warnmeldung verbessern
  8. Beantworten Sie die Fragen zu den erkannten Informationen.
    • Hinweis: Geben Sie in Ihren Kommentaren keine sensiblen oder personenbezogenen Informationen an.
  9. Machen Sie gegebenenfalls zusätzliche Angaben.
  10. Wenn Sie Dropbox erlauben möchten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, markieren Sie das Kontrollkästchen Dropbox darf mich zu meinem Feedback kontaktieren.
  1. Öffnen Sie einen Klassifizierungsbericht im Ordner Berichte für Dropbox Business Ihres Admin-Kontos.
  2. Wählen Sie den Eintrag, zu dem Sie Feedback geben möchten.
  3. Klicken Sie auf den Link in der Spalte Feedback geben zu PII/personenbezogenen Daten.
  4. Beantworten Sie die Fragen zu den erkannten Informationen.
  5. Machen Sie gegebenenfalls zusätzliche Angaben.
    • Hinweis: Geben Sie in Ihren Kommentaren keine sensiblen oder personenbezogenen Informationen an.
  6. Wenn Sie Dropbox erlauben möchten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, markieren Sie das Kontrollkästchen Dropbox darf mich zu meinem Feedback kontaktieren.
  7. Klicken Sie auf Senden.
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Hinweise:

  • Wenn Sie zustimmen, dass Dropbox bezüglich Ihres Feedbacks Kontakt mit Ihnen aufnehmen darf, meldet sich möglicherweise ein Dropbox-Mitarbeiter per E-Mail bei Ihnen, um weitere Informationen zu erhalten.
  • Dropbox sieht sich den Inhalt betroffener Dateien nicht ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis an.

Erkennungsgenauigkeit

Das Feature für die Datenklassifizierung prognostiziert das Vorhandensein privater Informationen auf Grundlage einer Wahrscheinlichkeitsrechnung. Diese Prognosen können subjektiv sein und sind möglicherweise nicht 100 % genau.

Dateien von Teammitgliedern

Wenn Sie Mitglied eines Dropbox-Teams sind und ein Admin die Datenklassifizierung aktiviert hat, durchsucht Dropbox die Dateien Ihres Teams auf private Informationen. Das beinhaltet auch die Zuordnung gewisser Attribute zu Dateien, um Ihrem Admin zu helfen, sensible Daten im Konto Ihres Teams besser zu verwalten. Wenn Ihr Team aufgelöst  wird, Sie Dropbox aber weiterhin verwenden, kann es sein, dass Dateien, die vormals Teil des Team-Kontos waren, weiterhin Attribute aufweisen, die mit der Datenklassifizierung verbunden sind.

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