Gegevensclassificatie in Dropbox

Gegevensclassificatie helpt teams te voldoen aan bedrijfs- en overheidsvoorschriften. Beheerders kunnen hiermee namelijk automatisch persoonlijke gegevens laten bijhouden en rapporteren die zijn opgeslagen in teammappen, mappen van teamleden en gedeelde mappen.  Hieronder vallen creditcard-, paspoort-, bankrekening- en burgerservicenummers.

Automatische gegevensclassificatie inschakelen

Beheerders kunnen automatisch scannen op persoonlijke gegevens inschakelen. 

Automatisch scannen inschakelen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
4. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Labelen van persoonlijke gegevens en selecteer Alleen teammateriaal scannen of Materiaal van teamleden en teams.
6. Schakel het selectievakje uit voor alle informatietypen die niet relevant zijn.
7. Klik op Opslaan.

Typen informatie die kunnen worden gedetecteerd

Automatische gegevensclassificatie wordt momenteel ondersteund in de VS, Canada, Australië, Duitsland, Frankrijk, Japan, Singapore, Zweden, Denemarken, Noorwegen, Finland en het Verenigd Koninkrijk.
 

Doe het volgende om een actuele lijst weer te geven met de typen persoonlijke informatie die Dropbox kan detecteren:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
4. Zoek op basis van locatie onder Informatietypen.

Waarschuwingen over extern delen ontvangen en bekijken

Beheerders ontvangen per e-mail DLP-waarschuwingen (Data Loss Prevention, voorkomen van gegevensverlies ) wanneer bestanden of mappen met gevoelige informatie buiten hun team worden gedeeld.

Deze e-mailwaarschuwing bevat:

• Naam en locatie van het bestand
• Type en ernst van de waarschuwing
• Datum en tijd waarop het materiaal is gedeeld 
• Type(n) gedetecteerde informatie in het gedeelde materiaal
• Teamlid dat het materiaal heeft gedeeld
• Ontvangers van het gedeelde materiaal

Lees hoe je beveiligingswaarschuwingen kunt in- en uitschakelen.

Beheerders kunnen de waarschuwingen controleren in hun beheerconsole en indien nodig de toegang tot het betreffende materiaal blokkeren. 
 

Doe het volgende om toegang te krijgen tot alle DLP-waarschuwingen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Dropbox, onder Producten.
4. Klik op Beveiliging.
5. Klik op Beveiligingswaarschuwingen.

Doe het volgende om de toegang tot extern gedeeld materiaal uit te schakelen:

1. Open de DLP-waarschuwing in je e-mail- of beheerconsole.
2. Klik op Toegang beheren in de rechterbovenhoek.
3. Klik op de pijl-omlaag naast de naam van de ontvanger en selecteer Verwijderen.

Een classificatierapport maken

Beheerders kunnen een classificatierapport maken om te zien welke bestanden persoonlijke informatie bevatten. Het rapport bevat:

• Naam en type van het bestand
• Bestands-ID
• Locatie van het bestand
• Type gedetecteerde informatie
• Status van extern delen
• Methode voor delen
• Personen van wie het gedeelde materiaal afkomstig is
• Ontvangers voor delen
• Datums waarop het materiaal is gedeeld

Doe het volgende om een classificatierapport te maken:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst Meer in de linkerzijbalk.
4. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
5. Klik op Rapport maken naast Een rapport van gelabelde bestanden maken.

Er wordt een CSV-bestand gegenereerd. Je krijgt per e-mail een melding wanneer het rapport kan worden weergegeven of gedownload vanuit de map Dropbox Business-rapporten in je beheerdersaccount.

Nauwkeurigheid van de detectie

Gegevensclassificatie doet voorspellingen over persoonlijke informatie op basis van waarschijnlijkheden. Deze voorspellingen zijn subjectief en mogelijk niet 100% nauwkeurig.

Bestanden van teamleden

Als je lid bent van een Dropbox-team waarvan de beheerder gegevensclassificatie heeft ingeschakeld, scant Dropbox de bestanden van je team op persoonlijke informatie. Dit proces omvat het toewijzen van bepaalde kenmerken aan bestanden waarmee je beheerder gevoelige gegevens in het account van je team beter kan beheren. Als je team wordt ontbonden en jij Dropbox blijft gebruiken, kunnen bestanden die deel uitmaakten van het account van dat team, kenmerken behouden die tijdens de gegevensclassificatie zijn toegewezen.