在管理員主控台查看團隊活動

已更新 Oct 29, 2024
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本文中的資訊適用於訂購 Dropbox Professional、Essentials、Standard、Business 、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 方案的特定類型管理員。

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備註 :

  • 活動記錄功能目前尚未完全與 Dropbox Capture 整合。
  • 系統會記錄下列活動:登入、成員連結應用程式、建立分享連結。
  • 系統不會記錄下列活動:刪除螢幕截圖、刪除錄製內容、新增留言、刪除留言、剪輯錄製內容。
  • 在 Microsoft 共同編輯工作階段期間執行的活動不會列入工作團隊的活動紀錄中。

您可以在管理員資訊主頁中找到有關工作團隊使用 Dropbox 的資訊,包括團隊使用了多少授權人數。此外,您也可以透過資訊主頁邀請及核准新成員,並查看團隊成員的安全性狀態。

 

進一步瞭解管理員資訊主頁的相關功能。

查看團隊活動

您可以使用管理員主控台的「活動」區塊,查看詳細的工作團隊活動,並根據活動建立報告。

查看團隊活動的方法:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側導覽列中的 [活動]
  4. 篩選結果,找出要查看的活動。您可以按日期、活動、人員、參與者和內容類型進行篩選。
    • 若要查看特定期間內的活動,請在「日期」下方輸入開始和結束日期。
    • 若要依活動篩選,請按一下 [活動]
    • 若要瀏覽特定團隊成員最近的活動,請按一下 [人員] 並輸入成員名稱。
    • 若要搜尋檔案、資料夾或 Paper 文件內容,請在「內容」旁邊的欄位輸入關鍵字。
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備註 :

  • 使用量紀錄從 2017 年 1 月開始提供,或是從您的團隊開始使用 Dropbox 時開始記錄。
  • 當你看見「處理中」的訊息,即表示我們仍在處理您試圖查看的數據。
  • 如要瀏覽更詳盡的團隊活動資訊,可以查看團隊共享活動

建立及匯出活動報告

建立及匯出活動報告的方法如下:

  1. 以管理員的帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]
  3. 按一下左側導覽列中的 [活動]
  4. 使用篩選工具選擇要匯出的資料類型和時間範圍。
  5. 按一下篩選條件右邊的 [產生報告] 圖示。
  6. 選擇要產生的報告類型。
  7. 按一下 [產生]

報告會存成 CSV 檔案,並存在名為「Dropbox Business 報告」的資料夾中。報告建立好後,我們會寄信通知您。

活動報告提供哪些資訊?

每項活動報告包含:

  • 日期:動作發生的確切日期
  • 成員:執行該動作的成員
  • 活動:活動本身的細節
  • 內容:檔案的類型

一般來說,團隊成員所執行的動作會在幾小時內出現在活動紀錄中。最多不會超過 24 小時。

管理員可以在團隊活動報告中看到下列活動:

  • 應用程式
  • 留言
  • 裝置
  • 網域
  • 檔案操作 (僅供 Advanced 和 Enterprise 方案使用)
  • 檔案請求
  • 群組
  • 登入
  • 成員
  • Paper
  • 密碼
  • 報告
  • 「傳送和追蹤」活動*
  • 共享
  • 「簽名」頁面活動
  • SSO
  • 工作團隊資料夾
  • 團隊政策
  • 團隊資料
  • 兩步驟驗證

*這些活動紀錄僅供 Dropbox Business 和 Business Plus 的客戶使用。

*這些活動僅供 Dropbox Sign 付費方案、Dropbox Standard、Advanced、Business 和 Business Plus 的客戶使用。

如果您是 Dropbox AdvancedEnterprise 帳戶的團隊管理員,可以查看團隊上所有和檔案相關的操作紀錄,包括新增、編輯、移動和刪除檔案。

您可以利用這些操作紀錄調查並解決問題,例如不小心刪除的檔案、錯置的檔案或資料夾,以及資料安全稽核。
 

報告中的 Replay 活動

現在管理員可以在報告中查看團隊成員的 Replay 活動,包括:

  • 團隊成員首次登入或將 Dropbox 帳戶連結至 Replay
  • 團隊成員上傳檔案至 Replay;報告內容會包含檔案名稱與上傳者
  • 團隊成員刪除檔案;報告內容會包含檔案名稱與刪除者
  • 任何有關 Replay 內容的團隊規定變更
  • 建立或變更 Replay 檔案的連結;報告內容會包含:
    • 連結的文件
    • 執行操作的團隊成員
    • 連結是否有新增浮水印
    • 可以存取的對象:
      • 任何人:知道連結的所有人
      • 登入的使用者:僅限已登入的使用者
      • 僅限團隊:僅限團隊成員
      • 團隊 + 已核准:僅限您的工作團隊成員和已核准的使用者名單

為什麼「名稱」欄位會顯示「Dropbox」?

極少數情況下,Dropbox 可代表您更新帳戶中的產品頁面列表。有些管理員會看到成員欄顯示「Dropbox」,可能的原因如下:

有團隊成員刪除了巢狀共享資料夾。

若有團隊成員刪除巢狀共享資料夾,刪除者的名稱就會顯示為「Dropbox」。特定類型的管理員可以透過下列步驟查看該名團隊成員的名稱:

  1. 按一下 [建立報告]。
  2. 使用 Excel 開啟報告。
  3. 您可以在「背景資訊」欄中看到該名團隊成員的電子郵件地址。

您曾經要求 Dropbox 支援服務協助某項工作

如果您曾聯絡 Dropbox 支援服務,我們所採取的所有操作都會顯示在您的活動頁面,並標示為由「Dropbox」執行的工作項目。這些操作包括邀請工作團隊最初的管理員組合。不過,Dropbox 支援團隊不會在未經授權的情況下,對您的帳戶進行任何操作。
 

Dropbox 已更新您的帳戶

Dropbox 系統會定期更新您的帳戶,以確保帳戶和新的 Dropbox 產品相容。這些更新都會顯示在您的活動頁面,並標示為由「Dropbox」執行的工作項目。這些操作可能包括重新命名或移動團隊資料夾,或更新 Dropbox 團隊帳戶以配合新產品運作。除了這些之外,Dropbox 系統不會在未經授權的情況下,對您的帳戶進行任何操作。

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