Gegevensclassificatie in Dropbox
Gegevensclassificatie is beschikbaar voor teams met Dropbox Standard die de add-on Beveiliging hebben aangeschaft, en voor teams met Dropbox Business Plus, Advanced of Enterprise. Deze functie is echter niet beschikbaar voor sommige teams met een extreem groot aantal bestanden. Als je een melding ziet dat gegevensclassificatie niet beschikbaar is voor jouw team, neem dan contact op met support.
Met gegevensclassificatie kunnen teams voldoen aan bedrijfs- en overheidsvoorschriften, door beheerders automatisch persoonlijke gegevens te laten registreren en rapporteren die zijn opgeslagen in teammappen, mappen van teamleden en gedeelde mappen. Hieronder vallen creditcard-, paspoort-, bankrekening- en burgerservicenummers.
Automatische gegevensclassificatie inschakelen
Beheerders kunnen automatisch scannen op persoonlijke gegevens inschakelen.
Opmerking: Met gegevensclassificatie wordt geen materiaal uit gedetecteerde bestanden gekopieerd of op een andere locatie opgeslagen. Bestanden worden slechts gelabeld om aan te geven dat ze mogelijk persoonlijke informatie bevatten.
Automatisch scannen inschakelen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
- Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Labelen van persoonlijke gegevens en selecteer Alleen teammateriaal scannen of Materiaal van teamleden en teams.
- Schakel het selectievakje uit voor alle informatietypen die niet relevant zijn.
- Klik op Opslaan.
Typen informatie die kunnen worden gedetecteerd
Automatische gegevensclassificatie wordt momenteel ondersteund in de VS, Canada, Australië, Duitsland, Frankrijk, Japan, Singapore, Zweden, Denemarken, Noorwegen, Finland en het Verenigd Koninkrijk.
Doe het volgende om een actuele lijst weer te geven met de typen persoonlijke informatie die Dropbox kan detecteren:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
- Zoek op basis van locatie onder Informatietypen.
Bestandstypen die kunnen worden gescand
De volgende bestandstypen kunnen worden gescand:
.doc |
|
.docx |
.rtf |
.docm |
.txt |
.ppt |
.vtt |
.pptx |
.gdoc |
.pptm |
.gsheet |
.csv |
.gslides |
.xls |
.paper |
.xlsx |
.papert |
.xlsm |
|
- Dropbox kan met wachtwoord beveiligde bestanden of bestanden groter dan 100 MB momenteel niet scannen.
- Elke classificatie van persoonlijke informatie wordt toegevoegd aan het teamactiviteitenlogboek.
Lees meer over het bewaken en beheren van teamactiviteiten in de beheerconsole.
Waarschuwingen over extern delen ontvangen en bekijken
Beheerders ontvangen per e-mail DLP-waarschuwingen (Data Loss Prevention, voorkomen van gegevensverlies ) wanneer bestanden of mappen met gevoelige informatie buiten hun team worden gedeeld.
Opmerking: waarschuwingen voor extern delen worden alleen geactiveerd voor bestanden en mappen in teammappen, niet voor mappen van teamleden of gedeelde mappen.
Deze e-mailwaarschuwing bevat:
- Naam en locatie van het bestand
- Type en ernst van de waarschuwing
- Datum en tijd waarop het materiaal is gedeeld
- Type(n) gedetecteerde informatie in het gedeelde materiaal
- Teamlid dat het materiaal heeft gedeeld
- Ontvangers van het gedeelde materiaal
Lees hoe je beveiligingswaarschuwingen kunt in- en uitschakelen.
Beheerders kunnen waarschuwingen in hun beheerconsole in de gaten houden en indien nodig de toegang tot het betreffende materiaal blokkeren.
Doe het volgende om toegang te krijgen tot alle DLP-waarschuwingen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Beveiliging.
- Klik op Beveiligingswaarschuwingen.
