Consultation de l’activité de l’équipe dans l’interface d’administration
Les informations contenues dans cet article concernent certains types d’administrateurs de forfaits Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.
Remarques :
- Le journal d’activité n’est actuellement pas entièrement intégré à Dropbox Capture.
- Les activités suivantes sont ajoutées au journal : connexion, application associée du membre, lien partagé créé.
- Les activités suivantes ne sont pas ajoutées au journal : capture d’écran supprimée, enregistrement supprimé, commentaire ajouté, commentaire supprimé, enregistrement tronqué.
- Les activités réalisées lors d’une session de cocréation Microsoft ne seront pas enregistrées dans les journaux d’activité de l’équipe.
Dans le tableau de bord d’administration, vous pouvez rechercher des informations sur la façon dont votre équipe utilise Dropbox, y compris sur le nombre de licences utilisées. Vous pouvez également vous servir de ce tableau de bord pour inviter de nouveaux membres, approuver les invitations et consulter l’état de sécurité des membres qui font actuellement partie de votre équipe.
En savoir plus sur les fonctionnalités du tableau de bord d’administration
Consultation de l’activité de l’équipe
Vous pouvez utiliser la section Activité de l’interface d’administration pour visualiser des informations détaillées sur l’activité de votre équipe et créer des rapports basés sur cette même activité.
Pour consulter l’activité de votre équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Activité dans la barre de navigation de gauche.
- Filtrez les résultats de façon à afficher l’activité qui vous intéresse. Plusieurs filtres sont disponibles : Date, Activités, Utilisateurs, Participants et Type de contenu.
- Pour afficher les données d’activité correspondant à une période donnée, saisissez une date de début et une date de fin à côté du champ Date.
- Pour filtrer selon les activités, cliquez sur Activités.
- Pour afficher l’activité récente d’un membre de l’équipe en particulier ou de plusieurs membres de l’équipe, cliquez sur Personnes, puis saisissez le ou les noms.
- Pour rechercher des fichiers, des dossiers ou des documents Paper, ajoutez un mot clé dans le champ Contenu.
Remarques :
- Les données sur l’utilisation sont disponibles depuis janvier 2017 ou depuis le moment où votre équipe a commencé à utiliser Dropbox.
- Il est possible qu’un message signalant un traitement en cours s’affiche si vous tentez de visualiser des dates pour lesquelles les données sont encore en cours de traitement.
- Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur l’activité de votre équipe, vous pouvez également consulter son activité de partage.
Création et exportation d’un rapport d’activité
Pour créer et exporter un rapport d’activité, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Activité dans la barre de navigation de gauche.
- À l’aide des filtres, sélectionnez la période qui vous intéresse et le type de données à exporter.
- Cliquez sur Créer un rapport à droite de vos filtres.
- Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez générer.
- Cliquez sur Générer.
Le rapport sera enregistré au format CSV dans un dossier appelé Rapports Dropbox Business. Vous recevez un e-mail une fois que le rapport est prêt.
Informations figurant dans les rapports d’activité
Chaque entrée du rapport d’activité contient les informations suivantes :
- Date : date exacte de réalisation d’une action.
- Membre : membre à l’origine de l’action.
- Activité : détails de l’événement concerné.
- Contenu : type de fichier.
En règle générale, les actions des membres de l’équipe sont consignées dans les journaux d’activité quelques heures après leur réalisation. Au pire, il peut y avoir un délai de 24 h.
Les administrateurs ont accès aux événements suivants dans le rapport d’activité de leur équipe :
- Applications
- Commentaires
- Appareils
- Domaines
- Actions sur les fichiers (forfaits Advanced et Enterprise uniquement)
- Demandes de fichiers
- Groupes
- Connexions
- Membres
- Paper
- Mots de passe
- Rapports
- Activité Envoyer et suivre*
- Partage
- Activité sur la page Signatures†
- Authentification unique
- Dossiers d’équipe
- Stratégies d’équipe
- Profil de l’équipe
- Validation en deux étapes
*Ces événements ne sont disponibles que pour les clients Dropbox Business et Business Plus.
† Ces événements ne sont disponibles que pour les clients disposant d’un forfait Dropbox Sign payant ou d’un forfait Dropbox Standard, Advanced, Business ou Business Plus.
Si vous administrez une équipe disposant d’un forfait Dropbox Advanced ou Enterprise, vous pouvez consulter toutes les actions effectuées par votre équipe sur les fichiers : ajout, modification, déplacement et suppression.
Ces événements vous servent à analyser et résoudre des problèmes de type suppressions accidentelles de fichiers, fichiers ou dossiers égarés, audits de sécurité des informations.
Replay dans le rapport d’activité
Le rapport permet désormais aux administrateurs de consulter l’activité de leur équipe dans Replay, notamment :
- Lorsqu’un membre de l’équipe se connecte à Replay pour la première fois ou associe son compte Dropbox à Replay
- Lorsqu’un membre de l’équipe importe un fichier dans Replay, y compris le nom du fichier et la personne à l’origine de l’importation
- Lorsqu’un membre de l’équipe supprime un fichier, y compris le nom du fichier et la personne à l’origine de la suppression
- Lorsque des modifications sont apportées aux règles d’équipe pour les contenus Replay
- Lorsque des liens d’accès à des fichiers Replay sont créés ou modifiés, notamment :
- Le fichier auquel mène le lien
- Le membre de l’équipe qui a créé le lien
- Si le lien comporte ou non un filigrane
- Les personnes autorisées à accéder au lien :
- Tout le monde : toute personne disposant du lien
- Utilisateurs connectés : uniquement les utilisateurs qui sont connectés
- Équipe uniquement : uniquement les membres de votre équipe
- Équipe + personnes approuvées : uniquement les membres de votre équipe et les utilisateurs approuvés
Pourquoi la mention « Dropbox » apparaît-elle dans la colonne Nom ?
Parfois bien que rarement, Dropbox peut mettre à jour pour vous les entrées de votre compte. Pour certains administrateurs, la mention « Dropbox » apparaîtra parfois dans la colonne Membre. Il existe plusieurs raisons à cela :
Un membre de l’équipe a supprimé un dossier partagé imbriqué
Lorsqu’un membre de l’équipe supprime un dossier partagé imbriqué, cette personne apparaît sous le nom de “Dropbox.” Certains types d’administrateurs peuvent afficher le nom du membre de l’équipe en procédant comme suit :
- Cliquez sur Créer un rapport.
- Ouvrez le rapport dans Excel.
- Vous pouvez voir l’adresse e‑mail du membre de l’équipe dans la colonne Contexte.
Vous avez demandé de l’aide à l’assistance Dropbox pour réaliser une tâche
Dropbox a mis à jour votre compte
Le système Dropbox met régulièrement à jour votre compte pour qu’il reste compatible avec les nouveaux produits Dropbox. Ces mises à jour s’affichent sur votre page Activité en tant que tâches attribuées à « Dropbox ». Ces actions peuvent consister à renommer ou déplacer des dossiers d’équipe, ou encore à mettre à jour votre compte d’équipe Dropbox avec de nouveaux produits. En revanche, le système Dropbox n’effectue aucune action dans votre compte sans autorisation.
