Teamactiviteit bekijken in de beheerconsole

In het beheerdashboard vind je informatie over hoe je team Dropbox gebruikt, inclusief hoeveel licenties er in gebruik zijn. Je kunt het dashboard ook gebruiken om een nieuw lid uit te nodigen, uitnodigingen goed te keuren en de beveiligingsstatus van je huidige team te bekijken.

 

Meer informatie over de functies van het beheerdashboard.

Teamactiviteit bekijken

In het gedeelte Activiteit van de beheerconsole kun je gedetailleerde informatie over de activiteiten van je team bekijken en rapporten maken op basis van die activiteiten.

Je geeft de activiteiten van je team als volgt weer:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik in de linkernavigatiebalk op Activiteit.
4. Filter de resultaten om de gewenste activiteiten weer te geven. Je kunt filteren op Datum, Activiteiten, Personen, Deelnemers en type Materiaal. 
   • Voer een begin- en einddatum in bij Datum als je activiteiten wilt zien die tijdens een bepaalde periode hebben plaatsgevonden.
   • Om op activiteiten te filteren, klik je op Activiteiten.
   • Als je de recente activiteit van een specifiek teamlid of meerdere teamleden wilt bekijken, klik je op Personen en voer je vervolgens de namen in.
   • Voeg een trefwoord toe aan het veld naast Materiaal als je bestanden, mappen of Paper-documenten wilt zien waarin dat woord voorkomt.

Een activiteitenrapport maken en exporteren

Je kunt als volgt een activiteitenrapport maken en exporteren:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik in de linkernavigatiebalk op Activiteit.
4. Gebruik de filters om het type gegevens en de periode te selecteren die je wilt exporteren.
5. Klik rechts van je filters op Rapport maken.
6. Selecteer de rapporttypes die je wilt genereren. 
7. Klik op Genereren.

Het rapport wordt als CSV-bestand opgeslagen in de map Rapporten van Dropbox Business. Je ontvangt een e‑mail wanneer het rapport klaar is.

Wat kan ik in activiteitenrapporten zien?

Voor elk item in het activiteitenrapport wordt de volgende informatie vermeld:

• Datum: De exacte datum waarop een actie heeft plaatsgevonden
• Lid: het lid dat de actie heeft gestart.
• Activiteit: de details van de activiteit zelf.
• Materiaal: Het type bestand 

Over het algemeen worden de acties van een teamlid binnen een paar uur opgenomen in activiteitenlogboeken. Het duurt hoogstens vierentwintig uur voordat acties worden weergegeven.

Beheerders kunnen de volgende gebeurtenissen bekijken in de activiteitenrapporten van het team:

• Apps
• Opmerkingen
• Apparaten
• Domeinen
• Bestandsbewerkingen (alleen Advanced en Enterprise)
• Bestandsaanvragen
• Groepen
• Aanmeldingen
• Leden
• Paper
• Wachtwoorden
• Rapporten
• Activiteiten met betrekking tot Verzenden en volgen*
• Delen
• Activiteiten met betrekking tot de pagina Handtekeningen†
• SSO
• Teammappen
• Teambeleid
• Teamprofiel
• Tweestapsverificatie

*Deze gebeurtenissen kunnen alleen worden weergegeven voor gebruikers van Dropbox Business en Dropbox Business Plus.

†Deze gebeurtenissen kunnen alleen worden weergegeven voor gebruikers met een betaald Dropbox Sign-abonnement, en voor gebruikers van Dropbox Standard, Dropbox Advanced, Dropbox Business of Dropbox Business Plus. 

Als je teambeheerder bent van een Dropbox Advanced- of Dropbox Enterprise-account, kun je alle bestandsgerelateerde acties van je team bekijken. Bestandsgerelateerde acties zijn bijvoorbeeld toevoegen, bewerken, verplaatsen en verwijderen van bestanden.

Je kunt deze gebeurtenissen gebruiken om bijvoorbeeld onderzoek uit te voeren naar de beveiliging van informatie, en om problemen met per ongeluk verwijderde bestanden of verkeerd opgeslagen bestanden of mappen op te lossen.
 

Replay in het activiteitenrapport 

Het rapport biedt de beheerder nu de mogelijkheid om de Replay-activiteiten van het team weer te geven, waaronder:

• Wanneer teamleden zich voor de eerste keer aanmelden bij Replay of hun Dropbox-account koppelen aan Replay
• Wanneer een teamlid een bestand uploadt naar Replay, inclusief de bestandsnaam en degene die het uploadt
• Wanneer een teamleden een bestand verwijdert, inclusief de bestandsnaam en degene die het verwijdert
• Eventuele wijzigingen in teambeleid voor Replay-materiaal
• Wanneer koppelingen worden gemaakt of aangepast voor bestanden in Replay, waaronder:
  • Naar welk bestand de link leidt
  • Welk teamlid de link heeft gemaakt
  • Of de koppeling is voorzien van een watermerk
  • Wie er toegang toe heeft:
    • Iedereen: iedereen met de link
    • Aangemelde gebruikers: alleen gebruikers die zich hebben aangemeld
    • Alleen team: alleen leden van je team
    • Team + goedgekeurd: alleen leden van je team en goedgekeurde gebruikers

Waarom zie ik 'Dropbox' in de kolom Naam?

In zeldzame gevallen werkt Dropbox vermeldingen in je account namens jou bij. Sommige beheerders kunnen 'Dropbox' in de kolom Leden zien staan, om een van de volgende redenen:
 

Een teamlid heeft een geneste gedeelde map verwijderd.

Wanneer een teamlid een geneste gedeelde map verwijdert, wordt de naam van de persoon die deze heeft verwijderd weergegeven als 'Dropbox'. Bepaalde typen beheerders kunnen de naam van het teamlid zien door deze stappen te volgen:

1. Klik op Rapport maken.
2. Open je rapport in Excel.
3. Je kunt het e-mailadres van het teamlid zien in de kolom 'Context'.
    

Je hebt Dropbox-support om hulp bij een taak gevraagd.

Dropbox heeft je account bijgewerkt.

Het Dropbox-systeem werkt je account regelmatig bij, zodat het compatibel blijft met nieuwe Dropbox-producten. Deze updates verschijnen op de pagina Activiteit als aan 'Dropbox' toegewezen taken. Deze acties kunnen bestaan uit het hernoemen of verplaatsen van teammappen, of het bijwerken van je Dropbox-teamaccount met nieuwe producten. Verder doet het Dropbox-systeem niets met je account zonder jouw toestemming.