Doe het volgende om de toegang tot extern gedeeld materiaal uit te schakelen:
- Open de DLP-waarschuwing in je e-mail- of beheerconsole.
- Klik op Toegang beheren in de rechterbovenhoek.
- Klik op de pijl-omlaag naast de naam van de ontvanger en selecteer Verwijderen.
Een classificatierapport maken
Beheerders kunnen een classificatierapport maken om te zien welke bestanden persoonlijke informatie bevatten. Het rapport bevat:
- Naam en type van het bestand
- Bestands-ID
- Locatie van het bestand
- Type gedetecteerde informatie
- Status van extern delen
- Methode voor delen
- Personen van wie het gedeelde materiaal afkomstig is
- Ontvangers voor delen
- Datums waarop het materiaal is gedeeld
Doe het volgende om een classificatierapport te maken:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
- Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
- Klik op Rapport maken naast Een rapport van gelabelde bestanden maken.
Er wordt een CSV-bestand gegenereerd. Je krijgt per e-mail een melding wanneer het rapport kan worden weergegeven of gedownload vanuit de map Dropbox Business-rapporten in je beheerdersaccount.
Opmerkingen:
- Het rapport kan pas worden gemaakt als het eerste scanproces is afgerond.
- Om een classificatierapport te kunnen maken, moet Labelen van persoonsgegevens zijn ingeschakeld.
Feedback geven over de kwaliteit van de detectie
Beheerders kunnen feedback geven over gegevensclassificatie om de nauwkeurigheid van het scannen te verbeteren.
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Beveiliging.
- Klik op het tabblad Beveiligingswaarschuwingen .
- Zoek het item waarover je feedback wilt geven.
- Klik op de waarschuwing waarvoor u feedback wilt sturen.
- Klik op Deze waarschuwing beter maken.
- Beantwoord de vragen over de gedetecteerde informatie.
- Opmerking: zorg ervoor dat je opmerkingen geen gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
- Voer eventueel aanvullende gegevens in.
- Als je Dropbox toestemming wilt geven om contact met je op te nemen, klik je op het selectievakje naast Dropbox mag contact met mij opnemen over mijn feedback.
- Open een classificatierapport in de map Dropbox Business-rapporten in je beheerdersaccount.
- Zoek het item waarover je feedback wilt geven.
- Klik op de koppeling in de kolom met het label Feedback over PII of persoonsgegevens verzenden.
- Beantwoord de vragen over de gedetecteerde informatie.
- Voer eventueel aanvullende gegevens in.
- Opmerking: zorg ervoor dat je opmerkingen geen gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
- Als je Dropbox toestemming wilt geven om contact met je op te nemen, klik je op het selectievakje naast Dropbox mag contact met mij opnemen over mijn feedback.
- Klik op Verzenden.
Opmerkingen:
- Als je ermee instemt dat Dropbox contact met je opneemt over je feedback, kan iemand van Dropbox per e-mail contact met je opnemen voor meer informatie.
- Dropbox zal de inhoud van de betreffende bestanden niet inzien zonder uitdrukkelijke toestemming.
Nauwkeurigheid van de detectie
Gegevensclassificatie doet voorspellingen over persoonlijke informatie op basis van waarschijnlijkheden. Deze voorspellingen zijn subjectief en mogelijk niet 100% nauwkeurig.
Bestanden van teamleden
Als je lid bent van een Dropbox-team waarvan de beheerder gegevensclassificatie heeft ingeschakeld, scant Dropbox de bestanden van je team op persoonlijke informatie. Dit proces omvat het toewijzen van bepaalde kenmerken aan bestanden waarmee je beheerder gevoelige gegevens in het account van je team beter kan beheren. Als je team wordt ontbonden en jij Dropbox blijft gebruiken, kunnen bestanden die deel uitmaakten van het account van dat team, kenmerken behouden die tijdens de gegevensclassificatie zijn toegewezen.
